Administradors de finques: com convocar juntes i reclamar a morosos sense arruïnar el pressupost en burofax

El dilema permanent de l’administrador de finques

Gestionar una Comunitat de Propietaris és un exercici constant d’equilibri. D’una banda, els veïns exigeixen reduir les despeses al mínim. De l’altra, la Llei de Propietat Horizontal (LPH) imposa requisits formals estrictes en matèria de convocatòries, actes i reclamacions de deute.

Durant anys, quan un administrador necessitava garantir la prova d’una notificació, recorria al burofax. El problema és evident: enviar 40 o 50 burofaxos per una Junta ordinària resulta econòmicament inviable. Tanmateix, utilitzar un email ordinari implica un risc real: n’hi ha prou que un veí al·legui que «no va ser convocat» per posar en qüestió la validesa dels acords adoptats.

La clau no està en triar entre cost o seguretat jurídica, sinó en digitalitzar l’evidència mitjançant l’email certificat.

Reclamació de deute a morosos: el pas previ imprescindible

Abans d’acudir a un procediment monitori contra un propietari morós, és imprescindible acreditar que s’ha intentat el cobrament amistós. Aquest requeriment previ no és un mer formalisme: pot ser determinant en seu judicial.

L’ús de l’email certificat permet:

• Acreditar el contingut exacte del requeriment.
• Provar la data i hora d’enviament.
• Demostrar la lliurament al servidor del destinatari.

Davant el burofax no recollit o la carta retornada, la notificació electrònica certificada genera un rebut digital amb segell de temps i empremta hash del contingut. Això resulta especialment rellevant a la llum de la doctrina recent que reforça la validesa probatòria dels serveis electrònics certificats en el marc processal actual.

Per a l’administrador, significa poder demostrar davant el jutge que la comunitat va actuar amb dil·ligència i bona fe abans d’iniciar accions judicials.

Convocatòries de Junta: evitant impugnacions per defecte de forma

Un dels majors temors en la gestió comunitària és la impugnació d’acords per defectes formals en la convocatòria.

L’email simple no garanteix ni la recepció ni la integritat de l’ordre del dia adjunt. Les confirmacions de lectura depenen exclusivament de la voluntat del destinatari i no tenen valor probatori autònom.

En canvi, l’email certificat permet:

• Provar quin document exacte es va enviar (ordre del dia, documentació annexa).
• Acreditar quan es va realitzar la convocatòria.
• Demostrar la lliurament tècnica al destinatari.

Si un veí sosté que no va ser convocat, la comunitat disposa d’una evidència tècnica verificable que es pot presentar en judici. Això blinda els acords i redueix el risc de nul·litats per qüestions formals.

Actes i notificacions posteriors: traçabilitat completa

No només la convocatòria exigeix rigor. La remissió de l’acta de la Junta i d’acords rellevants també pot ser objecte de controvèrsia.

La certificació electrònica permet mantenir un registre històric complet de totes les comunicacions rellevants, facilitant la defensa de la comunitat davant conflictes interns o reclamacions futures.

En comunitats amb alta conflictivitat, aquesta traçabilitat documental es converteix en una eina de gestió imprescindible.

L’angle oblidat: Coordinació d’Activitats Empresarials (CAE)

Més enllà de les juntes i els morosos, existeix un risc menys visible però jurídicament molt més greu: la responsabilitat en matèria de prevenció de riscos laborals.

Quan la comunitat contracta serveis de neteja, manteniment d’ascensors o reformes, assumeix obligacions de Coordinació d’Activitats Empresarials (CAE). Això implica informar per escrit les empreses contractistes sobre els riscos específics de l’edifici.

En cas d’accident laboral, la Inspecció de Treball pot exigir prova que aquesta informació va ser efectivament comunicada.

L’email certificat permet acreditar:

• L’enviament de l’avaluació de riscos.
• Les instruccions preventives facilitades a la contracta.
• La data exacta de la comunicació.

En un procediment administratiu o judicial, aquesta evidència pot resultar determinant per evitar responsabilitats civils o fins i tot penals.

Comparativa pràctica: cost i operativa

Per a una comunitat de 15 propietaris, la diferència econòmica és substancial:

La reducció de costos no és l’únic benefici. La immediatesa i la possibilitat d’integrar aquestes comunicacions en el programari de gestió del despatx milloren notablement l’eficiència operativa.

Preguntes freqüents (FAQs)

És obligatori usar burofax per convocar una Junta?
No. La LPH exigeix notificació fefaent quan procedeixi, però no imposa un mitjà concret. El rellevant és poder acreditar enviament, contingut i recepció.

Es pot impugnar una Junta si es va utilitzar email certificat?
Com en qualsevol procediment, sempre hi cab impugnació. Tanmateix, l’email certificat aporta una prova tècnica sòlida que dificulta al·legacions de manca de convocatòria.

L’email certificat és vàlid davant els tribunals?
Sí. La normativa europea (eIDAS) i la pràctica judicial admeten proves electròniques sempre que es garanteixi la seva integritat i traçabilitat.

Serveix també per a comunicacions amb empreses de manteniment?
Sí. És especialment útil en el marc de la Coordinació d’Activitats Empresarials per acreditar que es va informar de riscos i mesures preventives.

Conclusió

L’administrador de finques modern no pot triar entre seguretat jurídica i control del pressupost. La gestió professional exigeix complir escrupolosament amb la Llei de Propietat Horizontal i amb la normativa de prevenció de riscos sense traslladar costos desproporcionats a la comunitat.

L’email certificat permet convocar juntes, reclamar deutes i complir obligacions en matèria de CAE amb plena traçabilitat i a una fracció del cost del burofax. No es tracta només d’estalviar, sinó de professionalitzar la gestió i protegir l’administrador davant impugnacions, inspeccions i reclamacions futures.