L'albarà digital: per què el «garabat» a la PDA no et protegeix de reclamacions (i què fer al respecte)

El conflicte de l’última milla

El creixement del comerç electrònic i de la logística B2B ha multiplicat el nombre de lliuraments diaris. Amb això, també han augmentat les disputes: «No vaig rebre el paquet», «faltava un bulto al palet» o «la mercaderia va arribar danyada».

Davant d’aquestes reclamacions, moltes empreses de transport aporten com a prova una captura del sistema intern on apareix un traç ilegible recollit a la PDA del repartidor. El problema és que, des d’un punt de vista jurídic, aquesta imatge rarament constitueix una evidència robusta.

Un jutge, una assegurança o un departament de frau poden qüestionar fàcilment una signatura que no estigui vinculada tècnicament al document original ni garanteixi la integritat del contingut signat.

Signatura digitalitzada vs. signatura electrònica: una diferència crítica

En logística, no n’hi ha prou amb «tenir una signatura». És imprescindible entendre quin tipus de signatura s’està utilitzant.

1. Signatura digitalitzada (el garabat)
Es tracta simplement d’una imatge superposada a un document. No acredita de forma tècnica qui va signar ni impedeix que el document sigui modificat després. És fàcilment impugnable en judici.

2. Signatura electrònica avançada (la solució real)
Vincula la signatura al document mitjançant mecanismes criptogràfics i, alternativament, pot incorporar autenticació reforçada del receptor mitjançant codi OTP enviat al seu mòbil.

La diferència no és estètica, és jurídica. En un entorn amb alt volum de reclamacions, aquesta distinció determina si l’empresa pot o no defensar la seva posició.

Com blindar l’albarà digital (POD – Proof of Delivery)

Perquè un albarà digital tingui veritable força probatòria, ha de garantir tres elements: identitat, integritat i moment de la lliurament. Això es pot automatitzar mitjançant integració API amb el sistema de transport.

1. Integració API amb el TMS

El conductor no necessita canviar la seva operativa. Quan marca «Lliurat» a la seva PDA:

• El repartidor visualitza una pantalla habitual de signatura.
• En segon pla, el sistema captura les dades de la signatura i genera un hash criptogràfic (SHA-256) de l’albarà complet.

Aquest hash actua com a empremta digital del document: si algú modifica una sola xifra (per exemple, passar de «5 caixes» a «3 caixes»), l’empremta canvia del tot, evidenciant l’alteració.

2. Integritat del contingut: evitant el frau de mermes

En operacions B2B, un dels conflictes més habituals és la discrepància en la quantitat lliurada. Si l’albarà no està protegit tècnicament, és possible que algú modifiqui el registre al sistema després de la signatura.

En vincular la signatura electrònica al document mitjançant hash, es bloca el contingut. El que es va signar és exactament el que es va lliurar, sense possibilitat d’alteració posterior sense deixar rastre.

3. Segell de temps qualificat

En logística, el moment exacte de la lliurament és crític. Hi ha penalitzacions per retards i clàusules de transferència de responsabilitat.

L’ús de segell de temps qualificat permet acreditar de forma independent la data i hora exactes en què es va produir la lliurament o el rebuig. Això protegeix el transportista davant reclamacions per demores imputables al receptor, com esperes a moll o manca de disponibilitat per a descàrrega.

Casos d’ús específics en logística avançada

Logística farmacèutica i cadena de fred
No només importa que es lliuri la mercaderia, sinó que es mantingui la temperatura adequada. El registre de temperatura es pot adjuntar a l’albarà digital i signar-se com a conjunt únic, creant una evidència indivisible davant assegurances o autoritats sanitàries.

Lliurament de documentació confidencial o valises
Quan es transporten targetes bancàries, documentació legal o suports sensibles, és essencial identificar de forma inequívoca el receptor. La signatura electrònica avançada permet vincular la lliurament a dades d’identitat de forma molt més sòlida que una simple anotació manual.

Rebuigs de mercaderia
Si el client rebutja la lliurament, el conductor pot documentar el motiu i sol·licitar signatura a la PDA. Això evita que, posteriorment, el client al·legui raons diferents per al rebuig o discutegi els costos de devolució.

Impacte operatiu: més enllà de la defensa legal

La digitalització robusta de l’albarà no només redueix riscos legals. També té efectes directes en l’eficiència operativa:

• Eliminació de l’arxiu físic d’albarans.
• Disparament automàtic de la facturació després de la signatura validada.
• Reducció de temps en la gestió d’incidències.
• Millora de la imatge de professionalitat davant clients corporatius.

L’evidència digital estructurada converteix l’empresa de transport en un soci fiable, no només en un operador logístic.

Preguntes freqüents (FAQ)

Una signatura a la PDA sempre és vàlida legalment?
Pot ser-ho, però si es tracta únicament d’una imatge sense vinculació criptogràfica al document, pot ser impugnada fàcilment. Cal que existeixi signatura electrònica que garanteixi integritat i identificació.

El hash realment impedeix la manipulació de l’albarà?
El hash no impedeix modificar un fitxer, però sí que permet detectar qualsevol canvi. Si el document s’altera després de la signatura, l’empremta digital ja no coincideix i la manipulació queda en evidència.

La integració API alenteix l’operativa del repartidor?
No. La integració es realitza en segon pla. El conductor manté el seu flux habitual mentre el sistema genera i protegeix l’evidència automàticament.

Conclusió

En la logística moderna, la velocitat és essencial, però no pot anar en detriment de la seguretat jurídica. Un simple traç a la PDA ja no és suficient per defensar-se davant reclamacions, assegurances o disputes contractuals.

L’albarà digital, correctament protegit mitjançant signatura electrònica avançada, hash criptogràfic i segell de temps, transforma la lliurament en una evidència sòlida. En un entorn on cada incidència impacta directament en el marge, la traçabilitat tècnica es converteix en rendibilitat.