Índex de continguts
La cursa contra el calendari mercantil
Per a un auditor o un assessor fiscal, el calendari no és una referència: és una compte enrere. Entre gener i juny, la pressió per formular els Comptes Anuals, legalitzar llibres i dipositar documentació al Registre Mercantil converteix cada dia en una fita crítica.
Tanmateix, el major risc rarament és comptable. És logístic. Els comptes estan tancats, l’informe està revisat, però falta la signatura del Conseller Delegat o d’un dels membres del Consell d’Administració. És de viatge. És en una altra ciutat. És «pendent de revisar».
El resultat clàssic és missatgeria urgent, versions impreses que viatgen de despatx en despatx i l’amenaça real de presentar fora de termini, amb les conseqüències que això implica: tancament de la fulla registral, sancions i deteriorament reputacional.
La tecnologia elimina aquest coll d’ampolla. Però s’ha de fer bé.
El primer bloqueig: la carta d’encàrrec
Abans de començar qualsevol treball d’auditoria, la normativa tècnica exigeix formalitzar la Carta d’Encàrrec. Sense ella, no hi ha cobertura professional clara sobre abast, honoraris ni responsabilitats.
El problema habitual és el retard. El client rep el document per correu electrònic, el imprimeix, el signa, l’escaneja i el retorna dies o setmanes després. Mentrestant, l’equip tècnic espera.
Quan la Carta d’Encàrrec s’envia mitjançant signatura electrònica:
- El client la rep al seu dispositiu i pot signar-la de seguida.
- Es registra la data i hora exacta d’acceptació.
- Es genera una evidència electrònica que acredita l’inici formal de la relació professional.
L’efecte pràctic és doble: es guanya temps operatiu i es delimita amb precisió el moment a partir del qual neix la responsabilitat de l’auditor.
El repte crític: la signatura dels comptes anuals
La formulació dels Comptes Anuals és un acte formal que requereix la signatura de tots els administradors. Aquí no existeix marge per a solucions improvisades.
Per què l’escaneig de signatura és un risc
És habitual que algun conseller enviï una imatge de la seva signatura per «inserir-la» al PDF final. Des d’un punt de vista probatori, això és extremadament feble.
Una imatge enganxada en un document no garanteix:
- Que aquella persona hagi signat realment aquest document concret.
- Que el contingut no hagi estat modificat després.
- Que la versió signada sigui la definitiva.
Davant una inspecció de l’ICAC o un conflicte social, aquest tipus de «signatura» pot ser fàcilment impugnada.
La signatura electrònica avançada com a estàndard mínim
Per a documents d’alt valor jurídic com els Comptes Anuals, l’opció adequada és la signatura electrònica avançada.
Aquest tipus de signatura aporta dues garanties essencials:
1. Integritat del contingut (Hash criptogràfic)
En signar el PDF dels comptes (Balanç, Compte de Pèrdues i Guanys, Memòria), es genera un hash únic —per exemple, mitjançant SHA-256— que actua com a empremta digital del document.
Si algú modifica una sola xifra després de la signatura, el hash canvia i la signatura queda invalidada. Això protegeix tant l’administrador com l’auditor: el document signat és exactament el que es dipositarà.
2. Identitat del signant
La signatura avançada vincula la identitat del signant mitjançant mecanismes com OTP al mòbil, certificat digital o biometria. S’evita així la suplantació i es reforça la traçabilitat del procés.
En un entorn on la responsabilitat social i penal pot derivar-se de la formulació de comptes, aquesta robustesa no és opcional.
Compliment en prevenció de blanqueig de capitals (KYC)
Els despatxos d’auditoria i assessoria fiscal són subjectes obligats per la Llei de Prevenció de Blanqueig de Capitals. Això implica identificar el Titular Real i conservar evidències de dil·ligència deguda.
El problema operatiu és conegut: formularis en paper, còpies de DNI, recordatoris constants i expedients incomplets.
La digitalització del procés permet:
- Enviar la declaració de titularitat real mitjançant formulari amb signatura electrònica.
- Registrar data i hora d’enviament i recepció.
- Conservar un rastre d’auditoria complet.
En cas de revisió per part del SEPBLAC, el despatx pot acreditar no només que va sol·licitar la informació, sinó quan i com va ser acceptada i signada.
Integració amb el programari del despatx
La veritable eficiència no consisteix a enviar documents manualment des d’una plataforma externa, sinó a integrar la signatura electrònica en el programari habitual del despatx (A3, Sage, SAP o altres).
Mitjançant integració via API:
- L’auditor finalitza l’informe al seu sistema.
- Prem «Enviar a signatura».
- El sistema identifica automàticament els administradors.
- Es gestionen recordatoris automàtics.
- Un cop signats, els documents s’arxiven al gestor documental.
El resultat és un flux continu, sense salts manuals, sense risc d’oblidar un enviament i amb traçabilitat completa.
Preguntes freqüents (FAQs)
És vàlida la signatura electrònica per formular Comptes Anuals?
Sí. El Reglament eIDAS reconeix la validesa jurídica de la signatura electrònica. Per a documents socials d’alt impacte, es recomana utilitzar signatura electrònica avançada que garanteixi identitat i integritat.
Pot el Registre Mercantil rebutjar comptes signats electrònicament?
No pel fet de ser electrònics. El rellevant és que compleixin els requisits formals i que la signatura permeti acreditar autenticitat i integritat del document.
La signatura electrònica substitueix la missatgeria física en la carta d’encàrrec?
Sí. Permet formalitzar l’encàrrec amb plena validesa jurídica, eliminant retards i reduint riscos de pèrdua documental.
És suficient una signatura simple per a documents socials crítics?
Depèn del risc. Per a Comptes Anuals i contractes rellevants, la pràctica prudent és utilitzar signatura electrònica avançada, que ofereix major robustesa probatòria.
Conclusió
En auditoria i assessoria fiscal, el risc no està només en un assent mal comptabilitzat, sinó en un document crític sense signar a temps. La temporada alta no admet improvisacions logístiques.
Digitalitzar la Carta d’Encàrrec, la formulació de Comptes Anuals i els processos de compliance mitjançant signatura electrònica avançada i integració automatitzada no és una qüestió de modernitat, sinó de control.
Tancar a temps, amb traçabilitat completa i seguretat jurídica sòlida, és avui un avantatge competitiu real per a qualsevol firma d’auditoria o despatx fiscal.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui