Bones Pràctiques per a Notificacions Laborals per Email amb Validesa Legal

La digitalització dels departaments de Recursos Humans (RRHH) planteja una pregunta freqüent: poden les comunicacions laborals —com una carta de acomiadament, un requeriment o una audiència prèvia— realitzar-se per correu electrònic amb validesa legal?

La resposta, recolzada per la jurisprudència recent, és sí, sempre que es compleixin certs requisits tècnics i formals que garanteixin la fefaència de la comunicació.

Aquest article recopila els principis legals i bones pràctiques que tota empresa hauria de seguir abans d’adoptar el correu electrònic com a mitjà oficial de notificació laboral.

Què Exigeix la Llei en Matèria de Comunicació Laboral

L’Estatut dels Treballadors no imposa un canal concret per comunicar decisions empresarials, però sí exigeix que aquestes siguin per escrit i fefaents, especialment en casos com:

• Acomiadaments i sancions disciplinàries.
• Convocatòries d’audiència prèvia.
• Requeriments o advertències formals.
• Modificacions contractuals substancials.

En aquests casos, l’empresa ha de poder demostrar:

1. Què es va comunicar (contingut íntegre).
2. A qui es va dirigir.
3. Quan es va enviar i es va posar a disposició.
4. Que el treballador va poder accedir al missatge raonablement.

Si no s’acredita algun d’aquests elements, la comunicació pot declarar-se invàlida, i en el cas d’un acomiadament, improcedent.

Què Diu la Jurisprudència

La jurisprudència espanyola recent està consolidant l’admissió del correu electrònic com a mitjà vàlid, sempre que garanteixi traçabilitat i prova suficient.

En particular, una sentència del Tribunal Superior de Justícia de Galícia (2024) analitzada per Conesa Legal destaca que el correu electrònic és vàlid si l’empresa demostra que:

• L’adreça utilitzada era habitual i operativa en la relació laboral.
• El contingut de la comunicació pot acreditar-se íntegrament.
• Existeix constància d’enviament, entrega o posada a disposició del treballador.

El tribunal va concloure que el correu electrònic no pot rebutjar-se pel mer fet de ser un canal electrònic, si compleix les exigències de prova i coneixement efectiu del missatge.

Com Adaptar les Comunicacions Electròniques als Requisits Legals

Perquè una notificació laboral per correu electrònic tingui validesa jurídica, el departament de RRHH hauria d’establir un protocol intern amb les següents pautes:

1. Definir i Validar el Canal Oficial de Notificació

S’ha de registrar l’adreça de correu electrònic com el canal oficial de notificació mitjançant una clàusula contractual o a la política interna.

Recomanació addicional: tot i que la jurisprudència no exigeix consentiment previ, és altament recomanable que els empleats signin una carta o annex d’autorització en què reconeguin el seu correu com a mitjà vàlid per rebre comunicacions formals. Aquesta simple mesura redueix el risc d’impugnació i aporta una prova documental clara del consentiment informat.

2. Garantir la Traçabilitat Tècnica de la Comunicació

Utilitzar un servei d’entrega electrònica certificada (ERDS) que garanteixi la traçabilitat. Solucions com eEvidence certifiquen l’enviament, contingut i entrega, generant evidències tècniques conforme al Reglament eIDAS, verificables davant un tribunal, dotant de força probatòria plena a la comunicació.

3. Acreditar el Coneixement Efectiu

L’empleat no necessita obrir el correu perquè sigui vàlid, però l’empresa ha de demostrar que el missatge va ser posat a disposició en un canal accessible i habitual. La posada a disposició al bústia de correu informat per l’empleat permet acreditar tal fet.

Punt clau: És vital establir la presumpció de validesa: l’adreça facilitada es considerarà vàlida i operativa per a notificacions fins que el treballador comuniqui formalment un canvi, recaient la responsabilitat de la seva operativitat sobre l’empleat.

4. Documentar els Intents de Notificació

Si l’empleat no respon, conservar registre de tots els intents realitzats (data, hora, destinatari, canal, motiu de fallada en cas que el correu sigui rebutjat). Això demostra la diligència de l’empresa davant una eventual reclamació.

5. Formar i Comunicar la Política Interna

Informar els empleats que certs actes formals poden comunicar-se per mitjans electrònics amb prova fefaent. La transparència redueix disputes i reforça la validesa del canal.

6. Conservar les Evidències

Les evidències electròniques (com el certificat eEvid generat per eEvidence) s’han d’arxivar juntament amb l’expedient laboral. El document de prova ha d’incloure la identificació del remitent, el contingut, les marques de temps i la constància d’entrega.

Quan l’Email Certificat és Especialment Recomanable

• Quan el treballador no té domicili actualitzat o no se li pot localitzar.
• Quan el contacte telefònic o presencial ha resultat impossible.
• Quan l’empresa necessita una resposta ràpida o traçabilitat immediata (p. ex., requeriments o audiències).
• Quan els processos interns de RRHH estan digitalitzats o automatitzats i requereixen integració amb sistemes corporatius.

En aquests escenaris, el correu electrònic certificat és l’opció més eficaç i jurídicament segura, ja que combina rapidesa, cost reduït i plena validesa legal.

Preguntes Freqüents (FAQ)

El treballador ha d’acceptar expressament rebre notificacions per email?

No sempre. La jurisprudència admet el correu electrònic si el treballador l’usa habitualment o si era l’única via raonable de contacte.

Quina diferència hi ha entre un email normal i un email certificat?

L’email certificat genera evidències electròniques signades d’un tercer de confiança que acrediten enviament, contingut i entrega, mentre que un correu normal no permet verificar aquests elements davant un tribunal.

I si l’empleat no obre el correu?

La comunicació segueix sent vàlida si es demostra que va ser posada a disposició del destinatari al seu servidor o safata d’entrada.

Pot un acomiadament comunicar-se per email certificat?

Sí, sempre que es compleixin els requisits de prova d’enviament, contingut i entrega. La jurisprudència l’avala quan no existeixen altres mitjans eficaços.

Conclusió

La validesa de les notificacions laborals per correu electrònic depèn menys del canal i més de les garanties que l’acompanyin.

Quan el departament de RRHH utilitza sistemes que acrediten enviament, contingut i entrega —com l’email certificat conforme al Reglament eIDAS—, la comunicació adquireix força probatòria plena i protegeix tant a l’empresa com al treballador.

En un entorn on la mobilitat i el teletreball dificulten les comunicacions presencials, adoptar protocols electrònics segurs i traçables ja no és només una opció tecnològica: és una necessitat legal i organitzativa, que a més ofereix una avantatge de cost notable davant el tradicional burofax.