Com aprofitar l'email certificat sense afegir fricció als teus processos digitals

El dilema: seguretat jurídica sense trencar l’experiència digital

Moltes empreses saben que l’email certificat aporta l’evidència necessària per a notificacions, consentiments, renovacions, reclamacions o avisos crítics. Però també temen que usar-lo introdueixi passos addicionals, alenteixi processos o interfereixi en l’experiència que ofereixen a clients i usuaris.

La bona notícia: no ha de fer-ho.

Avui, l’email certificat pot integrar-se en qualsevol flux digital sense afegir fricció, mantenint la traçabilitat legal i respectant l’experiència de l’usuari final.

Aquest article revisa situacions habituals en empreses i ofereix pautes concretes per aplicar l’email certificat de forma eficient i sense complicacions.

Situació 1: “Necessitem una prova fefaent, però l’usuari no pot notar res diferent”

En molts casos, l’empresa només vol assegurar-se de que:

• el missatge es va enviar,
• va arribar al servidor,
• el seu contingut va quedar acreditat,
• i pot demostrar-se davant d’un tercer.

Exemples:

• Enviament de terminis contractuals durant un alta digital.
• Enviament de comunicacions legals automatitzades (impagaments, renovacions, modificacions).
• Enviament de avisos importants en projectes o acords amb proveïdors.

Bones pràctiques:

• Envia emails certificats de forma silenciosa, des de la mateixa adreça habitual.
• No canviïs el format ni l’estètica del correu.
• Usa plantilles existents: l’usuari no ha de notar diferència.

Situació 2: “Tenim un portal / CRM / ERP i volem integrar traçabilitat legal”

No és necessari que el teu sistema truqui a un API d’enviament d’email. En canvi, pots integrar traçabilitat mitjançant:

• API de consulta d’estats de lliurament.
• Descàrrega automàtica d’eEvids.
• Cua AMQP per a esdeveniments en temps real (en clients Enterprise).

Això et permet:

• Mostrar en la teva plataforma informació en temps real: enviat, lliurat, rebutjat, expirat.
• Vincular automàticament cada certificació a l’expedient del client, comanda o cas.
• Automatitzar arxivament i auditoria.

Bones pràctiques:

• Arxivament automàtic: cada eEvid es guarda en l’expedient del client.
• Usa la cua AMQP per processar milers de notificacions sense colls d’ampolla.

Situació 3: “Volem reduir fricció en processos amb signatura electrònica”

La combinació natural és:

1. Email certificat → lliurament de la sol·licitud de signatura.
2. Signatura simple o avançada → acció de l’usuari.
3. Prova combinada → evidència de lliurament + evidència de signatura.

Punts clau:

• La sol·licitud de signatura arriba mitjançant email certificat.
• El flux és igual que sempre.
• La part probatòria queda en mans del sistema: hashes, logs, segells de temps, traçabilitat.

Bones pràctiques:

• Mantén les pantalles de signatura estrictament iguals per a l’usuari.
• Usa email certificat per als recordatoris automàtics.
• Si la signatura necessita identificació reforçada, complementa amb OTP per SMS certificat.

Situació 4: “Volem enviar reclamacions, avisos d’impagaments o comunicacions sensibles sense detenir el workflow”

L’email certificat encaixa especialment bé quan has de comunicar alguna cosa important sense interrompre el procés:

• Adeus bancaris rebutjats.
• Factures vencudes.
• Canvis contractuals amb obligació d’informar.
• Avisos legals o reguladors.

Tradicionalment, aquestes comunicacions implicaven:

• trucades telefòniques,
• cartes postals,
• o processos manuals costosos.

Amb email certificat, pots automatitzar tot.

Bones pràctiques:

• Usa plantilles dinàmiques: els enviaments certificats poden ser massius sense perdre personalització.
• Configura regles d’enviament: “si estat = impagament +7 dies → enviar email certificat”.
• Sincronitza l’eEvid amb el teu sistema de reclamació automatitzat.

Situació 5: “El nostre departament jurídic vol seguretat; el nostre equip d’UX no vol fricció”

Aquest és el punt clau:

La solidesa jurídica va per dins; l’experiència digital va per fora.

L’email certificat aporta traçabilitat completa, però:

• no requereix que l’usuari signi,
• no requereix que es registri en cap plataforma,
• no requereix clics addicionals,
• no requereix passos nous.

L’usuari final no nota res diferent.

Bones pràctiques:

• Alinea legal + operacions + UX en un únic flux.
• Explica als equips interns que l’experiència és idèntica per a l’usuari.
• Defineix quan les comunicacions han de ser certificades i quan no.

Com usar email certificat sense afegir fricció

Aquí tens una checklist pràctica:

• Mantén la mateixa adreça d’enviament (From).
• No canviïs el disseny dels teus correus.
• Programa enviaments automàtics, no manuals.
• Implementa la consulta d’estats mitjançant cua AMQP en els teus sistemes interns.
• Guarda els eEvids automàticament amb cada expedient.
• Empra l’email certificat només quan afegeixi valor probatori real.
• Combina’l amb SMS certificat només si hi ha urgència o reforç necessari.

Preguntes freqüents (FAQ)

L’usuari pot notar que el correu està certificat?

No. L’email certificat és invisible per a l’usuari final llevat que tu l’informis d’això en el propi cos del missatge. L’evidència tècnica es genera en segon pla.

És compatible amb qualsevol plataforma d’enviament (Gmail, Outlook, Mailchimp, sistemes propis)?

Sí. L’enviament es realitza des de la teva adreça habitual i no requereix canvis en el teu proveïdor SMTP.

Pot usar-se en processos massius?

Totalment. Fins a milers d’enviaments per minut sense afectar al rendiment ni al workflow.

Aporta valor si l’usuari no obre el correu?

Sí. L’evidència es basa en enviament, contingut i lliurament, no en obertura (que no és tècnicament acreditable).

Conclusió

L’email certificat no ha de ser un fre per als teus processos digitals: ha de ser un accelerador. Permet afegir traçabilitat, validesa jurídica i prova fefaent sense canviar l’experiència d’usuari, sense afegir passos i sense complicar els teus fluxos interns.

La clau està en integrar-lo de forma intel·ligent:

• silenciós per a l’usuari,
• visible per als teus sistemes,
• probatori per al teu departament jurídic.

En un món on l’eficiència importa tant com la seguretat jurídica, l’email certificat es converteix en l’eslabó invisible que reforça la confiança en els teus processos.