Com combinar l'email certificat i la signatura electrònica en un mateix flux (i quan afegir autenticació per SMS certificat)

De l’enviament a la signatura: un mateix flux d’evidència

En molts processos empresarials, la signatura electrònica és només el final del recorregut. Tanmateix, les comunicacions prèvies —com la sol·licitud o els recordatoris— són igual d’importants i també han de quedar acreditades.

En eEvidence, l’email certificat no és un complement de la signatura: és el canal que fa possible tot el flux amb traçabilitat completa, des de l’enviament inicial fins a la confirmació final. Cada sol·licitud de signatura, cada recordatori i cada document signat queden respaldats per evidències tècniques signades i segellades.

Perquè no n’hi ha prou amb signar: cal poder demostrar que la signatura va ser correctament sol·licitada, enviada i rebuda.

Com funciona el flux combinat

Un flux típic de comunicació amb signatura electrònica pot estructurar-se així:

1. Enviament del document a signar mitjançant email certificat (eEvidMail)
   El remitent envia la sol·licitud de signatura i el document associat. L’enviament, contingut i lliurament queden certificats amb validesa legal.

2. Signatura electrònica del document (eEvidSign)
   El destinatari accedeix al document a través d’un enllaç segur i realitza la signatura electrònica simple o avançada.

3. Autenticació opcional mitjançant SMS certificat (eEvidSMS)
   En els casos que requereixen signatura avançada, el sistema envia un codi OTP signat digitalment al número mòbil del signant, afegint una capa de verificació addicional.

4. Generació de l’evidència consolidada
   Totes les interaccions —enviament, accés, signatura i autenticació— es consoliden en una cadena d’evidències signada digitalment i amb segell de temps qualificat.

El resultat: una traçabilitat contínua i jurídicament verificable de tot el procés.

Per què l’email certificat és indispensable

L’email certificat és el primer i més important eslabó de la cadena probatòria. El seu paper no es limita a l’enviament del document: també acredita cada comunicació intermèdia i tancament del procés.

• Garanteix la lliurament fefaent de la sol·licitud de signatura.
• Certifica els recordatoris automàtics enviats al signant.
• Acredita la posada a disposició del document fins i tot si l’usuari no arriba a signar.
• Aporta cobertura legal completa, unint les evidències d’enviament, lliurament i signatura en un sol flux.

Sense email certificat, el procés de signatura comença amb un buit probatori.

Quan afegir autenticació per SMS certificat

En determinats contextos —com signatura de contractes laborals, financers o autoritzacions sensibles— es requereix un nivell addicional d’identificació del signant. Aquí entra en joc l’SMS certificat amb OTP.

Amb eEvidSMS, cada missatge:

• S’envia i certifica amb segell de temps.
• Conté un codi de verificació únic (OTP) associat al procés de signatura.
• Acredita la lliurament i l’accés des d’un número de telèfon verificable.

D’aquesta forma, el flux compleix els requisits de signatura electrònica avançada del Reglament eIDAS, sense introduir fricció per a l’usuari.

Avantatges del flux integrat

• Traçabilitat probatòria completa: des de la sol·licitud de signatura fins a la recepció del document signat.
• Compliment normatiu: conforme al Reglament (UE) 910/2014 (eIDAS).
• Reducció del risc legal: tota la comunicació queda certificada.
• Experiència fluida: canals familiars (email i mòbil) sense necessitat de certificats qualificats.
• Automatització senzilla: integració via API o ús des del panell d’eEvidence.

Preguntes freqüents (FAQ)

Per què és necessari certificar també la sol·licitud de signatura?

Perquè la validesa jurídica no depèn només de l’acte de signar, sinó també de poder demostrar que el document va ser enviat i posat a disposició correctament.

Quan convé afegir un SMS certificat?

Quan es requereix signatura avançada o autenticació reforçada del signant, per exemple, en documents financers, laborals o de consentiment informat.

Puc automatitzar tot el procés?

Sí. Els serveis eEvidMail, eEvidSign i eEvidSMS poden integrar-se mitjançant API per generar fluxos de signatura totalment automatitzats i traçables.

Conclusió

L’email certificat no és un accessori de la signatura electrònica: és el seu fonament probatori. Permet demostrar que la comunicació va ser enviada, rebuda i posada a disposició del signant.

Combinat amb la signatura electrònica avançada i l’autenticació per SMS certificat, ofereix una traçabilitat completa d’extrem a extrem, complint amb els més alts estàndards de seguretat i validesa jurídica.

En eEvidence, els tres canals —eEvidMail, eEvidSign i eEvidSMS— treballen junts perquè cada signatura comenci i acabi amb evidència legal.