Com l'automatització està transformant la comunicació certificada

L’automatització va molt més enllà d’enviar emails

Quan les empreses pensen en “automatitzar comunicacions”, solen imaginar una API que envia correus de forma automàtica.

Però en l’àmbit de la comunicació certificada, l’automatització ocorre en un altre lloc: en la integració de la traçabilitat, la certificació i els estats de lliurament dins dels sistemes del client.

L’objectiu no és enviar un email més ràpid, sinó prendre decisions basades en evidències, sincronitzar estats, activar fluxos interns i garantir que cada comunicació legal queda registrada de forma verificable.

Per això, en eEvidence:

• No existeix una API per enviar correus.
• El client envia des del seu sistema habitual (SMTP), sense alterar els seus processos.
• L’automatització succeeix després, gràcies a la consulta d’evidències, la publicació d’esdeveniments i la integració en temps real.

API: automatització basada en evidències certificades

L’API d’eEvidence permet als sistemes del client accedir en tot moment a l’estat exacte de cada comunicació:

• Enviat
• Lliurat
• No lliurat
• Certificat
• eEvid disponible

A més, permet descarregar els certificats automàticament per arxivar-los en l’ERP, CRM o gestor documental.

Això permet automatitzar fluxos com:

• Cobraments: enviar recordatoris només si l’enviament anterior apareix com “lliurat”.
• Onboarding: avançar de fase quan l’evidència de lliurament està disponible.
• RRHH: registrar automàticament que una notificació ha estat posada a disposició del treballador.
• Compliance: mantenir auditories actualitzades sense intervenció manual.

L’automatització ja no depèn de l’enviament: depèn de el que ocorre després, i de com el sistema del client reacciona a aquesta informació.

Cues AMQP: esdeveniments en temps real per a clients d’alt volum

Per a clients que gestionen milers o milions de comunicacions, eEvidence ofereix cues AMQP dedicades (FIFO) on publiquem esdeveniments en temps real, com ara:

• email rebut per eEvidence
• lliurament confirmat
• lliurament fallit
• seguiment d’obertura

Així, els sistemes interns poden actuar de forma immediata, sense necessitat de preguntar o consultar de forma contínua (polling).

Exemples:

• Un sistema antifrau bloqueja un procés si un avís crític no s’ha lliurat.
• Una plataforma financera registra automàticament quan una notificació regulatòria ha estat posada a disposició del client.
• Un sistema logístic actualitza l’estat d’un enviament quan la comunicació al destinatari queda certificada.

Per què no oferim una API d’enviament (i per què és millor així)

És un punt molt important.

A diferència d’altres serveis, eEvidence no ofereix una API per enviar correus. I això és deliberat:

• L’enviament a través de SMTP és universal i funciona en qualsevol plataforma, llenguatge i sistema. Si tens capacitat per implementar una API, també la tens per implementar un flux contra els nostres servidors SMTP.
• No obliga a modificar processos interns ni sistemes d’emissió de comunicacions.
• Evita la dependència d’una API propietària.
• Redueix riscos: si l’API falla, l’enviament segueix funcionant exactament igual.
• Garanteix màxima compatibilitat amb qualsevol servidor corporatiu, proveïdor de cloud o plataforma SaaS.

eEvidence s’integra després de l’enviament, convertint un email ordinari en una comunicació certificada amb traçabilitat verificable.

L’automatització està en el back-office probatori, no en l’emissió.

Preguntes freqüents (FAQ)

Puc enviar emails mitjançant la vostra API?

No. L’enviament sempre es realitza mitjançant SMTP des dels sistemes del client. L’API està orientada a consultar evidències i sincronitzar estats.

Com rep els esdeveniments en temps real?

Mitjançant consultes API, a través de cues AMQP dedicades, o mitjançant un webhook si així s’acorda en el projecte.

Quines avantatges té no usar una API d’enviament?

Evita dependències, funciona amb qualsevol sistema existent i garanteix compatibilitat universal gràcies a l’ús del protocol SMTP.

Necessito canviar el meu ERP o CRM per integrar-me amb eEvidence?

Per res. L’enviament dels correus depèn del client i n’hi ha prou amb implementar l’API d’estats o els esdeveniments AMQP/Webhook per automatitzar la traçabilitat.

Conclusió

L’automatització en comunicació certificada no consisteix en enviar correus automàticament, sinó en integrar en temps real la traçabilitat probatòria en els sistemes interns de l’empresa.

Gràcies a l’API de consulta, les cues AMQP i els webhooks, eEvidence permet:

• sincronitzar estats,
• automatitzar decisions internes,
• actualitzar auditories,
• i registrar evidències sense intervenció humana.

La combinació d’un enviament universal (SMTP) amb una traçabilitat certificada i automatitzable converteix a eEvidence en la infraestructura més robusta per a comunicacions legals i transaccionals.