Digitalització del mandat SEPA: eficiència, compliment i automatització

Un punt crític en la cadena de cobrament

En l’entorn de pagaments europeus, la Zona Única de Pagaments en Euros (SEPA) ha estandarditzat les transferències i domiciliacions. Tanmateix, la gestió de les autoritzacions de cobrament —els mandats SEPA— continua sent un focus de fricció operativa per a moltes organitzacions.

Processos basats en paper, PDFs enviats per correu o formularis incomplets generen retards, errors i una elevada càrrega administrativa. La transició cap a la firma electrònica integrada en fluxos automatitzats no només millora l’experiència del client, sinó que reforça el compliment normatiu i accelera el cicle de cobrament.

El mandat SEPA: més que una simple firma

El mandat SEPA és l’autorització formal que el deutor atorga al creditor per realitzar càrrecs al seu compte bancari. Perquè sigui vàlid i processable, el document ha de contenir informació precisa i estructurada, no únicament una firma manuscrita.

Una solució digital robusta ha de garantir la correcta captura de, entre d’altres, les dades següents:

• Identificació del deutor: nom complet, adreça, població i país.
• Dades bancàries: número de compte IBAN i codi BIC/SWIFT quan es requereixi.
• Tipus d’adeu: diferenciació clara entre pagaments recurrents i adeus únics.
• Context de la firma: data i lloc en què es formalitza l’autorització.

La digitalització permet que aquestes dades s’integrin directament en el document final en format PDF, evitant errors de transcripció i assegurant que l’ordre de domiciliació sigui completa, llegible i llesta per al seu arxiu o auditoria.

Firma electrònica i workflows: del tràmit al procés fluid

La firma electrònica aplicada al mandat SEPA transforma un procediment tradicionalment burocràtic en una experiència àgil i coherent amb l’entorn digital actual.

Un flux de treball optimitzat sol estructurar-se en les fases següents:

1. Inici i autenticació
   El procés s’inicia mitjançant l’enviament d’una sol·licitud segura al signant, generalment per correu electrònic certificat, establint des del primer moment un canal fiable i traçable.

2. Captura dinàmica de dades
   En lloc d’un PDF estàtic poc usable en dispositius mòbils, el sistema presenta un formulari web responsive. L’usuari introdueix les seves dades de forma guiada o aquestes es precarreguen des dels sistemes del creditor.

3. Generació del document i firma
   Un cop completada la informació, el sistema genera automàticament el mandat SEPA amb totes les dades integrades i sol·licita la firma electrònica, tancant el procés en segons.

4. Lliurament automàtica
   El mandat signat es remet immediatament a les parts implicades, garantint que tant el client com l’empresa disposin de còpia de l’acord sense intervenció manual.

Aquest enfocament redueix dràsticament abandonaments, incidències i temps d’activació del cobrament.

Automatització total mitjançant integració via API

El valor real per a organitzacions amb volum rau en la integració sistema a sistema mitjançant API. La firma deixa de ser un pas aïllat per convertir-se en un esdeveniment més dins del flux de negoci.

Les plataformes avançades permeten:

• Enviament de dades i documents a sistemes interns
  Un cop completada la firma, el mandat i les dades capturades es poden transferir automàticament a un endpoint de l’ERP, CRM o sistema de facturació.

• Respostes estructurades en format JSON
  L’API retorna informació normalitzada que inclou identificadors de transacció, dates, estat del procés i referències d’auditoria, facilitant la traçabilitat tècnica.

• Notificacions mitjançant webhooks
  En lloc de comprovacions manuals, els sistemes reben notificacions automàtiques en completar-se la firma, permetent activar el servei o iniciar el cobrament en temps real.

Gràcies a aquesta automatització, el mandat SEPA deixa de ser un coll d’ampolla administratiu i passa a integrar-se de forma natural en els processos digitals de l’empresa.

Preguntes freqüents (FAQ)

És vàlid legalment un mandat SEPA signat electrònicament?
Sí. Sempre que es garanteixi la integritat del document, la identificació de les parts i la traçabilitat del procés, la firma electrònica és plenament vàlida en el marc europeu.

Quin avantatge aporta la integració via API davant d’un procés manual?
L’API elimina tasques repetitives, redueix errors humans i permet que l’activació del cobrament sigui immediata després de la firma, sense intervenció administrativa.

Cal que el client tingui coneixements tècnics per signar?
No. El procés es realitza des d’un navegador web, sense instal·lacions ni configuracions, cosa que millora significativament la taxa de finalització.

Conclusió

La digitalització del mandat SEPA mitjançant firma electrònica i fluxos automatitzats via API no és només una millora operativa, sinó una palanca estratègica per accelerar ingressos i reduir fricció.

En combinar validesa legal, experiència d’usuari i automatització tècnica, les empreses poden abandonar definitivament la gestió en paper i convertir la domiciliació bancària en un procés fiable, escalable i alineat amb els seus sistemes de negoci.