Índex de continguts
El context: una multinacional davant d’un repte urgent
En 2020, una de les majors multinacionals tecnològiques espanyoles es va enfrontar a un desafiament sense precedents. En ple període de teletreball intensiu i en el marc d’un procés de reestructuració laboral, la companyia havia de gestionar un volum extraordinari de comunicacions jurídico-laborals sensibles: notificacions de sancions, extincions contractuals, modificacions substancials, requeriments formals i altres actes administratius interns que exigien plena validesa legal.
Tradicionalment, aquestes notificacions s’enviaven per burofax, o es practicaven de forma presencial. Però la pandèmia, el treball en remot i l’elevat cost i lentitud del canal postal feien que aquests mètodes resultessin insuficients, ineficients i difícilment escalables.
L’empresa necessitava amb urgència:
- Un sistema telemàtic, immediat i traçable.
- Una forma d’acreditar enviament, contingut i lliurament sense dependre de tercers físics.
- Un mètode econòmic i segur que pogués integrar-se en la seva operativa interna.
- Una eina disponible per a tot el seu personal jurídico-laboral, sense friccions tècniques.
L’objectiu era clar: digitalitzar completament la comunicació jurídico-laboral sensible sense sacrificar garanties legals.
La solució: correu electrònic certificat integrat en els fluxos laborals
Per resoldre aquest repte, la companyia va adoptar el correu electrònic certificat d’eEvidence com a canal principal per a totes les seves comunicacions jurídico-laborals d’alta sensibilitat.
La solució va permetre:
- Enviar notificacions amb valor legal equivalent a un burofax, però amb la rapidesa de l’email.
- Acreditar què es va enviar, a qui, quan i amb quin contingut exacte.
- Obtenir evidències electròniques en format eEvid, signades i segellades digitalment.
- Integrar el servei en els fluxos interns de l’àrea laboral sense necessitat de formació complexa.
- Substituir processos que abans requerien signatures presencials o serveis postals costosos.
En qüestió de dies, la companyia va poder operar de manera completament digital en un àmbit on tradicionalment existia una forta dependència del paper i la presencialitat.
Resultats: més agilitat, més seguretat, menys costos
La implementació de l’email certificat va produir millores immediates i mesurables:
Agilitat operativa
Les comunicacions van passar de tardar dies a gestionar-se en segons. Els equips jurídics podien notificar sense desplaçaments, sense esperes i sense dependències logístiques.
Seguretat jurídica reforçada
Cada comunicació va quedar respaldada per un certificat digital immutable, verificable i conforme al Reglament eIDAS. L’empresa va guanyar tranquil·litat i va reduir de forma dràstica el risc d’impugnacions per defecte de notificació.
Simplificació i reducció del cost
L’abandonament del burofax com a mitjà principal va reduir:
- costos postals,
- temps administratiu,
- errors operatius.
Tot això amb un servei de tarifa plana i previsibilitat absoluta.
Ús quotidià i transversal
El que va començar com una solució urgent es va convertir ràpidament en una eina diària, integrada de forma natural en la pràctica del departament jurídico-laboral.
“Hem digitalitzat les nostres comunicacions jurídico-laborals més sensibles, guanyant agilitat, seguretat i simplicitat davant del burofax. És una solució assequible, fiable i ja part del nostre dia a dia.”
— Equip jurídico-laboral de la companyia
Conclusió
Aquest cas demostra com l’email certificat pot transformar profundament la gestió jurídico-laboral de qualsevol organització:
- Substitueix el burofax amb plena seguretat jurídica.
- Redueix costos i elimina complexitat operativa.
- Aporta traçabilitat verificable i validesa legal immediata.
- S’integra sense friccions en departaments amb càrregues comunicatives intensives.
En un context on el teletreball, la digitalització i la necessitat d’evidències legals són la norma, eines com eEvidence no només resolen problemes urgents, sinó que ofereixen un avantatge estructural i permanent.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui