Índex de continguts
La comunicació fefaent com a base de la bona governança
La governança corporativa no es sosté només en estatuts i òrgans socials, sinó també en la forma en què es comuniquen les decisions. Convocar una junta, remetre comptes anuals o informar d’acords rellevants implica una responsabilitat legal clara: demostrar que tots els socis han estat informats correctament.
En moltes organitzacions —especialment pimes i societats amb múltiples socis— aquestes comunicacions es realitzen per correu electrònic convencional, assumint un risc innecessari: si un soci nega haver rebut la convocatòria o qüestiona el seu contingut, l’empresa pot enfrontar-se a impugnacions d’acords i conflictes societaris evitables.
Aquí és on l’email certificat deixa de ser una eina puntual i es converteix en un pilar estructural de la governança.
Convocatòries de juntes i comunicacions societàries: el punt crític
Les convocatòries de juntes generals, ordinàries o extraordinàries, són un dels punts més sensibles des del punt de vista jurídic. No n’hi ha prou amb convocar: és imprescindible poder provar:
- Què es va comunicar (ordre del dia, documentació adjunta).
- Quan es va comunicar.
- A qui es va comunicar.
- Que la informació va ser posada a disposició del soci.
L’email certificat permet acreditar tots aquests elements de forma objectiva, mitjançant un tercer de confiança, evitant discussions posteriors sobre defectes de forma o falta d’informació.
A més, el seu ús recurrent garanteix coherència: totes les convocatòries segueixen el mateix estàndard probatori, independentment de qui les enviï o del moment en què es realitzin.
Més enllà de la junta: transparència contínua amb els socis
La governança no es limita a un moment puntual a l’any. Moltes empreses mantenen una relació contínua amb els seus socis mitjançant comunicacions com:
- Enviament de comptes anuals i documentació econòmica.
- Comunicació d’acords de l’òrgan d’administració.
- Informació sobre ampliacions de capital, canvis estatutaris o reorganitzacions.
- Avisos rellevants que afecten a drets polítics o econòmics.
Integrar l’email certificat en aquests fluxos permet crear un historial documental traçable, que reforça la transparència i redueix la fricció interna. El soci informat és, en la pràctica, un soci menys propens al conflicte.
Una eina pensada per a l’ús recurrent, no excepcional
Un dels errors més comuns és reservar les comunicacions certificades només per a situacions “conflictives”. Tanmateix, l’experiència demostra que el veritable valor de l’email certificat apareix quan s’utilitza de forma sistemàtica i preventiva.
Gràcies al seu baix cost i a la seva integració natural amb els sistemes de correu habituals, l’email certificat pot formar part del dia a dia corporatiu, no com una excepció, sinó com una pràctica estàndard de bona gestió.
Això permet a les empreses:
- Reduir de forma estructural el risc d’impugnacions.
- Professionalitzar la relació amb socis i inversors.
- Evitar dependre de solucions postals lentes i costoses.
- Mantenir un arxiu probatori sòlid i accessible en el temps.
Governança moderna, digital i jurídicament sòlida
En un entorn empresarial cada vegada més digital, la governança també ha d’evolucionar. L’email certificat no substitueix als òrgans socials ni a la presa de decisions, però sí reforça la manera en què aquestes es comuniquen i documenten.
Utilitzat de forma contínua, l’email certificat es converteix en un aliat estratègic per a les empreses que volen créixer amb ordre, transparència i seguretat jurídica.
No es tracta d’enviar un email “per si de cas”, sinó de construir una cultura de comunicació fefaent que acompanyi a l’organització en totes les seves etapes.
Preguntes freqüents (FAQ)
És obligatori usar email certificat per convocar juntes de socis?
No sempre és obligatori per llei, però sí altament recomanable. En cas de conflicte o impugnació, disposar de prova fefaent de l’enviament, contingut i posada a disposició pot ser determinant per a la validesa dels acords.
L’email certificat substitueix al burofax en comunicacions societàries?
Sí. L’email certificat ofereix la mateixa força probatòria, amb major rapidesa, menor cost i una gestió molt més eficient, especialment quan s’utilitza de forma recurrent.
Què ocorre si un soci no obre el correu?
La validesa de la comunicació no depèn de l’obertura, sinó de que la informació hagi estat posada a disposició del destinatari en un canal vàlid i habitual. L’email certificat permet acreditar aquest extrem.
Conclusió
La governança corporativa moderna exigeix alguna cosa més que bones intencions: requereix comunicacions clares, traçables i jurídicament sòlides.
L’email certificat, utilitzat de forma contínua i estratègica, permet a les empreses reduir riscos societaris, reforçar la transparència amb els seus socis i professionalitzar la seva gestió interna sense afegir complexitat operativa.
No es tracta de reaccionar davant d’un conflicte, sinó de prevenir-lo. Integrar l’email certificat com a part estable dels processos corporatius és una decisió de bona governança, alineada amb l’eficiència digital i la seguretat jurídica que avui demanen les organitzacions.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui