El correu electrònic certificat: avantatges i oportunitats per als procuradors de tribunals

Els procuradors dels tribunals desenvolupen un paper clau en el funcionament del procés judicial: assegurar que les comunicacions, notificacions i trasllats entre òrgans judicials, advocats i parts es produeixin de forma verificable i dins dels terminis legalment establerts. En un entorn on la puntualitat i la traçabilitat són essencials, el correu electrònic certificat s’ha convertit en una eina d’enorme valor jurídic i operatiu.

Des de 2012, eEvidence ofereix un servei de certificació de correus electrònics basat en estàndards d’Internet i criptografia, capaç de dotar a cada comunicació d’autenticitat, integritat i traçabilitat completes. Milers de procuradors l’utilitzen diàriament i el servei està avalat per l’Il·lustre Col·legi de Procuradors de Barcelona, entre molts altres col·legis professionals, com a solució idònia per atorgar validesa legal a les notificacions enviades per email.

La generació d’evidència sòlida en les comunicacions professionals

Acreditar correctament l’enviament i recepció d’una notificació no és un detall administratiu per a un procurador: és una exigència professional. Quan sorgeix una dubte sobre si una comunicació va ser enviada o posada a disposició, la capacitat de demostrar-ho amb un document tècnic i verificable pot resultar determinant per evitar responsabilitats i acreditar que es va actuar en temps i forma.

El correu electrònic certificat transforma un simple missatge —fàcilment manipulable o impugnable— en una prova processal robusta. El sistema documenta el contingut íntegre del missatge, registra l’enviament i certifica la seva acceptació en destí mitjançant els codis estàndard del protocol SMTP. Tot això queda recollit en un certificat electrònic signat, que inclou:

• còpia completa de l’email i dels seus adjunts,
• petjades criptogràfiques que garanteixen la immutabilitat,
• i el registre tècnic de la transmissió.

A més, el procurador no ha de modificar el seu mode de treball: pot enviar correus certificats des de Gmail, Outlook o des del seu programari de gestió d’expedients (Websoft, Kmaleon). L’evidència queda disponible en qüestió de segons.

L’oportunitat de certificar totes les comunicacions: una “pòlissa d’assegurances” processal

La pràctica diària ha convertit al correu electrònic en el mitjà habitual de comunicació entre procuradors i advocats. El seu cost nul i la seva immediatesa el fan imbatible, però la seva fragilitat probatòria suposa un risc real: quan una de les parts nega haver rebut una notificació, el simple email manca de garanties.

El model d’eEvidence, basat en subscripcions a un preu accessible, permet certificar absolutament totes les comunicacions enviades sense gairebé impacte econòmic. Això elimina la necessitat d’escollir quines comunicacions certificar, com ocorre amb el burofax, i permet protegir totes les notificacions amb el mateix nivell de garantia.

Certificar tots els correus es converteix així en una mesura preventiva, comparable a una pòlissa d’assegurances: encara que la majoria de comunicacions mai seran discutides, el procurador no pot preveure quan un advocat negarà haver rebut una notificació. La certificació sistemàtica elimina el risc i garanteix seguretat jurídica davant de qualsevol controvèrsia.

Avantatges operacionals i tecnològics per a la gestió d’expedients

Més enllà de la prova jurídica, eEvidence ofereix funcionalitats de gran utilitat per a despatxos de totes les mides:

• Usuaris il·limitats, permetent que diferents professionals comparteixin el mateix pla.
• Custòdia il·limitada i perpètua d’evidències, amb cinc anys garantits en tots els plans.
• Integració mitjançant API o cues d’esdeveniments, la qual cosa permet als programes de gestió consultar estats de lliurament o descarregar certificats automàticament.
• Alta disponibilitat, pròpia d’un servei SaaS, que assegura continuïtat operativa i elimina la necessitat d’infraestructura local.

Aquestes funcionalitats optimitzen el seguiment d’expedients, redueixen la càrrega administrativa i centralitzen la documentació de forma segura.

Conclusió

El correu electrònic certificat d’eEvidence transforma un canal d’enviament ordinari en una font fiable de prova legal, acord amb les exigències de l’exercici professional del procurador. El seu baix cost, facilitat d’ús i alta fiabilitat l’han convertit en un estàndard modern de notificació fefaent, complementant —i en molts casos superant en agilitat— mètodes tradicionals com el burofax.

Certificar totes les comunicacions no és únicament una millora operativa: és una decisió estratègica que garanteix seguretat jurídica i protegeix al procurador davant de futures disputes sobre el compliment de les seves obligacions professionals.