Email certificat: què és, com funciona i per a què serveix

L’email certificat és un correu electrònic amb validesa legal, capaç de demostrar qui el va enviar, a qui, quan i amb quin contingut. És l’alternativa digital al burofax, però més ràpida, més econòmica i amb la mateixa força probatòria.

Perquè tingui valor jurídic, intervé un proveïdor de confiança —com eEvidence— que actua com a testimoni independent de l’enviament, registra tota l’operació i genera un document signat electrònicament amb segell de temps qualificat, l’eEvid, que constitueix prova fefaent en judici.

En aquest article t’explicam de forma pràctica què és, com funciona, quines avantatges té i per a què s’usa un email certificat.

Què és un email certificat?

Un email certificat s’emmarca dins dels serveis d’entrega electrònica certificada, definit i regulat pel Reglament (UE) 910/2014 (Reglament eIDAS). A diferència d’un correu electrònic normal, ofereix:

• Acreditació de l’origen (remitent verificable).
• Acreditació del contingut (missatge íntegre i adjunts).
• Acreditació de la transmissió i lliurament (data, hora i estat).

En la pràctica, és un burofax digital: comunicació fefaent, vàlida com a prova legal en qualsevol procediment judicial o administratiu.

Com funciona un email certificat?

El procés és senzill:

1. L’emissor redacta un email com sempre, però el envia a través del servei d’email certificat.
2. El receptor rep el missatge en la seva bústia habitual, sense haver de fer res especial.
3. El proveïdor de confiança (eEvidence) certifica el procés:
   • Registra la data i hora exacta d’enviament.
   • Conserva el contingut íntegre del missatge i els seus adjunts.
   • Verifica els destinataris.
   • Genera un document PDF signat electrònicament (l’eEvid) que recull totes les evidències tècniques.

Aquest document és el que es pot presentar com a prova fefaent en cas de disputa legal.

Avantatges de l’email certificat

• Validesa legal: equiparable al burofax, plenament admesa en tribunals.
• Estalvi de costos: molt més econòmic que un burofax o carta certificada.
• Rapidesa: enviament immediat des d’ordinador o mòbil, sense desplaçaments.
• Integritat i autenticitat: ningú pot manipular el contingut, remitent o data.
• Traçabilitat: possibilitat de conèixer si el missatge s’ha rebut i gestionat en destí.
• Comoditat digital: tota l’evidència queda arxivada de forma segura online.

Per a què s’utilitza l’email certificat?

L’email certificat s’aplica en múltiples àmbits:

• Notificacions importants: avisos, reclamacions, baixes de serveis.
• Contractes i relacions comercials: formalitzacions, renovacions o resolucions.
• Comunicacions empresarials: amb clients, proveïdors o empleats.
• Administració pública: tràmits amb terminis i requisits formals.
• Procediments judicials: acreditar la comunicació prèvia exigida per la Llei 1/2025 (MASC).

Email certificat vs burofax: comparativa pràctica

FAQs

Un email certificat garanteix que el destinatari l’ha llegit?
No. Igual que en el burofax, el que s’acredita és que el missatge es va posar a disposició del destinatari en el seu servidor de correu. La llei no exigeix acreditar la lectura, només l’enviament i lliurament.

Necessito un servei qualificat perquè tingui validesa legal?
No. El Reglament eIDAS (art. 43.1) estableix que els serveis no qualificats també tenen efectes jurídics i són admissibles com a prova en judici.

Quina diferència hi ha entre un email certificat i un correu electrònic normal?
El correu normal no ofereix cap garantia tècnica ni legal: qualsevol podria qüestionar si es va enviar, què es va enviar o quan. L’email certificat aporta una evidència objectiva i immutable.

Què és l’eEvid d’eEvidence?
És el rebut electrònic que generem per a cada enviament: un PDF signat digitalment i amb segell de temps qualificat, que recull origen, contingut i lliurament de l’email.

Conclusió

L’email certificat és la forma més senzilla, econòmica i segura d’enviar comunicacions amb plena validesa legal. Substitueix al burofax en l’entorn digital, aporta prova fefaent d’origen, contingut i lliurament, i està reconegut pel Reglament eIDAS i la jurisprudència espanyola.

En definitiva, si necessites notificar, reclamar o acreditar una comunicació important, l’email certificat d’eEvidence és la solució més eficaç per fer-ho amb garanties legals i sense complicacions.