Email certificat en el sector assegurances: casos d'ús essencials per a corredors i assegurances

El correu electrònic certificat —com el proveït per eEvidence, incloent la seva integració amb plataformes de gestió com segElevia— és una eina d’ús preventiu dissenyada per aportar validesa legal a les comunicacions, un aspecte essencial en les operacions del sector assegurances.

Permet demostrar amb plena validesa jurídica l’enviament, el contingut complet (incloent adjunts) i el moment de recepció per part del destinatari.

Els principals casos d’ús de l’email certificat en assegurances poden agrupar-se en quatre grans àrees operatives:

1. Compliment normatiu i gestió de consentiments

L’email certificat juga un paper clau en el compliment de la Llei de Distribució d’Assegurances i del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).

Recollida de consentiments RGPD

Aquest és un dels casos més rellevants. Gràcies a la integració d’eEvidence amb segElevia/segNeurona, els corredors poden:

• Personalitzar les clàusules de consentiment RGPD.
• Enviar-les per email certificat, garantint traçabilitat i validesa legal.
• Recollir els consentiments en una pàgina d’aterratge certificada.
• Actualitzar automàticament els consentiments en la fitxa del client mitjançant el planificador d’activitats.

Altres casos habituals dins del compliment:

• Enviament de certificats de R.C. Professional a secretaris o fiscals.
• Resposta a requeriments documentals en auditories.

2. Gestions amb clients

L’email certificat permet deixar constància fefaent de comunicacions crítiques amb assegurats, reduint riscos i disputes:

• Enviament de fulles d’informació prèvia.
• Altes i baixes de clients.
• Comunicació d’anul·lació per impagament.
• Enviament de mandats SEPA.
• Remissió de certificats de cobertura, garanties comptades o certificats de beneficiari.
• Enviament de cartes de canvi de clau.
• Enviaments individuals o massius amb certificació legal.

Aquest tipus de comunicacions, especialment quan afecten a obligacions contractuals o financeres, requereixen demostrar que es van enviar correctament i que el seu contingut és íntegre.

3. Comunicacions amb companyies assegurances

L’email certificat aporta seguretat i prova documental en les interaccions amb assegurances:

• Notificacions de baixa de pòlisses.
• Reclamacions de rebuts no lliurats.
• Sol·licituds de rescat de pòlisses.
• Peticions d’informació per regularitzacions i enviament posterior a la companyia.

En aquests casos, és essencial comptar amb prova d’enviament i de contingut en cas de controvèrsia.

4. Gestió de sinistres

En la tramitació de sinistres, els terminis, la documentació i la traçabilitat són clau. L’email certificat permet:

• Acreditar interrupcions de terminis.
• Comunicar sinistres especials (com caducitat del període de reclamació).
• Enviar reiteracions per falta de documentació, retards en peritatges, enviament de finiquets, etc.
• Notificar a l’assegurat el tancament del sinistre per falta d’impuls.

La capacitat de certificar aquestes comunicacions redueix riscos legals i millora l’eficiència del departament de sinistres.

Per què l’email certificat és essencial en assegurances

A diferència del correu electrònic convencional —fàcilment manipulable i amb fluix valor probatori—, l’email certificat garanteix:

• Prova de l’enviament
• Prova del contingut (missatge i adjunts)
• Prova de la lliurament al servidor del destinatari
• Evidència immutable i verificable en el temps

Això minimitza l’exposició del corredor o assegurança davant de reclamacions, auditories o litigis.

En un sector on la documentació és abundant, els terminis són crítics i els conflictes poden tenir impacte econòmic, comptar amb evidències sòlides no és opcional: és una garantia operativa i jurídica.