Email Certificat vs. Entrega per Enllaç: Quan Acreditar l'Entrega i Quan l'Accés?

L’Evolució de la Prova Digital: Més Enllà de l’Entrega

L’email certificat s’ha consolidat com l’alternativa digital al burofax, proporcionant una comunicació electrònica amb plena validesa legal que acredita de forma fefaent l’origen, el contingut i l’entrega d’un missatge. Aquest servei, emmarcat dins dels serveis d’entrega electrònica certificada (ERDS) regulats pel Reglament eIDAS (UE) 910/2014, transforma el correu electrònic —històricament vulnerable i amb escàs valor probatori— en una prova sòlida davant qualsevol procediment judicial o administratiu.

El protocol de correu electrònic (SMTP) no va ser dissenyat per generar evidència sobre si un missatge va ser obert o no, i el cert és que no és un fet que realment sigui necessari acreditar: n’hi ha prou amb demostrar que la comunicació va ser enviada correctament, amb el seu contingut íntegre i posada a disposició del destinatari.

Per a aquelles situacions en què és útil o necessari acreditar l’accés actiu a una comunicació, eEvidence ofereix també l’entrega certificada mitjançant enllaç, una opció complementària pensada per registrar l’obertura i descàrrega de documents.

L’Email Certificat: Garantia de Contingut i Arribada al Servidor

El servei d’email certificat se centra en proporcionar una prova irrefutable del que es va comunicar (contingut íntegre), a qui es va dirigir i quan es va enviar i es va posar a disposició.

El que acredita l’email certificat:

Un email certificat genera evidència completa de tota la comunicació: verifica i acredita l’origen, registra el contingut íntegre del missatge i demostra que va ser lliurat correctament al destinatari.

• Acreditació de l’origen: verifica que l’adreça d’enviament correspon a un usuari registrat i registra la IP d’origen utilitzada durant la transmissió, la qual pot contrastar-se amb els registres SPF per confirmar la legitimitat tant del remitent com de la comunicació.
• Entrega al servidor: acredita que el missatge va ser rebut pel servidor de correu electrònic de destinació. Això es certifica mitjançant una confirmació d’acceptació o rebuig (per exemple, el codi 250 OK en la transmissió SMTP).
• Contingut inalterable: genera una empremta digital electrònica (electronic fingerprint) del missatge i els seus adjunts mitjançant una funció hash criptogràfica, garantint que el contingut no ha estat alterat.
• Força probatòria plena: el sistema genera un arxiu de certificació (l’eEvid) signat digitalment i incloent una marca de temps, garantint la integritat i validesa a llarg termini de la prova.

L’email certificat és, en la majoria dels casos, el canal més eficaç i suficient per complir els requisits legals de comunicació fefaent.

L’Entrega mitjançant Enllaç: Acreditant l’Accés i la Descàrrega

L’entrega certificada mitjançant enllaç és un canal d’enviament alternatiu que permet acreditar l’accés del destinatari a una comunicació o document.

El que acredita l’entrega per enllaç:

• Accés (obertura): registra quan el destinatari accedeix al contingut, acreditant així l’obertura de la comunicació.
• Descàrrega d’adjunts: si la comunicació inclou fitxers, també certifica la descàrrega dels mateixos.

Avantatge addicional: enviament de fitxers grans

El mètode d’entrega mitjançant enllaç evita les limitacions de mida imposades pels servidors de correu més comuns (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.), que restringeixen els adjunts a uns 25 MB per missatge. En lliurar el contingut mitjançant un enllaç de descàrrega segur, aquesta limitació desapareix permetent gestionar fitxers més pesats amb total traçabilitat.

Quan utilitzar-lo: quan és important acreditar que el destinatari ha accedit o ha descarregat un document, o quan la mida de l’enviament supera els límits habituals del correu electrònic.

Quan és Més Convenient Cada Canal?

Ambós mètodes són vàlids i segurs. L’elecció depèn de la naturalesa de la comunicació i del tipus d’evidència que es necessiti.

L’Estratègia Definitiva: la Complementarietat dels Canals

Lluny de competir, ambdós canals d’entrega es complementen.

L’email certificat ofereix validesa legal i traçabilitat tècnica en la majoria dels casos, mentre que l’entrega per enllaç afegeix la possibilitat de acreditar l’obertura quan la situació ho requereix.

Una única solució per a tots els escenaris:

• Moltes organitzacions utilitzen ambdós canals de forma simultània: envien una comunicació certificada per email i, en paral·lel, el mateix document mitjançant entrega per enllaç.
• Aquesta estratègia ofereix traçabilitat total: si el destinatari no accedeix a l’enllaç, eEvidence permet acreditar l’entrega de la comunicació mitjançant email certificat.

D’aquesta manera, cada empresa pot adaptar el nivell de traçabilitat a les seves necessitats concretes, sense renunciar ni a l’eficiència ni a la seguretat jurídica.

Preguntes Freqüents (FAQ)

L’entrega per enllaç té la mateixa validesa legal que l’email certificat?

Sí. Ambdós canals s’emmarquen en els serveis d’entrega electrònica certificada (ERDS) definits pel Reglament eIDAS i proporcionen evidències electròniques signades i verificables.

Puc usar els dos canals al mateix temps?

Sí, i de fet és recomanable quan es desitja reforçar la traçabilitat. L’email certificat acredita l’enviament i l’entrega, mentre que l’entrega per enllaç pot certificar l’accés.

Quin canal convé més per a documents confidencials?

L’entrega per enllaç és especialment útil, ja que el document no viatja adjunt al correu sinó allotjat en un entorn segur amb control d’accés.

L’accés a l’enllaç pot considerar-se prova de lectura?

Sí. El sistema registra l’acció del destinatari en accedir o descarregar, generant una evidència tècnica amb segell de temps que acredita l’obertura.

Són canals que es contracten per separat i amb preu diferent?

No. L’entrega mitjançant enllaç i l’email certificat són dos canals complementaris d’entrega electrònica certificada, disponibles en tots els plans de pagament sense distinció. L’ús de l’un o l’altre és decisió del client i no afecta el preu del servei.

Conclusió

L’email certificat segueix sent l’estàndard més eficaç i segur per a les comunicacions electròniques amb valor legal, oferint plena validesa jurídica i traçabilitat tècnica.

L’entrega per enllaç, per la seva banda, amplia les possibilitats probatòries en permetre acreditar l’accés o descàrrega del contingut, especialment útil en casos específics o en l’enviament de fitxers pesats.

Ambós mètodes, combinats o per separat, garanteixen comunicacions digitals segures, traçables i legalment vàlides.

Amb eEvidence, les empreses poden triar el nivell d’evidència que necessitin en cada cas, mantenint sempre la màxima fiabilitat i conformitat amb el Reglament eIDAS.