Agilitza els teus lloguers: signatura de contractes d'arrendament i reserves des del mòbil

En el sector immobiliari, el temps és el principal enemic de qualsevol operació. Des que un inquilí afirma que es queda amb un pis fins que es signa el contracte, existeix una finestra crítica en què l’operació pot refredar-se, retardar-se o perdre’s davant d’una altra oferta més àgil.

La signatura electrònica aplicada al lloguer no és només una qüestió de comoditat. És una eina directa de tancament d’operacions, que permet formalitzar reserves i contractes en el moment exacte de la decisió, sense renunciar a la seguretat jurídica que exigeixen propietaris i agències.

El mercat no espera, el teu contracte tampoc

Coordenar agendes per a una signatura presencial segueix sent un dels majors colls d’ampolla en la gestió de lloguers. Retards de dies per a una simple signatura generen incertesa, augmenten el risc de desistiment i obliguen a refer gestions comercials.

La signatura digital elimina aquest problema permetent que el contracte, o fins i tot una reserva amb senyal, es formalitzi en minuts. L’inquilí pot signar des del seu propi mòbil, sense desplaçaments ni esperes, i l’agència pot tancar l’operació en calent, quan l’interès està en el seu punt màxim.

1. Experiència zero fricció: signar sense aplicacions ni barreres tècniques

La facilitat d’ús és clau per no trencar l’experiència de l’inquilí. Qualsevol fricció tècnica —instal·lacions, registres complexos o descàrregues— introdueix dubtes innecessaris en un moment decisiu.

Amb la signatura electrònica, l’arrendatari rep un enllaç segur per correu electrònic o SMS certificats i signa directament des del navegador del seu smartphone, tauleta o ordinador. Aquest enfocament és especialment eficaç en lloguers d’estació, estudiants internacionals o clients que no es troben físicament a la ciutat on s’ubica l’immoble.

L’experiència és immediata, intuïtiva i coherent amb l’expectativa digital actual dels usuaris.

2. El sobre de signatura: contracte, inventari i aval en un sol procés

Un lloguer mai es limita a un únic document. Junt al contracte solen coexistir inventaris detallats, annexos, fitxes de l’inquilí, mandats SEPA o documents d’avalistes.

Els sobres de signatura permeten agrupar tots aquests documents en un únic enviament i un únic procés de signatura, fins i tot quan intervenen diversos signants. Inquilins, avalistes i representants de l’agència poden signar de forma ordenada, sense intercanviar múltiples correus ni enllaços dispersos.

Aquest enfocament no només estalvia temps administratiu, sinó que redueix errors, millora el seguiment i optimitza costos en gestionar tot l’expedient del lloguer com una sola operació.

3. Seguretat jurídica: la signatura amb efecte probatori

Un dels principals temors dels propietaris és la indefensió jurídica davant d’impagaments, conflictes contractuals o processos de desnonament. Per això, no totes les signatures electròniques ofereixen el mateix nivell de protecció.

La signatura electrònica certificada aporta una garantia addicional en certificar no només el document signat, sinó tot el procés que l’envolta. Cada contracte genera automàticament un rebut d’evidències (audit trail) que recull les dades essencials: identitat del signant, adreces IP, dates i hores exactes, i la integritat del document.

Aquest rebut es signa electrònicament i garanteix que el contracte no ha estat modificat després de la seva signatura, proporcionant una prova sòlida i admissible en procediments legals.

4. Custòdia i traçabilitat a llarg termini

En l’àmbit immobiliari, els conflictes no sempre sorgeixen immediatament. Per això, és fonamental que la documentació signada i les seves evidències romanguin accessibles en el temps.

Els contractes i rebuts d’evidències es custodien de forma segura durant un mínim de cinc anys, eliminant la dependència de l’arxiu físic i assegurant que l’agència o el propietari puguin acreditar els fets quan sigui necessari, fins i tot temps després de la signatura.

5. Més enllà del lloguer d’habitatge habitual

La signatura electrònica s’adapta a múltiples escenaris de l’ecosistema immobiliari. A més del contracte d’arrendament, permet digitalitzar processos com la signatura de contractes d’arras, reserves amb senyal econòmic, lloguer vacacional, mandats de gestió o acords en locals comercials.

També facilita la formalització de mandats SEPA i autoritzacions vinculades al cobrament de rendes, integrant tota la relació contractual en un flux digital coherent.

Preguntes freqüents (FAQ)

La signatura electrònica d’un contracte de lloguer té validesa legal a Espanya?
Sí. La signatura electrònica és plenament vàlida segons el Reglament eIDAS i la normativa espanyola. Sempre que el procés permeti identificar el signant, garantir la integritat del document i generar evidències de l’acte de signatura, el contracte té plena validesa jurídica.

Quina diferència hi ha entre una signatura electrònica simple i una signatura electrònica avançada?
La signatura electrònica avançada no només recull la signatura del document, sinó que acredita també als signants. Això proporciona un nivell probatori superior, especialment útil davant de conflictes legals en l’àmbit immobiliari.

Es poden signar diversos documents alhora en un contracte de lloguer?
Sí. Mitjançant els sobres de signatura és possible agrupar en un únic procés documents com el contracte, l’inventari, annexos, avals o mandats SEPA, fins i tot amb diversos signants. Tot queda tancat en un sol flux de signatura.

Durant quant de temps es conserven les evidències de la signatura?
Les evidències i els documents signats es custodien de forma segura durant un mínim de cinc anys, garantint la seva disponibilitat futura en cas de reclamacions, inspeccions o procediments judicials.

Conclusió

En un mercat competitiu, perdre una operació per culpa d’una signatura lenta és un luxe que cap agència es pot permetre. La signatura electrònica, i especialment l’ús de sobres de signatura, permet tancar lloguers en el moment decisiu, millorar l’experiència del client i reforçar la seguretat jurídica de propietaris i gestors.

Digitalitzar la signatura de contractes d’arrendament no és només modernitzar l’operativa. És tancar abans, amb menys fricció i amb major protecció legal.

Envia avui mateix el teu primer contracte de lloguer i comprova com tancar una operació abans que acabi el dia.