Índex de continguts
En l’operativa diària d’un taller mecànic o servei oficial hi ha una escena que es repeteix massa sovint. El client deixa el vehicle per a una revisió o reparació concreta i signa una fulla d’entrada bàsica. Tanmateix, un cop el cotxe és a l’elevador, el mecànic detecta una avaria addicional que convé reparar de seguida.
L’assessor de servei truca al client, explica la situació i rep una resposta ràpida: «sí, ja que hi és, arregla-ho també». El problema apareix en lliurar el vehicle. La factura és sensiblement més alta i el client respon: «jo no vaig autoritzar aquest import».
Sense una autorització documentada, la normativa de consum sol inclinar la balança a favor de l’usuari. El taller acaba assumint el cost de peces i mà d’obra o aplicant descomptes per evitar una reclamació formal.
Per què l’autorització verbal és un risc
L’autorització telefònica o verbal és el punt més feble de la facturació en postvenda. Encara que hi hagi bona fe per ambdues parts, la manca de prova escrita deixa el taller en una posició d’indefensió.
Alguns negocis opten per enregistrar les trucades, però aquesta via presenta diversos problemes. La gestió d’enregistraments implica obligacions estrictes en matèria de protecció de dades, consentiment express i custòdia segura. A més, un enregistrament no sempre és una prova àgil ni clara en una reclamació de consum.
L’alternativa no passa per fer tornar el client al taller per signar en paper, sinó per digitalitzar la fulla d’encàrrec i portar-la directament al mòbil del client.
La solució: pressupost addicional amb signatura immediata
La signatura electrònica permet formalitzar ampliacions de pressupost sense frenar el ritme del taller. Integrada amb el programari de gestió o el DMS, converteix una conversa telefònica en una autorització documentada en qüestió de segons.
Flux de treball segur i senzill
Detecció de l’avaria
El mecànic identifica la reparació addicional necessària i comunica l’abast a l’assessor de servei.Generació del pressupost extra
Des del sistema de gestió, es genera un document clar amb el concepte, import i abast de la reparació addicional.Enviament immediat al client
El client rep un SMS o email amb un enllaç segur: «El seu vehicle requereix una reparació addicional. Pressupost: 120 €. Premeu aquí per acceptar».Acceptació i signatura
El client revisa el document al seu mòbil i accepta mitjançant signatura electrònica, ja sigui amb un traç simple o amb un sistema d’autenticació reforçada.Autorització documentada
El taller rep la fulla d’encàrrec signada a l’instant i pot continuar la reparació amb plena seguretat jurídica.
Aquest procés elimina discussions posteriors i aporta transparència al client, que sap exactament què està autoritzant i per què.
Més enllà del taller: flotes i vehicles de substitució
La fulla d’encàrrec digital no només és útil per a tallers independents. En empreses de renting, flotes i mobilitat, la signatura electrònica és clau per reduir conflictes recurrents.
En la lliurament i recollida de vehicles de substitució, la signatura en tauleta permet documentar l’estat del cotxe, adjuntar fotografies i deixar constància de danys preexistents. Això evita discussions posteriors sobre esgarrapades, cops o nivells de combustible.
En l’àmbit de les multes de trànsit, l’ús de comunicacions certificades permet acreditar que el conductor va ser informat en termini, protegint l’empresa propietària del vehicle davant responsabilitats administratives.
Aspectes legals: quin tipus de signatura utilitzar
No totes les situacions requereixen el mateix nivell de robustesa jurídica. La clau està en adaptar la signatura al risc de l’operació.
La signatura electrònica simple sol ser suficient per a reparacions de baix import o intervencions habituals. Acredita el consentiment del client de forma ràpida i eficaç.
La signatura electrònica avançada, amb autenticació reforçada o captura biomètrica, és recomanable en reparacions d’alt cost, compravenda de vehicles, finançament o contractes de llarga durada. Aporta majors garanties sobre la identitat del signant i la integritat del document.
Transparència com a eina de fidelització
Formalitzar les reparacions addicionals no és un acte de desconfiança cap al client, sinó una mostra de professionalitat. El client agraeix rebre un pressupost clar per escrit abans d’autoritzar-lo, i el taller treballa amb la tranquil·litat de saber que cada reparació té recolzament documental.
En un entorn cada vegada més regulat i competitiu, la fulla d’encàrrec digital es converteix en una aliada clau per protegir marges, evitar conflictes i millorar l’experiència del client. La paraula pot generar dubtes; la signatura electrònica aporta certesa.
Preguntes freqüents (FAQ)
És vàlida legalment una autorització signada des del mòbil?
Sí. La signatura electrònica té plena validesa legal sempre que permeti identificar el signant i garantir la integritat del document.
Puc usar signatura simple per a qualsevol reparació?
Depèn de l’import i del risc. Per a reparacions habituals sol ser suficient, però en intervencions costoses és recomanable una signatura avançada.
El client pot negar després l’autorització?
Amb una fulla d’encàrrec signada electrònicament, el taller disposa d’una prova objectiva del consentiment, difícilment discutible en una reclamació.
Conclusió
La gestió de reparacions addicionals és un dels majors focus de conflicte als tallers mecànics. Digitalitzar la fulla d’encàrrec i formalitzar els pressupostos extres amb signatura electrònica permet eliminar ambigüitats, protegir el cobrament i reforçar la confiança del client.
En un sector on els marges són ajustats, convertir cada «sí, arregla-ho» en una autorització documentada marca la diferència entre assumir pèrdues o treballar amb seguretat i professionalitat.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui