Índex de continguts
Un sector amb alta exposició legal i comunicacions sensibles
La gestió de lloguers i arrendaments combina relacions contractuals de llarga durada amb un elevat volum de comunicacions crítiques: notificacions de renda, preavisos, requeriments de pagament, renovacions, resolucions contractuals o comunicacions d’incidències.
En aquest context, un dels majors riscos per a propietaris, gestors patrimonials i agències immobiliàries no és la falta de comunicació, sinó la impossibilitat de provar-la de forma fefaent quan sorgeix un conflicte.
L’ús de l’email certificat i la signatura electrònica permet professionalitzar la gestió del lloguer, reforçar la seguretat jurídica i reduir dràsticament el risc de disputes.
El repte principal: provar què es va comunicar, quan i a qui
En l’àmbit de l’arrendament urbà i comercial, moltes controvèrsies giren entorn de qüestions com:
- Es va notificar correctament una pujada de renda?
- Es va enviar el preavís de resolució dins de termini?
- L’inquilí va rebre el requeriment de pagament?
- Va acceptar expressament les condicions contractuals?
El correu electrònic convencional, encara que còmode, no ofereix garanties probatòries suficients. Davant d’una negació del destinatari, el seu valor com a prova és feble i fàcilment impugnable.
Aquí és on les eines d’entrega electrònica certificada i signatura electrònica marquen la diferència.
Email certificat: la base de la comunicació fefaent en lloguers
L’email certificat permet acreditar, de forma objectiva i verificable, els elements clau de qualsevol notificació:
- El contingut íntegre del missatge i els seus adjunts.
- La data i hora d’enviament.
- La lliurament al servidor del destinatari.
- La identitat del remitent.
En la gestió de lloguers, el seu ús continuat resulta especialment valuós per a:
- Preavisos de finalització o no renovació del contracte.
- Actualitzacions de renda conforme al contracte o a la normativa vigent.
- Requeriments de pagament i comunicacions per impagament.
- Notificacions d’obres, incidències o inspeccions.
- Comunicacions formals amb valor jurídic, sense recórrer al burofax.
En tractar-se d’un canal digital, escalable i automatitzable, l’email certificat permet integrar la fefaentència en el dia a dia, no només en situacions excepcionals.
Signatura electrònica: agilitat i validesa en la contractació i modificacions
La signatura electrònica complementa a l’email certificat en actuar sobre el document en si, garantint:
- Autenticitat del signant.
- Integritat del document.
- No repudi.
En l’àmbit dels arrendaments, la seva aplicació recurrent aporta un enorme valor operatiu:
- Signatura de contractes de lloguer sense desplaçaments.
- Acceptació d’anexos, pròrrogues o modificacions contractuals.
- Signatura d’acords de resolució anticipada.
- Aprovació de condicions especials (obres, ús de l’immoble, garanties addicionals).
La combinació de signatura electrònica per al document i email certificat per a la seva notificació crea un flux complet, traçable i jurídicament robust.
Processos recurrents, no usos puntuals
Un dels errors més habituals és considerar aquestes eines només per a conflictes o situacions límit. En realitat, el seu major valor apareix quan s’utilitzen de forma sistemàtica i recurrent:
- Cada contracte signat electrònicament.
- Cada comunicació rellevant enviada de forma certificada.
- Cada termini crític documentat.
Aquest enfocament redueix friccions, evita improvisacions i converteix la seguretat jurídica en un estàndard operatiu, no en una reacció tardana.
Integració i escalabilitat en la gestió professional
En entorns professionals (administradors de finques, property managers, plataformes de lloguer), solucions com eEvidence permeten:
- Integrar la certificació en els fluxos existents.
- Consultar estats i evidències mitjançant API.
- Gestionar grans volums de comunicacions amb costos controlats.
- Mantenir un arxiu probatori centralitzat i accessible.
Això resulta clau per a carteres amb desenes o centenars d’immobles, on la traçabilitat no pot dependre de gestions manuals.
Preguntes freqüents (FAQ)
És vàlid legalment notificar a un inquilí per email certificat?
Sí. L’email certificat és un mitjà fefaent que permet acreditar enviament, contingut i lliurament, amb plena validesa probatòria.
Què passa si l’inquilí diu que no va obrir el correu?
La validesa no depèn de la lectura, sinó de que la comunicació hagi estat posada a disposició del destinatari en el seu servidor de correu.
La signatura electrònica substitueix a la signatura manuscrita en contractes de lloguer?
En la majoria dels casos, sí. La signatura electrònica simple o avançada és plenament vàlida per a contractes privats d’arrendament.
Conclusió
La gestió moderna de lloguers i arrendaments exigeix alguna cosa més que enviar correus o signar documents: exigeix poder demostrar-ho.
L’email certificat blinda les notificacions; la signatura electrònica blinda els documents i l’acte formal de la signatura. Juntes, permeten a propietaris, gestors i agències operar amb major agilitat, menys risc i plena seguretat jurídica.
Integrar aquestes eines com a part habitual de l’operativa no només redueix conflictes, sinó que eleva el nivell professional de tota la gestió immobiliària.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui