Guia de Firma Electrònica: Tipus, Validesa Legal i Beneficis per a Empreses

No tinguis dubte que la firma electrònica ha arribat per quedar-se.

El cert és que cada vegada més professionals, empreses, i fins i tot particulars, ja han canviat la forma de signar documents, passant del paper a l’entorn digital. I els que no ho han fet encara, no tardaran a fer-ho.

Com a experts en solucions de confiança digital, en aquesta guia abordem els principals temes que has de saber sobre la firma electrònica, els diferents tipus de firma que existeixen, la seva validesa legal i els beneficis d’implementar-la als negocis.

Per cert, si estàs buscant un programari de firma electrònica per a la teva empresa, fes-li una ullada a eEvidSign d’eEvidence i utilitza la nostra guia “7 passos per escollir el millor programari de firma electrònica per al teu negoci” per no equivocar-te.

Què és la Firma Electrònica

La firma electrònica és un concepte més aviat legal usat per descrivir l’acceptació de forma electrònica d’un document, acord o contracte, també en format electrònic per part d’un o més signants.

Tècnicament parlant, el Reglament (UE) nº910/2014 - el principal marc regulatori en matèria de firma electrònica a tota la Unió Europea - defineix la firma electrònica de la següent manera:

Les dades en format electrònic annexos a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb ells que utilitza el signant per signar

Reglament (UE) nº910/2014 (Reglament eIDAS)

Així doncs, aquestes dades electròniques acompanyen a una informació, també en format electrònic, com podria ser un contracte en PDF o la política de cookies d’una empresa a la seva pàgina web (sí, això també és una firma electrònica!).

Firma Digital vs. Firma Electrònica

Firma digital i firma electrònica no són el mateix concepte. Encara que la diferència pot semblar sutil, no ho és per a auditors, jutges, perits informàtics o instruments de la llei.

Descrivim la firma digital com la tècnica emprada per aconseguir determinades firmes electròniques. Aquest mètode es basa en l’aplicació d’algoritmes criptogràfics i té com a objectiu (1) identificar a la persona que signa el document i (2) acreditar l’autenticitat del document signat.

Quan parlem de firma electrònica fem referència al concepte més ampli usat per celebrar un acord legal de manera electrònica. Mentre que quan parlem de firma digital fem referència al mètode tècnic emprat en alguns tipus de firma electrònica, que aporta majors garanties a una firma electrònica convencional. Així doncs, podem afirmar que totes les firmes digitals són firmes electròniques, però no al revés.

Beneficis de la Firma Electrònica a les Empreses

L’alt creixement de la firma electrònica s’explica per diferents motius. La transformació digital que portem vivint en aquests últims anys, l’aparició d’empreses amb models de negoci basats en el digital, la internacionalització d’empreses locals o nacionals, o grans acceleradors com la COVID-19, han empès als negocis a replantejar els seus processos interns i externs, recolzant-se en aquesta tecnologia com a aliat.

No hi ha dubte que tant professionals com empreses de totes les mides han adoptat la firma electrònica pel seu gran impacte positiu en els seus negocis, experimentant resultats positius en el curt termini i que es mantenen al llarg del temps.

Explora els beneficis que presenta la firma electrònica:

1. Majors Garanties i Seguretat Jurídica

La firma electrònica aporta un nivell de garanties i seguretat superior a la firma en paper:

• Els documents signats queden protegits i no podran ser alterats, garantint-se la seva immutabilitat i integritat en el temps

• S’incrementen les garanties que els documents electrònics signats no s’exposin a pèrdues, robatori, extraviament o manipulació, en comparació amb els documents signats en paper

• Els documents es lliuren únicament a les persones autoritzades per a la seva firma, assegurant la seva confidencialitat en el procés de firma

• L’accés a la firma de documents pot protegir-se mitjançant una clau secreta addicional, que només coneixen els signants autoritzats

• Millora del compliment gràcies al compliment de les lleis de manera segura i la possibilitat de demostrar-ho de manera efectiva

• Es generen evidències per acreditar el procés de firma. Per a cada procés de firma es genera un Certificat de firma o Audit Trail, el document probatori que recull totes les evidències que acrediten el procés de firma. Una particularitat de la solució de firma electrònica d’eEvidence és que proporciona un certificat que recull totes les evidències i que a més està signat electrònicament per garantir la seva autenticitat i immutabilitat en el temps - una pràctica que no tots els proveïdors de firma electrònica fan.

2. Estalvi en Costos i Eficiència Operativa

La firma electrònica juga un paper molt important en generar estalvi operatiu als negocis:

• Eliminació del cost associat a la impressió, la tinta, el paper i el manteniment del hardware

• Eliminació del cost d’arxivat físic de la documentació

• En el cas dels clients que utilitzen eEvidSign, s’obté una reducció significativa dels costos d’enviament certificat dels documents gràcies a l’enviament de la documentació mitjançant email certificat o SMS certificat - prescindint de l’elevat cost del burofax o la carta certificada postal i mantenint les mateixes garanties legals.

• Reducció de la càrrega administrativa de tot el procés de firma; preparació, enviament, seguiment, firma, recopilació i custòdia dels documents

• Reducció dels temps de firma dels documents, estimant-se que un alt percentatge es signarà el mateix dia hàbil

• Major facilitat i efectivitat per demostrar el procés de firma i la posada a disposició dels documents al signant, disminuint els riscos legals i econòmics associats a disputes i litigis

• Acceleració de processos empresarials crítics per al negoci, com les vendes o la contractació

3. Millora de l’Experiència de Firma

La firma electrònica proporciona una experiència superior per a totes les parts involucrades en una firma:

• Per als sol·licitants: el procés es torna més ràpid, còmode, intuïtiu i resulta menys tediós que el paperassa, podent arribar automatitzar-se per complet. Es poden adjuntar múltiples documents en una mateixa sol·licitud de firma, enviar-los a diversos signants alhora, i fer-ho des de qualsevol lloc. A més, facilita els negocis i les vendes a distància, evitant desplaçaments i totes aquelles restriccions habituals que comporta la presencialitat. Fixa’t com les empreses que usen la plataforma eEvidSign envien els seus documents a signar en tan sols 1 minut:

• Per als signants: el procés és molt més còmode que la firma en paper, podent signar des de qualsevol lloc i a través del dispositiu electrònic en què es trobin. L’accés als documents és segur i la firma es realitza en temps real, sense demores ni esperes de cap tipus. Si envies els teus documents a signar amb eEvidSign, així de fàcil signaran els signants:

4. Augmenta la Competitivitat de les Empreses

La firma electrònica suposa un abans i un després en la forma de fer negocis per a les empreses, estiguin orientades al client final (B2C) o a altres empreses (B2B).

A més de permetre vendes i contractacions a distància, es tracta d’una brillant eina per facilitar els processos legals i proveir d’una millor experiència als clients.

En casos com a les start-ups, els autònoms o les PIMEs, la implementació de la firma electrònica representa una optimització en els fluxos de treball i reducció del temps de retorn d’inversió important.

5. Sostenibilitat i Impacte Positiu en la Societat

A poc a poc anem deixant enrere un món addicte a la cel·lulosa.

En l’actualitat, cada vegada són més les organitzacions que estan incorporant la sostenibilitat com un dels seus valors i adaptant la seva estratègia empresarial a això. Per tant, es converteix en una doble victòria quan l’elecció de solucions més ecològiques suposa alhora un estalvi de temps i costos per a l’empresa.

La firma electrònica no només permet signar documents a distància, sinó que també té un gran impacte positiu en el nostre medi ambient i en la sostenibilitat en general.

Validesa Legal de la Firma Electrònica

Són legals les firmes electròniques?

Sí, les firmes electròniques són legals i pots usar-les amb plena confiança ja que estan reconegudes i regulades a la majoria de països del món.

L’existència d’aquests marcs regulatoris ha fet possible que la firma electrònica hagi estat adoptada ràpidament en l’àmbit professional per dur a terme l’acceptació de tot tipus de documents i acords importants, substituint la firma manuscrita en paper.

Veiem ara quin és el marc regulatori a les diferents regions.

1. Legalitat de la Firma Electrònica a la Unió Europea

A la Unió Europea s’ha establert un marc jurídic comú a tots els països conegut com a Reglament eIDAS, o Reglament (UE) nº910/2014, que reconeix i regula l’ús de la firma electrònica a tot el territori.

Entre altres aspectes, el Reglament eIDAS estableix que no se li podrà denegar efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a cap firma pel mer fet d’estar en format electrònic.

Addicionalment, el Reglament eIDAS reconeix i estableix tres tipus de firmes electròniques amb diferents nivells de garanties pel que fa al seu valor legal i probatori. Profunditzem més sobre aquest punt en el següent apartat.

2. Legalitat de la Firma Electrònica a Espanya

Les firmes electròniques estan legalment reconegudes a Espanya i estan previstes en el Reglament eIDAS 910/2014, la Llei 6/2020, de 11 de novembre, sobre determinats aspectes dels Serveis Electrònics de Confiança, i la Llei 34/2002 de Comerç Electrònic.

En primer lloc, en ser Espanya un dels Estats membres de la Unió Europea, el disposat en el Reglament eIDAS de la Unió Europea regeix i és d’aplicació directa a Espanya. El Reglament eIDAS deroga la Directiva 1999/93/CE. Aquest Reglament, al seu Capítol 3 “Serveis de Confiança” i a la seva Secció 4 “Firmes Electròniques”, regula l’ús de les firmes electròniques i digitals a tota la UE, inclosa Espanya.

En segon lloc i d’acord amb la legislació espanyola, la firma electrònica està regulada per la Llei 6/2020, de 11 de novembre, sobre determinats aspectes dels Serveis Electrònics de Confiança (“Llei 6/2020”). Aquesta llei complementa el Reglament eIDAS en aquells aspectes que no han estat harmonitzats, com el règim de responsabilitat, o el règim sancionador, entre d’altres. Així mateix, la Llei 34/2002, de Comerç Electrònic, estableix disposicions addicionals relatives a l’exigibilitat dels contractes celebrats a través de mitjans electrònics.

3. Legalitat de la Firma Electrònica als Estats Units

Als Estats Units també existeix un marc regulatori comú per a la firma electrònica compost per dues lleis diferents:

• UETA, Uniform Electronic Transactions Act presentada per la National Conference of Commissioners of Uniform State Laws (NCCUSL) el 1999, i
• ESIGN, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act el 2000. En ambdós casos, s’atorga a les firmes electròniques la mateixa validesa i efecte legal que les firmes manuscrites.

4. Legalitat de la Firma Electrònica a la Resta de Països del Món

Per a la resta de països del món trobem diferents interpretacions que permeten establir un marc legal bàsic a tot el món, com són les directrius de la OCDE, UNCITRAL de Nacions Unides i les de la Cambra de Comerç Internacional (ICC).

De forma similar al que ocorre a la Unió Europea o Estats Units, la majoria de països del món atorguen plena validesa legal i reconeixen l’ús de firma electrònica. Entre aquests països trobem: Argentina, Austràlia, Canadà, Xile, Xina, Colòmbia, Costa Rica, Corea del Sud, Equador, Emirats Àrabs Units, Filipines, Guatemala, Hondures, Hong Kong, Índia, Japó, Mèxic, Nicaragua, Nova Zelanda, Paraguai, Perú, República Dominicana, Rússia Singapur, Sud-àfrica, Suïssa, Turquia, Uruguai i Veneçuela.

Tipus de Firma Electrònica

Existeixen diferents tipus de firma electrònica al mercat.

Particularment a la Unió Europea, el Reglament eIDAS reconeix tres tipus de firmes electròniques:

• Firma electrònica simple (SES)
• Firma electrònica avançada (AES)
• Firma electrònica qualificada (QES)

Cal destacar que els tres tipus de firmes tenen efectes legals. Les diferències entre elles recauen en el nivell de garanties que aporta cadascuna pel que fa al valor legal i probatori.

Addicionalment, les empreses que usen la solució de firma electrònica eEvidSign compten sempre amb el recolzament del certificat de firma, que permet acreditar el procés amb les evidències electròniques pertinents independentment del tipus de firma escollit.

Veiem ara en què consisteix cadascuna i en què es diferencien.

1. Firma Electrònica Simple (SES)

La firma electrònica simple és la més senzilla de les tres i compta amb els efectes legals suficients per a la gran majoria de documents i casos d’ús. Es tracta del tipus de firma més estès per a ús personal i professional.

Atès a l’article 3 del Reglament eIDAS, una firma electrònica simple seria:

“Les dades en format electrònic annexos a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb ells que utilitza el signant per signar.”

Art. 3, Reglament (UE) nº910/2014

Exemples d’una firma electrònica simple serien:

• Premer un botó d’accepto la política de tractament de dades o cookies en una web
• Dibuixar una firma mitjançant un dispositiu electrònic damunt d’un document
• Marcar una casella d’acceptació d’un contracte en una aplicació de firma electrònica

2. Firma Electrònica Avançada (AES)

La firma electrònica avançada és aquella firma que permet identificar inequívocament al signant i verificar l’autenticitat del document signat. Aporta un nivell de garanties superior a la firma simple.

Quins requisits ha de tenir una firma per ser considerada avançada? Segons l’article 26 del Reglament eIDAS, una firma electrònica es considerarà avançada quan compleixi amb els següents requisits:

• «estar vinculada al signant de manera única;
• permetre la identificació del signant;
• haver estat creada utilitzant dades de creació de la firma electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu, i
• estar vinculada amb les dades signades per la mateixa de manera tal que qualsevol modificació ulterior de les mateixes sigui detectable»__.

Existeixen diferents tipus de firma electrònica avançada, que varien en funció del mètode que s’utilitza per a la identificació del signant i del sistema de signat. Entre les més comunes trobem:

• Firma avançada OTP: s’envia clau única per SMS al signant per verificar la seva identitat
• Firma avançada biomètrica: es recopilen dades biomètriques del seu dispositiu de firma per verificar la seva identitat, amb més o menys precisió, sempre que sigui possible
• Firma avançada amb certificat digital d’un sol ús: es combina la firma OTP per verificar la identitat del signant amb l’emissió d’un certificat digital d’un sol ús creat al moment per a la firma del document
• Firma avançada amb certificat digital: el signant signa amb el seu certificat digital, que prèviament ha obtingut d’una entitat qualificada autoritzada

3. Firma Electrònica Qualificada (QES)

La firma electrònica qualificada és la firma més segura, i també la més complexa, considerada l’única firma digital equivalent a la firma manuscrita.

Es tracta d’una firma avançada creada per un dispositiu qualificat de creació de firmes electròniques, i que es basa en un certificat digital qualificat per a firmes electròniques (article 3.12 del Reglament eIDAS). Aquest certificat digital ha de ser emès per una entitat qualificada, qui ha verificat inequívocament la identitat del signant.

És el nivell més elevat de firma, que gaudeix de presumpció de validesa jurídica - en cas de conflicte serà considerada com a vàlida sense necessitat d’aportar evidències addicionals.

La firma electrònica qualificada se sol reservar principalment per a tràmits amb l’administració, ja que és altament complexa i costosa de dur a terme. És molt poc habitual trobar-la en documents privats de professionals i empreses.

Quins Documents Puc Signar amb Firma Electrònica

Tècnicament parlant, qualsevol document que requereixi una acceptació pot ser signat electrònicament, independentment del tipus de firma utilitzat.

A Espanya concretament, la llei 6/2020 no conté transaccions específiques que requereixin l’ús d’una firma electrònica avançada o qualificada. Per tant, generalment, les parts poden usar qualsevol forma de firma electrònica per crear contractes vàlids que no necessiten garanties addicionals.

Des d’una perspectiva pràctica, seria acceptable utilitzar qualsevol tipus de firma electrònica per a documents privats.

A la següent imatge pots veure un resum dels principals documents que pots signar:

Passa’t a la Firma Electrònica d’eEvidSign

Signar documents no ha de ser tediós, poc segur jurídicament parlant o costar un dineral a la teva empresa. Tot el contrari.

Et presento eEvidSign, la solució de firma electrònica d’eEvidence ideal per a les empreses que busquen gestionar la firma de documents de forma àgil, intuïtiva, segura i a un preu just, fins i tot a gran escala.

La solució ofereix dos productes de firma electrònica diferenciats:

• eEvidSign Plataforma - La plataforma cloud de firma electrònica senzilla i fàcil d’usar que permet gestionar els teus processos de firma i enviar els teus documents a signar en 1 minut. Ideal per a professionals independents i empreses petites, que s’inicien en la firma electrònica o que ja estan treballant amb algun programa similar i busquen un producte simple, que ofereix una seguretat jurídica superior i amb la filosofia de preu just que caracteritza a eEvidence.

• eEvidSign API - La potent API de firma electrònica que ofereix la màxima flexibilitat per crear experiències de firma a mida i integrades amb els fluxos de treball, sistemes i entorns de cada empresa. Ideal per a empreses mitjanes i grans que necessiten una solució a mida i aspiren a proporcionar una experiència de firma perfectament alineada amb la seva excel·lent experiència de client.

Si estàs buscant un proveïdor confiable, expert i honest, t’anim a que exploris la nostra solució de firma electrònica eEvidSign, que compleix amb els marcs regulatoris més estrictes a nivell global.

Benvinguts a la firma electrònica, la forma millor de signar documents.