7 Passos per Escollir el Millor Programari de Firma Electrònica per a la Teva Empresa

Et dono la benvinguda al fantàstic món de la firma electrònica - va dir en veu radiofònica.

Sabem que escollir el millor programari de firma electrònica per a la teva empresa pot arribar a ser aclaparador. Multitud de proveïdors, que si plataformes i APIs de firma, diferents tipus de firma, funcions per això i allò, etc.

Anem a intentar posar-t’ho més fàcil.

Com a experts en serveis de confiança digital, hem creat aquesta guia amb l’objectiu d’ajudar-te a prendre de la decisió correcta, analitzant pas a pas els aspectes més importants a l’hora d’escollir amb quin proveïdor i eina de firma electrònica vols treballar. D’aquesta manera, podràs realitzar una anàlisi més o menys completa, de forma ràpida i efectiva que t’ajudi a no equivocar-te.

Per cert, si encara no estàs molt familiaritzat amb la firma electrònica i vols repassar els conceptes més importants, com la seva validesa legal, els tipus de firma que existeixen i els seus beneficis a nivell professional, fes una ullada a la nostra guia sobre firma electrònica.

Pas 1. Defineix el que el Teu Negoci Necessita

El primer és que comencis per definir què és el que realment és important per a tu i els teus clients a l’hora de signar. Les necessitats del teu negoci són el primer, després busca les eines que millor s’adaptin al que realment necessites.

Comença per escriure un llistat simple amb els aspectes essencials pel que fa a:

• El procés de firma actual - Com estàs signant actualment i quins són els passos a realitzar. Si t’ajuda, dibuixa el procés de forma visual. Parlar amb aquells companys que estiguin directament involucrats en el procés t’ajudarà.

• El nou procés de firma - Com t’agradaria signar i quines són les millores que t’agradaria implementar. Visualitza el nou procés i els passos a seguir, pots fins i tot planificar dues fases d’implementació per començar amb l’essencial primer. Considera, si és necessari, involucrar algú de l’equip legal intern o extern.

• Experiència d’ús - Com necessites que sigui l’experiència per als usuaris de la solució de firma. Pensar en els empleats que usaràn l’eina és fonamental. Escolta els seus requisits i anota els aspectes de millora de com treballen actualment.

• Experiència de firma - Com necessites que sigui l’experiència de firma per als signants - és a dir, els teus clients, empleats o col·laboradors. Tingues en compte el seu nivell de maneig amb eines tecnològiques, des d’on vols que signin, el feedback que t’han donat sobre el procés actual, etc.

• Documents - Quin tipus de documents vas a signar i quin és el volum aproximat de documents de forma mensual o anual. Serà major, menor o semblant a l’actual? Esperes que el volum de documents a signar pugi si el volum de negoci puja?

• Connectivitat - Una plataforma web des d’on gestionar els documents a enviar és suficient? Necessites que l’eina es connecti amb altres programaris que uses al teu dia a dia? Vols integrar la firma en els teus processos o entorns web?

• Pressupost - Pensa en quin pressupost tens disponible o pots dedicar per a una eina de firma electrònica o per al projecte.

• Altres elements desitjables - Pots llistar aquells elements que no són fonamentals, però si desitjables.

Quan tinguis el llistat dels requisits importants, segueix amb la guia per avaluar els aspectes fonamentals del proveïdor o proveïdors que has seleccionat.

Pas 2. Avalua la Usabilitat i l’Experiència de Firma

És fonamental que treballis amb una aplicació que proporcioni una experiència gratificant per a ambdues parts - sol·licitants i signants.

Com a sol·licitant, et resultarà clau avaluar aspectes com:

• Què tan fàcil i intuïtiu resulta accedir i usar el programa
• Què tan fàcil i intuïtiu resulta enviar els documents a signar, visualitzar els processos de firma que tens en marxa o com visualitzar i descarregar els documents signats
• Quin grau de complexitat té l’eina i si es necessita molta formació per començar o si pots començar sense aprenentatge previ

L’ideal és que sigui una eina fàcil d’usar, intuïtiva, segura i que compleixi els requisits dels empleats que la usaràn.

Toma com a exemple la plataforma de firma electrònica eEvidSign, que et permet enviar documents a signar en 1 minut:

I com a signant, serà important avaluar aspectes com:

• Què tan intuïtiva i àgil és l’experiència de firma - Com reben els signants els documents per signar? És fàcil accedir a la plataforma de firma? Tarda molt en carregar? Poden visualitzar bé tots els documents?
• Què han de fer per signar - Dibuixen la seva firma? Premen un botó? Marquen una casella amb un check?
• Quines habilitats tècniques i tecnològiques necessiten - Com són els teus clients? Qualsevol d’ells podria signar?
• Si necessiten instal·lar un programa per signar
• Si signar té cost algun per a ells

L’objectiu és que sigui un procés àgil i còmode per als signants.

Fixa’t com signaria una persona quan li envien els documents a signar a través de la plataforma eEvidSign:

Pas 3. Avalua el Tipus de Firma i les Funcions que Necessites

Per a la majoria de casos d’ús una firma electrònica simple amb valor legal resultarà suficient i proporcionarà una experiència fàcil, ràpida i segura. A més, gràcies al certificat del procés de firma (Audit Trail) tindràs les evidències per acreditar el procés de firma.

Avalua si necessites garanties addicionals en els teus processos de firma, com l’autenticació dels signants, i si realment et mereix la pena pagar per elles - de ser així, considera usar una firma electrònica avançada.

Pel que fa a funcions, prepara’t per entrar en una espècie de scape room. Cada proveïdor és un món i és possible que et trobis amb un sense fi de funcions que no saps molt bé el que signifiquen i els noms dels quals et semblaran rimbombants. Comparar no és una tasca gens fàcil. A vegades em pregunto per què els de màrqueting es complicaran tant… 🤔

Per posar-t’ho fàcil, hem llistat els elements i funcions que considerem que podrien resultar-te més interessants:

• Panell de firmes: espai a l’aplicació on pots consultar els teus processos de firma i el seu estat, veure ràpidament quins signants no han signat encara, així com veure i descarregar els documents signats

• Sobres de firma: un sobre de firma permet incloure múltiples documents per a múltiples signants en una mateixa sol·licitud de firma

• Firma multidispositiu: el signant pot realitzar el procés de firma des de qualsevol dispositiu, visualitzant correctament els documents a signar i podent realitzar còmodament la firma

• Ubicació de les firmes: de forma visual pots ubicar on vols que signi cada signant al document. Fixa’t com es veu l’editor de firmes a eEvidSign

• Enviaments massius: enviar múltiples documents a múltiples signants alhora, evitant crear múltiples sol·licituds

• Firma múltiple: habilita la firma de diversos documents alhora, evitant l’embull d’enviar correus separats i que els signants hagin d’anar signant un per un

• Certificació de la sol·licitud de firma de documents: aquesta és una particularitat única de l’eina eEvidSign, que envia el correu de petició de firma de documents als signants a través de l’email certificat. Gràcies a això, podràs demostrar de manera fefaent que has posat a disposició del signant uns documents per signar - es tracta de l’equivalent digital al burofax.

• Certificat de firma (Audit Trail): document probatori que acredita tot el procés de firma. En aquest vídeo pots veure més informació

• Recordatoris automàtics i programables als signants que encara no han signat

• Venciment de la firma: estableix una data de venciment del procés de firma

• Accés segur als documents: a més d’enviar l’enllaç segur de firma només als signants autoritzats, pots afegir una contrasenya que només coneixerà el signant per reforçar l’accés

• Custòdia de documents: els documents signats i els certificats de firma es custodien de forma segura a l’aplicació - fixa’t sempre en les limitacions de mida d’emmagatzematge, de temps, costos extra, etc.

• Auto-ompliment de documents: omple automàticament contractes i altres documents en funció d’una sèrie de dades, estalviant temps i minimitzant errors en la preparació i enviament de documents. Aquesta sol ser una funció avançada únicament disponible per a llicències superiors o per a clients amb API d’integració.

• Sol·licituds de firma multi-canal: envia les sol·licituds de firma de documents a través d’email, email certificat, sms, sms certificat, WhatsApp, link, en una web, etc.

Pas 4. Avalua les Garanties i la Seguretat Jurídica

Més enllà de la confiança que t’inspiri cada proveïdor o del conegut que pugui ser, assegura’t que les garanties que et proporciona són les més adequades.

Aquí tens un breu llistat dels aspectes que recomanem validar:

• Compliment normatiu amb el marc legal del teu país o territori - per exemple, a Espanya i la resta de la UE fixa’t que les firmes compleixin el Reglament eIDAS. Això garantirà que els acords siguin legalment vinculants i que les teves firmes tinguin unes garanties mínimes.

• Prestador de serveis de confiança - tracta d’escollir un proveïdor especialitzat en la prestació de serveis de confiança com les comunicacions certificades, la firma electrònica o la identificació electrònica. Per exemple, a eEvidence portem més de 20 anys dedicats a això.

• Serveis i funcions que aporten un grau de garanties superior - com la certificació de les sol·licituds de firma, l’accés protegit a la firma de documents mitjançant clau secreta, els sistemes d’autenticació del signant, l’encriptació de les dades, entre d’altres.

• Confiabilitat de la plataforma - sempre que sigui possible, avalua el nivell de fiabilitat que ofereix la plataforma de cada proveïdor. Hi ha proveïdors transparents amb això que ofereixen una pàgina de l’estat i rendiment dels seus serveis, com aquesta que ofereix eEvidence. Això et donarà una idea de la fiabilitat que pots esperar del servei; com més a prop del 100% millor. I per a aquells clients que ho necessitin, també hi ha proveïdors com eEvidence que poden arribar a oferir per contracte un acord de servei del 99,99% (SLA).

• Certificat del procés de firma (Audit Trail) - no només t’has d’assegurar que per a cada procés de firma reps el certificat o audit trail, sinó que el document ha d’estar signat electrònicament per l’empresa per protegir la seva autenticitat i immutabilitat en el temps (de no ser així, el document no et servirà de gaire perquè qualsevol podria alterar-lo o modificar-lo i les evidències perdrien sentit). Aquesta és una particularitat que valoren especialment les empreses que usen eEvidSign per a la firma electrònica. Per comprovar que el document està signat electrònicament, simplement obrint-lo amb un programa de lectura o edició de PDFs i fixa’t si apareix un missatge com aquest a la capçalera:

Pas 5. Escalabilitat de la Solució

Les teves necessitats de firma poden variar en el temps per multitud de raons.

Et recomanem assegurar-te d’escollir un proveïdor que t’ofereixi varietat de plans i funcions que et permetin continuar amb la plataforma a mesura que el teu negoci va creixent. Així evitaràs haver de realitzar canvis en el futur i assumir els costos de canvi, que poden arribar a ser alts per segons quines empreses.

Per a això, recomanem fer una ullada al següent:

• Llicències / plans de servei - Escull un proveïdor que et permeti començar per l’essencial i que tingui opcions superiors per anar creixent, ja sigui que necessitis més volum de firmes, més usuaris, funcions avançades o serveis addicionals.

• Connectivitat i integracions - Fixa’t si el proveïdor disposa únicament de la plataforma web de firma, si ofereix integracions amb programaris de tercers, o si també ofereix una API per a desenvolupadors que vulguin integrar la firma en els seus sistemes i processos. No és necessari que contractis tot des de l’inici, però sí que és bo saber que en el moment en què les teves necessitats canviïn podràs seguir comptant amb ells.

• Tarifes - Per últim, és important avaluar si les tarifes del teu proveïdor són escalables i eficients a mesura que les teves necessitats canvien. Pots augmentar de pla sense que els costos es disparen? Pots tornar a un pla inferior quan vulguis? Tracta de veure si pots aconseguir un estalvi operatiu a mesura que vas incrementant l’ús, especialment quan parlem de signar documents a gran escala.

Pas 6. Producte Estàndard vs. Solució a Mida

Necessites una solució de firma a mida o una plataforma estàndard és suficient?

• Producte estàndard - Per a la majoria de professionals i PIMEs, una plataforma de firma estàndard serà més que suficient. La usabilitat i les funcions s’adaptaran més o menys a l’operativa de firma desitjada i als requisits definits. La contractació serà ràpida, fins i tot self-service a través de la web del proveïdor, i començar serà pràcticament immediat.

• Solució a mida - Quan parlem d’empreses amb necessitats molt particulars, alts volums de firma, processos de firma integrada amb altres programaris, sistemes o a la web, un producte estàndard segurament no és la millor solució. En aquests casos, opta sempre per considerar una solució a mida per a la teva empresa. Aquí és on entra en joc la capacitat del proveïdor de crear o personalitzar una solució que s’adapti als requisits del teu negoci, assessorant-te des de l’inici, personalitzant el producte a les necessitats específiques i als casos d’ús, oferint-te les funcions avançades, la connectivitat i les integracions que necessites. Més que d’un producte, parlem d’una solució.

En funció del que requereixis, compta amb un proveïdor o altre. Per exemple, a eEvidence podem oferir-te ambdues opcions: la nostra plataforma de firma electrònica estàndard o una solució de firma electrònica a mida.

Pas 7. Preu i Model de Costos

Per què enganyar-nos, el preu és un dels factors més decisius a l’hora de prendre una decisió. L’intel·ligent és deixar el preu per al final, un cop has avaluat els punts anteriors i tens clar què necessites i què et ofereix cada proveïdor. Només així podràs entendre si et resulta convenient o no.

En aquest punt, realitza un càlcul aproximat de l’ús de la solució al llarg del temps per assegurar-te d’obtenir la millor relació qualitat-preu i avalua els diferents elements del model de costos de cada proveïdor. Pots guiar-te amb aquesta breu anàlisi:

• Tipus de pla - Es tracta d’una subscripció, un paquet de firmes o pagament per firma? Encara que una solució de pagament per firma pugui semblar la més convenient en el moment, sol acabar sent la més cara i limitant.

• Tipus d’unitat de mesura - Pagament per usuari, per firmes, per les funcions incloses o per altres conceptes? És important tenir clar quin és la unitat de mesura del teu pla i saber com varien els costos en funció d’aquesta unitat de mesura. Un dels aspectes que més valoren els nostres clients són els “sobres de firma” d’eEvidSign, que permeten enviar múltiples documents a múltiples signants comptant com si fos sola firma, proporcionant-los un major estalvi i eficiència.

• Tipus de pagament - Es paga una sola vegada a l’inici o periòdicament? Et encaixen les condicions estàndard o necessites alguna cosa personalitzada? La flexibilitat en els pagaments sempre és important per a qualsevol negoci.

• El que inclou - Inclou les característiques que necessites? Què és l’indispensable per al teu negoci i de què pots prescindir? Probablement hi haurà funcions que et resultaran accessòries i segurament no arribaràs a utilitzar mai, per la qual cosa segurament no et mereix la pena pagar per elles.

• El que guanyaràs - Quant estalvi generaràs respecte al sistema de firma que tens actualment? En implementar aquest nou programa de firma electrònica podré augmentar el meu negoci, tancar més vendes, contractar nous empleats a distància, etc.? Visualitza el que guanyaràs, a curt, mitjà i llarg termini.

• El que pagaràs - Pregunta’t si es tracta d’un preu just o no, si és assequible o està fora del teu pressupost, si és correcte o és car pel que ofereix.

Per últim, si vas a realitzar un ús a gran escala o creus que estàs pagant massa per la teva solució actual i busques una alternativa, els nostres experts poden ajudar-te a optimitzar els teus costos i aconseguir l’estalvi que estàs buscant.

Considera la Firma Electrònica d’eEvidSign

Ara que ja tens clars els passos a seguir i els diferents aspectes a tenir en compte per avaluar una eina de firma electrònica per a la teva empresa, et proposem afegir eEvidSign a la teva llista de favorits.

Des d’eEvidence creiem que signar documents no ha de ser tediós, poc segur jurídicament parlant o costar un dineral a la teva empresa. Tot el contrari.

Per si encara no ens coneixes: eEvidence és un proveïdor de serveis de confiança líder a nivell global especialitzat en comunicacions electròniques certificades i serveis de firma electrònica. Durant els últims 20 anys, més de 22.000 clients en 130 països han escollit treballar amb nosaltres.

La solució de firma electrònica eEvidSign és ideal per a les empreses que busquen gestionar la firma de documents de forma àgil, intuïtiva, segura i a un preu just, fins i tot a gran escala.

Segons les teves necessitats i nivell d’ús, pots escollir entre dos productes de firma electrònica:

• eEvidSign Plataforma - La plataforma de firma electrònica al núvol senzilla i fàcil d’usar que permet gestionar els teus processos de firma còmodament i enviar els teus documents a signar en 1 minut. És un producte ideal per a professionals independents i empreses petites, que s’inicien en la firma electrònica o que ja estan treballant amb algun programa similar i busquen un producte intuïtiu, que ofereix una seguretat jurídica superior i amb la filosofia de preu just que caracteritza a eEvidence.

• eEvidSign API - La potent API de firma electrònica que ofereix la màxima flexibilitat per crear experiències de firma a mida i integrades amb els fluxos de treball, sistemes i entorns del client. Ideal per a les empreses mitjanes i grans que necessiten una solució a mida i aspiren a proporcionar una experiència de firma perfectament alineada amb la seva excel·lent experiència de client i els seus estàndards de marca.

La solució compleix amb els principals reglaments i marcs regulatoris a nivell global, com el Reglament eIDAS a la Unió Europea, garantint l’admissibilitat de les firmes que realitzis amb la nostra aplicació.

Si estàs buscant un proveïdor confiable, expert i honest, som la teva elecció.

Benvingut a la firma electrònica!