Índex de continguts
El coll d’ampolla al departament de Compras
En la gestió de la cadena de subministrament (Supply Chain), la velocitat és un factor competitiu. Tanmateix, el procés d’alta i homologació d’un nou proveïdor sol convertir-se en un fre administratiu que retarda operacions crítiques.
L’escenari és habitual:
- S’envia un NDA per correu electrònic.
- El proveïdor el imprimeix, el signa, l’escaneja i el retorna.
- S’envia el Codi Ètic.
- Sorgeixen dubtes, noves versions, adjunts creuats.
- Finalment, es negocia i signa el contracte marc.
El resultat: setmanes d’intercanvi de correus, documents duplicats i, en ocasions, proveïdors que comencen a treballar abans que existeixi un marc contractual formalitzat. Això exposa l’empresa a riscos legals, financers i reputacionals.
La solució no passa per enviar més recordatoris. Passa per redissenyar el flux.
D’Outlook a l’ERP: automatització «Zero-Touch» via API
La homologació moderna no s’ha de gestionar manualment des del correu corporatiu. S’ha d’integrar en el propi ERP (SAP, Oracle, Dynamics o altres sistemes interns). L’objectiu és simple: que el responsable de compres premi «Iniciar Homologació» i que el sistema executi automàticament el flux complet de signatura.
1. NDA immediat abans de compartir informació sensible
Abans d’enviar plànols tècnics, especificacions o preus estratègics, el proveïdor ha de signar un Acord de Confidencialitat.
Amb integració via API:
- El NDA es genera automàticament des de l’ERP.
- S’envia al proveïdor per signatura electrònica.
- El document signat s’arxiva automàticament a la seva fitxa.
Des del punt de vista jurídic, el segell de temps i la integritat criptogràfica garanteixen que la confidencialitat va quedar formalitzada abans d’intercanviar informació sensible. Això és essencial en sectors industrials, tecnològics o farmacèutics.
2. Codi Ètic, ESG i compliment normatiu
Les organitzacions són cada vegada més responsables de la conducta de la seva cadena de subministrament: treball infantil, corrupció, impacte ambiental o compliment normatiu.
Enviar un PDF informatiu no és suficient. Cal acreditar que el proveïdor:
- Va rebre el document.
- El va acceptar expressament.
- Ho va fer en una data concreta.
Una acceptació electrònica certificada genera evidència de due diligence davant auditories ISO, revisions de compliance o inspeccions regulatòries. A més, elimina la necessitat de perseguir signatures físiques o escanejats informals.
3. Contracte Marc: integritat i poders de representació
Quan es negocien condicions econòmiques, penalitzacions per incompliment o volums mínims, el risc financer és elevat.
En aquest punt, la signatura electrònica avançada aporta dues garanties essencials:
- Integritat del document: Mitjançant tecnologies com el hash SHA-256 i la signatura electrònica aplicada als documents, qualsevol alteració posterior del contracte és detectable matemàticament.
- Vinculació amb la identitat del signant: Permet acreditar que qui signa actua en representació vàlida de l’empresa proveïdora.
En cas de litigi, aquesta traçabilitat redueix significativament la possibilitat d’impugnació per manipulació o manca de consentiment vàlid.
Més enllà de l’alta: actualitzacions i canvis contractuals
La relació amb el proveïdor no acaba amb el contracte inicial, ja que en contextos de volatilitat de preus és habitual:
- Actualitzar tarifes.
- Modificar terminis de lliurament.
- Ajustar condicions logístiques.
Enviar un Excel adjunt en un correu ordinari no garanteix que el proveïdor hagi acceptat formalment els canvis.
L’ús de comunicacions certificades permet demostrar:
- Quin document es va enviar (contingut íntegre).
- Quan va ser rebut.
- Que no hi va haver objecció en el termini contractual establert.
Això redueix disputes posteriors sobre preus o condicions aplicables.
Beneficis estratègics per al Director de Compras (CPO)
1. Reducció del «Time-to-Market»
Un proveïdor pot quedar homologat en hores en lloc de setmanes. Això accelera llançaments de producte i redueix interrupcions operatives.
2. Auditoria traçable i centralitzada
Davant una auditoria interna o externa, tota la documentació:
- NDA.
- Codi de conducta.
- Contracte marc.
- Actualitzacions posteriors.
queda vinculada digitalment a la fitxa del proveïdor a l’ERP, amb evidències verificables.
3. Eliminació del risc de treball sense contracte
Automatitzar el flux impedeix que el proveïdor comenci a operar sense haver signat prèviament la documentació crítica. El sistema pot fins i tot bloquejar ordres de compra fins que l’estat contractual estigui complet.
4. Imatge corporativa i experiència de proveïdor
Un procés digital i àgil transmet professionalitat. Els proveïdors perceben l’empresa com a estructurada i eficient, la qual cosa millora la relació comercial des de l’inici.
La signatura com a primer eslabó de la resiliència
En un context de disrupcions logístiques, tensions geopolítiques i exigències regulatòries creixents, la resiliència de la cadena de subministrament no depèn només d’estocs o contractes marc globals: depèn també de la solidesa jurídica de cada relació individual.
Automatitzar la homologació mitjançant signatura electrònica integrada via API:
- Redueix fricció administrativa.
- Assegura compliment normatiu.
- Protegeix la integritat contractual.
- Permet escalar la xarxa de proveïdors sense multiplicar la càrrega operativa.
La cadena de subministrament és tan forta com el seu primer eslabó. I aquest eslabó comença amb una signatura vàlida, traçable i verificable.
Preguntes freqüents (FAQ)
És vàlida legalment la signatura electrònica en contractes B2B internacionals?
Sí, sempre que compleixi els requisits d’identificació i integritat exigits per la normativa aplicable (com eIDAS a la UE). La validesa no depèn del suport físic, sinó de l’evidència generada.
La integració via API substitueix el control humà?
No. Automatitza el flux operatiu, però permet mantenir validacions internes i aprovacions prèvies abans de llançar el procés de signatura.
Què ocorre si un proveïdor impugna una clàusula mesos després?
La integritat criptogràfica del document signat permet demostrar que el contracte presentat és exactament el mateix que es va signar originalment.
Conclusió
La homologació de proveïdors no hauria de ser un intercanvi interminable de correus electrònics.
Convertir aquest procés en un flux automatitzat, integrat a l’ERP i recolzat per signatura electrònica, transforma un coll d’ampolla en un avantatge competitiu.
En un entorn on l’agilitat operativa i la seguretat jurídica han de conviure, la digitalització del procés de compres no és una millora opcional. És una condició per construir una Supply Chain sòlida, traçable i preparada per escalar.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui