Notificacions fefaents per a Juntes de Compensació: com gestionar convocatòries massives de forma eficient

El repte de notificar a tots els propietaris de forma fefaent

Les Juntes de Compensació són entitats urbanístiques col·laboradores que agrupen als propietaris d’un àmbit per executar obres d’urbanització. El seu funcionament implica decisions econòmiques i jurídiques rellevants: aprovació de quotes, adjudicació d’obres, modificació d’estatuts, aprovació de projectes i actuacions amb impacte directe en els drets de propietat.

Una de les seves funcions principals, segons la normativa urbanística, és:

“Convocar als propietaris per a l’adopció de les diferents acords necessaris per a la gestió i execució de les obres d’urbanització.”
(Font: Administrativando)

Aquesta obligació converteix a la notificació fefaent en un pilar essencial: cada propietari ha de poder demostrar que va ser citat correctament i que la comunicació es va posar a la seva disposició en temps i forma.

Quan la Junta agrupa a desenes o centenars de propietaris, el repte es multiplica: el correu postal implica elevats costos, temps de lliurament llargs i un esforç administratiu significatiu. Per això, cada vegada més Juntes busquen alternatives digitals amb plena validesa legal, com l’email certificat o l’SMS certificat.

Per què la Junta necessita un canal fefaent (i econòmic)

Les decisions adoptades en Assemblea afecten a:

• L’aprovació i distribució de quotes d’urbanització.
• La designació de càrrecs de l’òrgan de govern.
• L’aprovació o modificació del Projecte d’Urbanització.
• La gestió i contractació d’obres i serveis.
• Actuacions que impacten en el dret dels propietaris sobre les seves parcel·les.

Per evitar impugnacions, és imprescindible demostrar:

1. Què es va comunicar (ordre del dia, convocatòria, documentació).
2. Quan es va comunicar.
3. A qui es va comunicar.
4. Que la comunicació va ser posada a disposició del destinatari.

L’email certificat i l’SMS certificat permeten acreditar aquests elements amb la mateixa solidesa jurídica que el burofax, però amb una fracció del cost.

Email certificat: la millor opció per a convocatòries massives

L’email certificat permet:

• Certificar l’enviament, el contingut i la lliurament al servidor del destinatari.
• Generar un document d’evidència (eEvid), signat electrònicament per garantir la seva autenticitat i integritat.
• Acreditar que la convocatòria va ser posada a disposició del propietari.
• Gestionar centenars de comunicacions simultàniament, sense sobres ni enviaments físics.

Per a Juntes amb 200, 300 o 500 propietaris, això es tradueix en:

• Reducció dràstica de la despesa anual en notificacions.
• Major rapidesa per convocar Assemblees ordinàries i extraordinàries.
• Millor traçabilitat i seguiment.
• Registre centralitzat i verificable de totes les comunicacions.

SMS certificat: ideal per a avisos ràpids i recordatoris

Quan es necessita assegurar la lliurament a mòbils, l’SMS certificat és especialment útil:

• Permet arribar a qui gairebé no consulten l’email, amb les mateixes garanties.
• Acredita la lliurament a l’operador mòbil.
• Pot complementar l’email certificat en convocatòries urgents.

Moltes Juntes opten per una estratègia híbrida: email certificat per a les convocatòries i SMS certificat per a recordatoris i avisos.

Preguntes freqüents (FAQ)

És vàlid convocar una Assemblea per email certificat?

Sí. L’email certificat és un mitjà fefaent conforme al Reglament eIDAS i aporta prova jurídica suficient d’enviament, contingut i lliurament.

Què passa si un propietari no obre el correu?

La validesa no depèn de la lectura —fet per altra banda impossible d’acreditar—, sinó de que la convocatòria es va posar a disposició del destinatari en el seu servidor de correu.

L’SMS certificat substitueix a l’email certificat?

Pot substituir-lo o complementar-lo. Tots dos són mitjans fefaents; l’elecció depèn de la forma de comunicació habitual amb els propietaris.

Serveix per evitar impugnacions?

Sí. L’evidència d’enviament, contingut i lliurament redueix significativament el risc d’impugnació per defecte de notificació.

Conclusió

Les Juntes de Compensació necessiten un canal de comunicació que combini validesa legal, eficiència i control documental.

L’email certificat i l’SMS certificat permeten convocar Assemblees i enviar notificacions amb la mateixa solidesa jurídica que un burofax, però amb molta més rapidesa i a un cost molt inferior.

En entitats on cada acord impacta en drets urbanístics, càrregues econòmiques i obres d’interès comú, garantir notificacions fefaents no és un detall administratiu, sinó un requisit essencial per a la seguretat jurídica col·lectiva.