Índex de continguts
El desafiament legal de l’administrador de finques
L’administrador de finques actua, en la pràctica, com a representant de l’empresari titular del centre de treball: la comunitat de propietaris. Aquesta posició comporta una responsabilitat directa en matèria de Prevenció de Riscos Laborals (LPRL) i, en particular, en la Coordinació d’Activitats Empresarials (CAE) amb totes les empreses i autònoms que intervenen en l’edifici.
Treballs de manteniment, neteja, ascensors, jardineria, reformes o inspeccions tècniques impliquen la concorrència habitual de tercers. En aquest context, la llei és clara: no n’hi ha prou amb informar, és imprescindible poder acreditar que la informació es va lliurar de forma fefaent.
El incompliment d’aquesta obligació pot derivar en responsabilitats administratives, civils i fins i tot penals, tant per a la comunitat com per a l’administrador.
L’obligació legal d’informar “per escrit”
El Reial Decret 171/2004, que regula la Coordinació d’Activitats Empresarials, estableix expressament que la informació sobre riscos i mesures preventives s’ha de realitzar per escrit en determinats supòsits, entre ells:
- Quan les empreses concurrents generin riscos qualificats com a greus o molt greus.
- Quan la comunitat informi sobre riscos propis del centre de treball que siguin greus o molt greus.
- Quan s’imparteixin instruccions específiques davant riscos que puguin afectar als treballadors externs.
Des del punt de vista jurídic, el requisit clau no és el canal utilitzat, sinó la capacitat de demostrar que la comunicació escrita es va realitzar correctament. Aquí és on l’email certificat es converteix en una eina tècnica especialment adequada: transforma una comunicació digital en una prova documental irrefutable, alineada amb l’exigència legal de “forma escrita”.
Gestió documental i deure de conservació (art. 23 LPRL)
La Llei de Prevenció de Riscos Laborals exigeix que l’empresari elabori i conservi a disposició de l’autoritat laboral tota la documentació preventiva rellevant. Això inclou no només avaluacions de riscos o plans de prevenció, sinó també totes les comunicacions realitzades en el marc de la CAE.
En aquest punt, la diferència entre un email ordinari i un email certificat és crítica:
- L’email convencional no aporta prova sòlida del contingut ni de l’entrega.
- L’email certificat genera un acta d’entrega que acredita el contingut íntegre enviat, la data i hora, i l’acceptació en destinació.
D’aquesta manera, cada comunicació preventiva passa a formar part de l’expedient documental de la comunitat, llista per ser aportada davant una Inspecció de Treball.
Agilitat i traçabilitat en situacions d’emergència
La normativa exigeix que, davant qualsevol situació d’emergència que pugui afectar a la salut o seguretat de les persones, l’empresari titular comuniqui immediatament les instruccions i mesures necessàries a totes les empreses concurrents.
L’email certificat permet realitzar aquestes comunicacions de forma:
- Immediata, sense dependre de presència física ni paper.
- Massiva, avisant simultàniament a totes les contractes.
- Rastrejable, amb constància individual de cada notificació realitzada.
Aquesta combinació de rapidesa i traçabilitat resulta especialment valuosa quan l’administrador ha de demostrar que va actuar amb diligència davant una situació crítica.
Control de contractes i seguretat jurídica preventiva
Abans de l’inici de qualsevol treball, l’administrador ha d’exigir a les empreses contractistes que acreditin per escrit la seva avaluació de riscos, la formació dels seus treballadors i el compliment de les mesures preventives aplicables.
La comunicació preventiva en comunitats de veïns és, en realitat, bidireccional: la comunitat informa i la contracta respon. L’email certificat facilita aquest intercanvi, deixant constància legal que la documentació va ser lliurada i rebuda abans de l’inici de l’activitat, reforçant la seguretat jurídica d’ambdues parts.
Documentació crítica en comunitats de veïns: visió resumida
En l’operativa diària de l’administrador de finques, el risc no resideix tant en la falta de documents com en la dificultat per demostrar que es van lliurar correctament i en termini. La següent taula resumeix els principals requisits legals i com l’email certificat permet complir-los de forma sistemàtica i verificable.
| Requisit legal | Solució amb email certificat |
|---|---|
| Notificació per escrit | Compliment formal automàtic amb validesa legal. |
| Acreditació davant inspecció | Prova de lliura i contingut de la informació preventiva. |
| Coordinació CAE | Registre històric de comunicacions de riscos concurrents. |
| Prevenció de sancions | Traçabilitat total per evitar responsabilitat solidària. |
Aquest enfocament permet a l’administrador treballar amb un model de compliment preventiu, on cada comunicació rellevant queda documentada i disponible, sense dependre de gestions manuals ni de la memòria organitzativa.
Preguntes freqüents (FAQ)
La llei obliga a usar email certificat?
No. La normativa exigeix comunicar per escrit i poder acreditar la comunicació. L’email certificat no és obligatori, però sí una de les formes més eficaces i per descomptat més segures de complir ambdós requisits.
Un email normal serveix davant una inspecció?
Podria no oferir garanties suficients. Pot ser impugnat per falta de prova de contingut o de lliura, el que deixa a la comunitat en una posició de risc.
Serveix per a comunicacions massives a diferents contractes?
Sí. L’email certificat permet notificacions múltiples, mantenint evidència individual de cada lliura realitzada.
Conclusió
Per als administradors de finques, complir amb la LPRL i la CAE no és només una qüestió tècnica, sinó una obligació legal amb conseqüències reals. L’email certificat permet convertir l’obligació d’informar en un procés documentat, rastrejable i jurídicament sòlid, alineat amb les exigències de la normativa i preparat per a qualsevol inspecció o reclamació futura.
En el següent article abordarem l’altra cara de la moneda: les responsabilitats legals que poden derivar-se quan aquesta obligació d’informar no es compleix correctament.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui