Offboarding segur: la checklist legal per protegir actius i dades en la sortida de l'empleat

El risc de l’«adeu» informal

Les empreses inverteixen temps i recursos en l’onboarding: contractes, benvinguda, accessos, lliurament d’equips i formació. En canvi, el procés invers —l’offboarding— sol tractar-se com a tràmit menor. Aquest desequilibri genera un punt cec legal i operatiu que s’agreuja en entorns de treball remot o híbrid.

Una sortida mal gestionada pot derivar en tres riscos principals: la no devolució d’actius corporatius, la conservació indeguda d’informació sensible i conflictes laborals posteriors per defectes en les notificacions. En aquests escenaris, l’empresa necessita alguna cosa més que «haver enviat un correu»: necessita provar que va informar correctament.

Enviar no és el mateix que certificar

Un error freqüent en els processos de sortida és confiar en el correu electrònic ordinari o en suposats acusos de lectura. Des d’un punt de vista jurídic, aquests mecanismes són febles: no garanteixen el contingut comunicat, depenen de la voluntat del destinatari i poden ser fàcilment qüestionats.

L’ús de notificacions certificades introdueix un canvi rellevant. La certificació permet acreditar de forma objectiva què es va comunicar, a qui i en quin moment, sense exigir cap acció activa per part de l’empleat. Aquesta diferència resulta clau quan la relació laboral acaba en un context de tensió o desacord.

Checklist d’offboarding amb garantia legal

Un procés de sortida sòlid ha de cobrir, com a mínim, els següents fites, tots ells documentables mitjançant comunicacions fefaents.

1. Notificació de fi de la relació laboral

La finalització del contracte —ja sigui per acomiadament o per baixa voluntària— s’ha de comunicar de forma clara i documentada des del primer moment. Certificar la carta d’acomiadament o l’acus de recepció de la dimissió permet substituir mitjans tradicionals més lents i costosos, mantenint la seguretat jurídica davant una eventual impugnació judicial.

2. Requeriment formal de devolució d’equips

Portàtils, telèfons mòbils, targetes, vehicles o qualsevol altre actiu assignat a l’empleat s’han d’inventariar i reclamar formalment. La comunicació ha de detallar els béns, el termini de devolució i el procediment logístic. Si el treballador no compleix, aquesta evidència resulta determinant per justificar descomptes, reclamacions econòmiques o accions legals posteriors.

3. Revocació d’accessos i recordatori de confidencialitat

La fi de la relació laboral no extingeix automàticament les obligacions de confidencialitat. És essencial notificar la revocació d’accessos a sistemes i recordar de forma expressa la prohibició de conservar dades, còpies o informació estratègica. Aquesta comunicació acredita la dil·ligència de l’empresa en la protecció dels seus actius intangibles.

4. Lliurament de documentació final

L’enviament del certificat d’empresa, finiquet i documentació salarial ha de quedar igualment acreditat. D’aquesta manera, s’evita que l’exempleat al·legui indefensió o manca d’informació per accedir a prestacions o reclamar quantitats.

Un escenari habitual en treball remot

En el cas d’empleats a distància, aquests riscos s’intensifiquen. Quan no existeix una lliurament física immediata d’equips ni una sortida presencial, la prova documental adquireix un pes decisiu. Davant d’un correu ordinari ignorat, una notificació certificada permet demostrar que l’empresa va complir amb el seu deure d’informar, traslladant la càrrega de la prova en cas de conflicte.

Preguntes freqüents (FAQ)

És obligatori certificar les comunicacions de sortida d’un empleat?
No existeix una obligació formal d’usar un mitjà concret, però sí la necessitat de poder acreditar les notificacions en cas de conflicte laboral, reclamació econòmica o incident de seguretat.

Un email normal és suficient com a prova?
A la pràctica, no. L’email ordinari no garanteix el contingut ni la recepció i pot ser fàcilment qüestionat en un procediment judicial.

Quines àrees s’han d’implicar en l’offboarding?
Recursos Humans, IT i l’àrea legal s’han de coordinar per assegurar que la sortida cobreix aspectes laborals, tècnics i de compliment normatiu.

Conclusió

L’offboarding no és un tràmit administratiu, sinó un procés crític de protecció empresarial. Gestionar-lo amb rigor documental redueix riscos legals, protegeix actius físics i digitals i reforça la posició de l’empresa davant qualsevol disputa posterior. Incorporar comunicacions certificades en aquest flux permet tancar la relació laboral amb la mateixa professionalitat i seguretat amb què es va iniciar.