Com digitalitzar l'onboarding: signatura de contractes laborals i lliurament d'EPIs en segons

El procés d’incorporació (onboarding) és el primer contacte real entre un empleat i l’empresa. Tanmateix, per a molts departaments de Recursos Humans segueix sent un dels moments més complexos des del punt de vista operatiu i legal. Contractes que arriben tard, documents que es perden, signatures incompletes i justificants en paper difícils de localitzar converteixen una bona experiència inicial en una font de risc innecessari.

Digitalitzar l’onboarding no és només una qüestió d’eficiència. És una decisió estratègica que permet contractar més ràpid, complir amb la normativa laboral i protegir l’empresa davant d’inspeccions i reclamacions des del primer dia.

La primera impressió compta (i també costa)

En sectors amb alta rotació, contractació temporal o pics d’activitat, els equips de RR.HH. treballen contra rellotge. Gestionar manualment contractes laborals, acords de confidencialitat, clàusules RGPD o documents de prevenció de riscos laborals multiplica les tasques administratives i augmenta la probabilitat d’errors humans.

La digitalització del procés permet que el candidat rep tota la documentació de forma immediata i pugui signar-la des de qualsevol dispositiu, sense desplaçaments ni esperes. El resultat és una incorporació més àgil, una millor experiència per a l’empleat i un control molt major per a l’empresa.

1. El contracte de treball: signatura immediata i amb validesa legal

El contracte laboral és el nucli de l’onboarding. Sigui un contracte indefinit, temporal o per obra i servei, la rapidesa en la seva formalització és clau per no frenar l’activitat.

Amb la signatura electrònica, el candidat rep el contracte per correu electrònic i pot signar-lo des del seu mòbil, tauleta o ordinador en qüestió de segons. No cal instal·lar aplicacions ni realitzar configuracions complexes, cosa que redueix friccions i evita retards en la incorporació.

Des del punt de vista jurídic, la signatura electrònica certificada aporta una capa addicional de seguretat. No només s’obté el document signat, sinó també una evidència completa del procés: qui va signar, quan ho va fer i sota quines condicions. Això garanteix la integritat del contracte i la seva admissibilitat com a prova en cas de conflicte laboral.

2. Lliurament d’EPIs i documentació PRL: un escut davant d’inspeccions

Un dels majors riscos legals per a les empreses apareix quan no poden demostrar que un treballador va rebre correctament la informació i els mitjans necessaris en matèria de Prevenció de Riscos Laborals (PRL). El lliurament d’EPIs i la formació associada han de quedar perfectament documentats.

El paper juga en contra. Els rebuts físics poden extraviar-se, deteriorar-se o no estar disponibles quan els sol·licita una inspecció de treball o un procediment judicial.

Mitjançant la signatura electrònica dels documents de lliurament d’EPIs i PRL, es genera una evidència digital completa que acredita de forma indiscutible quin material es va lliurar, a qui, en quina data i sota quines condicions. Aquesta traçabilitat és fonamental per demostrar diligència empresarial davant d’accidents laborals o requeriments de l’autoritat laboral.

3. Sobres de signatura: tot l’onboarding en un sol enviament

Un dels grans avenços operatius per a RR.HH. és la possibilitat d’agrupar tota la documentació de l’onboarding en un únic procés de signatura.

Gràcies als sobres de signatura, és possible enviar en un sol flux documents com el contracte de treball, les clàusules de protecció de dades, el rebut d’EPIs o qualsevol altre formulari intern. L’empleat rep un únic accés i completa tot el procés de forma guiada, sense confusió ni correus dispersos.

Aquesta forma de treball no només estalvia temps a l’equip de RR.HH., sinó que també redueix costos operatius i simplifica el seguiment, ja que tot l’expedient del treballador queda centralitzat des del primer moment.

4. El rebut d’evidències: més enllà del document signat

Per a un responsable de Recursos Humans, la tranquil·litat legal és tan important com l’agilitat operativa. Per això, cada procés de signatura genera un rebut d’evidències que actua com a audit trail complet.

Aquest document recull de forma estructurada totes les proves electròniques associades al procés: adreces IP, segells de temps, correus utilitzats i estats de cada pas. El rebut està signat electrònicament per garantir la seva immutabilitat i la seva validesa probatòria.

A més, els documents signats i les seves evidències es custodien de forma segura durant un mínim de cinc anys, eliminant la necessitat d’arxiu físic i assegurant la seva disponibilitat futura davant de qualsevol inspecció, auditoria o conflicte legal.

Digitalitzar l’onboarding és reduir riscos, no només paper

Adoptar un onboarding digital no consisteix únicament en modernitzar processos. Significa reduir exposició legal, millorar el compliment normatiu i oferir una experiència coherent amb la realitat digital actual.

Quan contractes, EPIs i documentació crítica es gestionen de forma electrònica i certificada, el departament de RR.HH. guanya velocitat, control i seguretat jurídica des del primer contacte amb l’empleat.

Conclusió

Seguir gestionant l’onboarding en paper implica assumir riscos evitables en un moment clau de la relació laboral. La signatura electrònica certificada i el lliurament certificat de documentació permeten tancar incorporacions en minuts, complir amb PRL i afrontar inspeccions amb total tranquil·litat.

Si encara estàs perseguint signatures per formalitzar contractes o justificar el lliurament d’EPIs, potser ha arribat el moment de transformar l’onboarding en un procés digital, segur i veritablement eficient.

Prova els nostres sobres de signatura i tanca el teu proper onboarding en menys d’un minut.