Índex de continguts
El valor invisible de la informació comercial
En moltes organitzacions, el principal actiu no és físic ni financer, sinó informacional. Propostes comercials, ofertes tècniques, memòries de projecte, pitch decks, know-how, metodologies i documentació estratègica concentren un enorme valor econòmic i competitiu.
Tanmateix, aquestes comunicacions solen circular per email convencional, sense mecanismes que permetin acreditar de forma fefaent:
- quina informació es va enviar,
- quan es va enviar,
- a qui es va enviar,
- i en quines condicions.
Quan sorgeix un conflicte —ús indegut d’una proposta, apropiació d’idees, ruptura de negociacions o competència deslleial— la falta de prova sòlida deixa a l’empresa en una posició feble.
Aquí és on l’email certificat i la signatura electrònica es converteixen en eines clau de protecció preventiva.
El risc real en propostes i documentació sensible
En processos comercials complexos és habitual compartir informació abans de la signatura d’un contracte:
- propostes tècniques detallades,
- estimacions econòmiques,
- dissenys preliminars,
- documentació metodològica,
- condicions particulars o exclusives.
Si l’operació no arriba a bon port, poden aparèixer situacions com:
- ús de la proposta per un tercer sense autorització,
- reutilització parcial del contingut,
- discussions sobre quines condicions es van oferir realment,
- conflictes sobre terminis, preus o abast.
Sense una evidència fefaent, demostrar l’autoria, el contingut exacte i la data de la comunicació es torna extremadament difícil.
Email certificat: prova fefaent del contingut enviat
L’email certificat permet transformar una comunicació comercial ordinària en una prova jurídica sòlida, sense alterar l’operativa habitual de l’equip.
En enviar una proposta mitjançant email certificat es pot acreditar:
- el contingut íntegre del correu i els seus adjunts,
- la data i hora exacta de l’enviament,
- la posada a disposició del destinatari,
- la integritat del document enviat.
Això resulta especialment rellevant quan es tracta de:
- propostes comercials complexes,
- ofertes amb condicions temporals,
- documentació protegida per drets d’autor,
- informació estratègica prèvia a un acord.
La certificació no depèn de la resposta del destinatari ni de la seva col·laboració, i genera una evidència immutable que pot utilitzar-se en cas de disputa.
Signatura electrònica: reforçant acceptació i consentiment
En molts escenaris, a més d’acreditar l’enviament, és necessari provar l’acceptació de determinades condicions:
- acceptació d’una proposta,
- reconeixement de confidencialitat,
- validació de termes econòmics,
- consentiment sobre l’ús d’informació.
La signatura electrònica, ja sigui simple o avançada segons el cas, permet:
- recollir el consentiment de forma remota,
- vincular de manera inequívoca al signant,
- garantir la integritat del document acceptat,
- reduir friccions i temps en el tancament comercial.
Combinada amb l’email certificat, la signatura electrònica permet cobrir tot el cicle: document → acceptació → notificació fefaent.
Protecció preventiva davant de conflictes futurs
El major valor d’aquestes tecnologies no està en el litigi, sinó en la prevenció.
Quan una empresa pot demostrar que:
- una proposta va ser enviada en una data concreta,
- amb un contingut verificable,
- i que determinades condicions van ser acceptades,
es redueix dràsticament:
- el risc de conflictes,
- la incertesa jurídica,
- i la temptació d’usos indeguts.
A més, saber que les comunicacions estan certificades actua com a element dissuasiu davant de comportaments oportunistes.
Ús recurrent, no puntual
La protecció de la propietat intel·lectual no hauria d’activar-se només en operacions “crítiques”. En la pràctica, és impossible saber d’antuvi quina proposta acabarà sent conflictiva.
Per això, moltes organitzacions opten per integrar l’email certificat i la signatura electrònica com a part estructural dels seus processos comercials, no com un recurs excepcional. Això permet protegir de forma homogènia tot el flux de propostes, ofertes i documentació sensible, mantenint l’operativa àgil i sense fricció.
Preguntes freqüents (FAQs)
L’email certificat protegeix els meus drets d’autor?
No substitueix al registre de la propietat intel·lectual, però acredita de forma fefaent l’autoria, el contingut i la data de comunicació, la qual cosa resulta clau davant de conflictes.
És necessari que el destinatari signi alguna cosa?
No. L’email certificat acredita l’enviament i el contingut sense intervenció del destinatari. La signatura electrònica només és necessària quan es requereix acceptació expressa.
Serveix per a propostes comercials no signades?
Sí. Precisament és un dels seus principals usos: protegir propostes i ofertes en fase precontractual.
Pot integrar-se en processos comercials habituals?
Sí. S’integra fàcilment en fluxos de treball existents i pot utilitzar-se de forma recurrent sense canviar l’experiència del destinatari.
Conclusió
En un entorn on el valor de l’empresa resideix cada vegada més en la informació, protegir les propostes comercials i la propietat intel·lectual és una qüestió estratègica.
L’email certificat i la signatura electrònica permeten transformar comunicacions vulnerables en evidències jurídiques sòlides, sense afegir fricció ni complexitat operativa. Més que una eina puntual, es converteixen en una capa permanent de protecció que reforça la seguretat, la confiança i la posició legal de l’empresa en cada negociació.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui