Quan Convé Usar una Signatura Avançada (i Quan N'hi Ha Prou amb la Simple)

En el dia a dia d’una empresa, no tots els documents tenen el mateix nivell de risc jurídic ni la mateixa necessitat d’identificació del signant. Per això, el Reglament eIDAS (Reglament europeu d’identificació electrònica) estableix tres nivells de signatura electrònica: simple, avançada i qualificada.

La clau no està en usar sempre la més complexa, sinó en saber quan n’hi ha prou amb una signatura simple i quan la solidesa probatòria d’una signatura avançada és indispensable.

Què Diferencia una Signatura Simple d’una Avançada: La Força Probatòria

Tots dos tipus de signatura tenen validesa legal, però la seva diferència rau en la força probatòria davant un conflicte i en els requisits tècnics que compleixen per vincular el signant amb el document.

1. La Signatura Electrònica Simple

És la forma més bàsica d’expressar consentiment.

• Definició: Qualsevol dada en format electrònic annex a altres dades electròniques o associat de manera lògica a elles, que el signant utilitza per signar.
• Exemples: Un clic en un botó de “Accepto”, la introducció d’un PIN, o una signatura biomètrica traçada a pantalla si el sistema no garanteix un vincle exclusiu.
• Força Probatòria: És vàlida legalment, però si el document s’impugna en un judici, la càrrega de la prova recau en qui la presenta. Ha d’aportar evidències que demostrin qui va signar, què va signar i quan.

2. La Signatura Electrònica Avançada

Afegeix capes tècniques de seguretat per garantir la identitat i la integritat del document.

• Requisits (eIDAS): Ha d’estar vinculada al signant de manera única, permetre la seva identificació, ser creada usant dades que el signant pot usar sota el seu control exclusiu, i garantir la detecció de qualsevol modificació posterior del document.
• Mecanismes habituals: Combinació d’OTP (contrasenya d’un sol ús), traçabilitat d’IPs, verificació d’identitat per doble factor o validació documental.
• Força Probatòria: La seva major solidesa tècnica reforça enormement el seu valor probatori. El nivell d’evidències generades pel procés (que demostren el control exclusiu del signant) dificulta enormement qualsevol impugnació.

En resum:

Quan és Suficient una Signatura Simple

La signatura simple és perfectament vàlida i l’opció més eficient per a la gran majoria de transaccions internes i quotidianes, on la prioritat és l’agilitat i el baix risc.

Casos habituals on n’hi ha prou amb la simple:

• Acceptació de pressupostos o comandes de baixa quantia.
• Aprovacions i fluxos interns de Recursos Humans (p.ex., sol·licituds de vacances, dietes).
• Acceptació de termes i condicions o polítiques de privacitat.
• Documents de consentiment o autorització en processos online sense implicacions legals o econòmiques severes.

A eEvidence, la combinació de signatura simple i email certificat reforça el seu valor probatori, en aportar una traçabilitat completa de l’enviament, recepció i acceptació segellada en el temps.

Quan Convé Usar una Signatura Avançada

La signatura avançada es converteix en l’opció recomanada sempre que el risc de conflicte legal o les obligacions econòmiques associades al document siguin rellevants.

Convé utilitzar una signatura avançada quan:

• El document té un valor econòmic significatiu o genera compromisos contractuals de llarg termini.
• Es necessita identificar inequívocament el signant extern (p.ex., contractes de prestació de serveis complexos, acords de confidencialitat B2B).
• El risc d’impugnació és alt i es requereix una prova tècnica robusta que dificulti la negació de la signatura.
• Es requereix un compliment normatiu específic que exigeix un nivell d’identificació reforçat.

En aquests casos, la signatura avançada proporciona una prova blindada basada en evidències verificables i autenticació rigorosa.

Com Decidir el Nivell Adequat de Signatura

Una regla pràctica és avaluar el nivell de risc en l’eventualitat d’una disputa:

1. Risc Jurídic/Econòmic: Què perdria l’empresa si aquest document s’anul·la o s’impugna? (Alt = Avançada / Baix = Simple).
2. Necessitat d’Identificació: Necessito verificar formalment la identitat del signant o n’hi ha prou amb la seva mera intenció d’acceptar? (Identitat = Avançada / Intenció = Simple).
3. Fricció Operativa: El nivell de seguretat compensa el petit augment de complexitat per al signant? (Sí = Avançada / No = Simple).

Exemples Pràctics

Preguntes Freqüents (FAQ)

Una signatura simple és legal?

Sí, plenament legal. El Reglament eIDAS (Art. 25.1) estableix el principi de no discriminació: “No es denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a una signatura electrònica pel mer fet de ser electrònica o no complir els requisits de la signatura qualificada.” El crucial és la traçabilitat i les evidències que l’acompanyen.

Què passa si una signatura simple s’impugna?

Si el sistema no genera evidències suficients (traçabilitat, segellat de temps, IPs), la impugnació podria tenir èxit, ja que la càrrega de provar la seva validesa recau en tu. Per això és vital usar solucions que, fins i tot amb una signatura simple, incorporin evidències tècniques de tercers de confiança (com la que ofereix eEvidSign).

La signatura avançada requereix certificat digital?

No necessàriament. La signatura avançada no és sinònim de certificat qualificat. Pot basar-se en una combinació de factors d’autenticació segurs (OTP enviat a mòbil, validació d’email, doble factor) que demostrin el control exclusiu del signant sobre el procés.

Conclusió

La signatura simple i l’avançada són eines que es complementen. L’elecció intel·ligent és la que equilibra la seguretat jurídica amb l’eficiència operativa.

Mentre la signatura simple ofereix rapidesa sense sacrificar la validesa legal, l’avançada aporta la solidesa probatòria necessària per als documents de major risc. Amb solucions com eEvidSign d’eEvidence, les empreses poden gestionar tots dos nivells de signatura de forma flexible, traçable i conforme a la normativa eIDAS, triant sempre l’opció més adequada per a cada document.