Índex de continguts
A l’era de la digitalització, signar un document ja no requereix paper ni bolígraf. Tanmateix, no totes les signatures electròniques són iguals.
La més utilitzada, per la seva senzillesa i agilitat, és la signatura electrònica simple, que permet identificar el signant i vincular-lo al contingut sense recórrer a certificats digitals complexos.
Què és una Signatura Electrònica Simple
El Reglament (UE) eIDAS (910/2014) defineix la signatura electrònica com “les dades en format electrònic annexos o lògicament associats a altres dades electròniques i que utilitza el signant per signar”.
La signatura electrònica simple (SES, per Simple Electronic Signature) és la forma més bàsica d’aquesta definició. Inclou qualsevol mecanisme que demostri la voluntat d’una persona d’acceptar el contingut d’un document, per exemple:
- Un clic a “Accepto els termes i condicions”.
- Una signatura manuscrita traçada sobre una pantalla tàctil.
- Un correu electrònic en què una persona aprova un document adjunt.
- Una combinació d’usuari, contrasenya o codi de verificació.
Quan Té Validesa Legal
La signatura simple té plena validesa legal sempre que es pugui acreditar:
- Qui va signar (identificació raonable del signant).
- Què es va signar (contingut del document).
- Quan es va signar (data i hora).
- Que va existir una voluntat d’acceptació.
L’article 25 del Reglament eIDAS estableix que no es pot denegar efecte jurídic a una signatura electrònica pel mer fet de ser electrònica o no qualificada.
Per tant, la signatura simple és vàlida si el sistema que la genera ofereix suficients garanties tècniques i traçabilitat.
Exemples d’Ús Habituals
- Acceptació de pressupostos i contractes de baixa quantia.
- Confirmacions de comandes o serveis online.
- Processos interns d’aprovació (recursos humans, compres, màrqueting).
- Consentiments informats o declaracions de conformitat.
En aquests casos, la prioritat no és la complexitat tècnica sinó l’evidència probatòria suficient que acrediti l’acció del signant.
Diferències amb la Signatura Avançada i Qualificada
| Tipus de signatura | Nivell de garantia | Requereix certificat | Casos d’ús |
|---|---|---|---|
| Simple | Bàsic | No | Consentiments, aprovacions internes, contractes simples |
| Avançada | Alt | Opcional (identificació robusta) | Contractes mercantils, acords B2B, documentació sensible |
| Qualificada | Màxim | Sí (emès per un prestador qualificat) | Administració pública, notaris, alta seguretat jurídica |
La signatura avançada afegeix un vincle inequívoc entre el signant i el document mitjançant identificadors únics i evidències tècniques (hashes, segells de temps, logs). La signatura qualificada, en canvi, exigeix l’ús d’un certificat digital qualificat emès per un prestador autoritzat.
Per Què les Empreses Trien la Signatura Simple i la Signatura Avançada
- Ràpida i sense fricció: no requereix certificats ni instal·lació de programari.
- Legalment vàlida: si es generen evidències completes del procés.
- Escalable: s’integra fàcilment en fluxos d’aprovació, contractes o notificacions.
- Estalvi i eficiència: redueix costos i temps davant el paper o mètodes complexos.
A eEvidence, les signatures electròniques simple i avançada es combinen amb email certificat i segellat de temps, oferint traçabilitat completa de l’enviament, la signatura i l’acceptació.
Per Què les Empreses Solen Descarta la Signatura Qualificada
La signatura electrònica qualificada (QES) és el nivell més alt de garantia definit pel Reglament eIDAS. Tanmateix, el seu ús en l’entorn empresarial no sempre és pràctic ni necessari.
Tot i que ofereix una força probatòria equiparable a la signatura manuscrita davant notari, els seus requisits tècnics i operatius introdueixen una fricció considerable en els processos digitals quotidians.
Les principals raons per les quals les empreses solen evitar-la són:
Identificació presencial o amb certificat qualificat: exigeix que el signant disposi d’un certificat emès per un prestador qualificat i l’utilitzi mitjançant un dispositiu segur (com un token o DNI electrònic). Això complica els processos remots o internacionals i frena l’agilitat que busquen les empreses.
Experiència d’usuari limitada: els certificats, drivers i requisits tècnics poden impedir la signatura des de mòbils o navegadors moderns, reduint les taxes de finalització.
Cost operatiu elevat: emetre, renovar i mantenir certificats qualificats per a empleats o clients augmenta els costos i la càrrega administrativa.
Menor flexibilitat: el flux de signatura s’ha d’adaptar a les normes tècniques del prestador qualificat, el que limita la personalització i l’automatització dels processos empresarials.
Sobrecumpliment innecessari: en la majoria dels casos, la llei no exigeix una signatura qualificada, i una signatura avançada correctament implementada ofereix la mateixa eficàcia legal amb menor complexitat.
Per això, la signatura qualificada es reserva per a casos excepcionals, com interaccions amb l’administració pública o documents d’alta transcendència jurídica. En canvi, les empreses prefereixen signatures simples o avançades que aporten seguretat, traçabilitat i una millor experiència digital sense sacrificar validesa legal.
Preguntes Freqüents (FAQ)
La signatura simple té validesa davant un jutge?
Sí, sempre que el sistema aporti evidències verificables d’identitat, contingut i consentiment. El jutge valorarà la seva força probatòria segons el cas.
Puc usar la signatura simple en contractes laborals o comercials?
Sí. És vàlida per a la majoria de contractes privats, excepte aquells que per llei requereixin forma qualificada (per exemple, compravendes notarials o hipoteques).
Quina diferència hi ha entre signar amb un clic i amb un certificat digital?
Ambdues són signatures electròniques, però el clic es considera simple i el certificat digital sol associar-se a una signatura avançada o qualificada.
Puc combinar la signatura simple amb l’email certificat?
Sí. De fet, aquesta combinació reforça la traçabilitat i afegeix evidència addicional d’enviament, recepció i acceptació.
Conclusió
La signatura electrònica simple és una eina àgil, segura i amb plena validesa jurídica quan s’implementa correctament.
Permet signar contractes, aprovacions o consentiments sense friccions, garantint la traçabilitat del procés. En solucions com eEvidSign d’eEvidence, es converteix en un instrument legalment sòlid i altament eficient per a la gestió digital de documents.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui