Índex de continguts
El compliment del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) segueix sent un repte per a moltes organitzacions. Anys després de la seva entrada en vigor, les sancions no només continuen augmentant, sinó que ho fan a un ritme accelerat. En aquest context, cada vegada més empreses opten per certificar totes les comunicacions relacionades amb el tractament de dades personals, especialment aquelles vinculades a l’obtenció del consentiment express.
El correu electrònic certificat s’ha consolidat com una eina fàcil, ràpida, fiable i econòmica per demostrar —de manera irrefutable— que una organització compleix amb les obligacions imposades pel RGPD.
L’obligació d’informar i el risc de sancions
El RGPD estableix dues obligacions clau:
1. Obligació d’informar
Les empreses han d’informar a clients, proveïdors, empleats i altres interessats sobre:
- Quines dades es recullen.
- Per a quines finalitats es tracten.
- Sota quina base jurídica.
- Quins drets assisteixen a l’interessat.
Quan la base jurídica és el consentiment, aquest ha de ser express, informat i inequívoc. A més, el RGPD permet que aquesta informació es faciliti per mitjans electrònics, sempre que sigui concisa, clara i accessible.
2. Obligació de demostrar
No n’hi ha prou amb complir: l’empresa ha de poder demostrar que va complir. Aquest principi, conegut com a responsabilitat proactiva (accountability), és un dels pilars del Reglament.
El problema habitual no és si l’empresa va informar, sinó si pot provar-ho fefaentment davant de l’autoritat competent.
El risc real: multes elevades per falta d’evidència
Des de l’entrada en vigor del RGPD, l’AEPD ha dictat centenars de resolucions, amb un percentatge significatiu de sancions derivades de:
- Falta de prova d’haver informat a l’interessat.
- Falta d’evidència del consentiment.
- Incapacitat per acreditar comunicacions essencials.
Les multes poden arribar a:
20 milions d’euros o el 4 % de la facturació anual global,
la xifra que resulti major.
En nombroses resolucions, l’AEPD subratlla l’absència de “prova alguna” que permeti considerar legítim el tractament de dades realitzat.
La certificació de comunicacions: superant les limitacions de l’email convencional
Moltes empreses creuen complir el RGPD perquè envien correus informant o sol·licitant consentiment. Tanmateix, el problema apareix quan necessiten provar-ho.
L’email convencional:
- No demostra de forma irrefutable que es va enviar.
- No acredita la seva lliurament al destinatari.
- Pot alterar-se o impugnar-se amb facilitat.
- No ofereix garanties davant de la negació del destinatari (“jo mai vaig rebre aquest email”).
Per això, cada vegada més organitzacions recorren a mètodes de comunicació certificada com:
- Burofax
- Carta certificada
- Correu electrònic certificat
El valor essencial rau en que l’evidència l’aporta un tercer independent, no la pròpia empresa.
El correu electrònic certificat: la millor opció per complir i demostrar
L’email certificat és l’alternativa digital al burofax regulada pel Reglament eIDAS, plenament vàlida a efectes legals dins de la UE.
Un correu electrònic certificat acredita simultàniament:
Enviament. Demostra que la comunicació va ser emesa en una data i hora específiques.
Contingut. Es preserva una còpia exacta del cos del missatge i els adjunts.
Adjunts amb hash criptogràfic. Cada arxiu es segella amb una petjada digital SHA-256, garantint la seva immutabilitat.
Lliurament. S’acredita la lliurament al servidor del destinatari en base als estàndards SMTP.
El resultat és un certificat d’evidència —signat electrònicament— que cap de les parts pot manipular després.
Per què aquesta solució és superior a altres?
- És instantània.
- És econòmica.
- És automatitzable.
- És fàcilment traçable.
- No requereix interacció del destinatari.
- Pot utilitzar-se en enviaments massius.
- És més sostenible en evitar paper i logística postal.
Implementació d’eEvidence: una eina clau per al compliment del RGPD
eEvidence, un dels principals prestadors d’entrega electrònica certificada a nivell global, ofereix una solució dissenyada per complir amb els requisits del RGPD i múltiples beneficis:
1. Zero fricció per al destinatari
El receptor no ha de realitzar cap acció addicional.
La certificació és invisible llevat que l’empresa decideixi mostrar un avís.
2. Fàcil implementació
Integració senzilla i APIs disponibles per automatitzar la descàrrega de certificats i processos interns.
3. Compliment normatiu internacional
eEvidence compleix amb:
- Reglament europeu eIDAS
- Legislació estatunidenca E-SIGN i UETA
Garantint que les evidències siguin acceptades com a prova en procediments judicials.
4. Ús transversal dins de l’organització
Encara que és clau per a RGPD, també serveix per a:
- Recursos Humans
- Atenció al client
- Compliment normatiu
- Finances
- Relacions contractuals
- Notificacions legals
Conclusió
Les organitzacions estan obligades no només a complir amb el RGPD, sinó a demostrar que compleixen. El correu electrònic certificat s’ha consolidat com l’eina més eficaç, ràpida i econòmica per garantir:
- L’obligació d’informar
- La prova del consentiment
- La traçabilitat documental
- La mitigació del risc sancionador
En un entorn normatiu cada vegada més estricte, adoptar comunicacions certificades no és una millora operativa: és una necessitat jurídica i estratègica.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui