Guia de signatura electrònica per a immobiliàries: mobilitat total i validesa en el contracte d'arras

L’oficina és a la visita

El sector immobiliari és, per definició, un negoci de mobilitat. Un agent comercial passa el 80% del seu temps fora de l’agència: ensenyant pisos, captant immobles o negociant condicions en una cafeteria.

Tanmateix, moltes agències segueixen ancorades a processos de tancament que requereixen «tornar a l’oficina per signar». Aquest lapse de temps és l’enemic de la venda: el client es refreda, rep una altra oferta o simplement s’ho pensa dues vegades.

Per a un gerent immobiliari o una Proptech, triar una plataforma de signatura electrònica no és una qüestió tècnica, sinó de conversió. Les solucions que exigeixen lectors de targetes, certificats qualificats o maquinari biomètric (tauletes específiques) són inviables al carrer i incompatibles amb la rapidesa i la comoditat dels signants. A continuació, analitzem els 4 factors clau per triar una eina que tancui operacions «en calent» amb plena seguretat jurídica.

1. Experiència de signatura: mobilitat i «porta el teu propi dispositiu»

L’agent immobiliari no pot carregar amb una oficina portàtil. La solució triada ha de permetre formalitzar acords en l’acte, utilitzant el dispositiu que el client ja té a la butxaca: el seu smartphone.

El criteri clau: signatura multidispositiu
Fuge de les solucions que obliguen a instal·lar una app.

• El flux ideal: El client, encantat amb el pis que acaba de visitar, rep un enllaç per SMS o email. Obreix el document de reserva o la fulla de visita al seu navegador mòbil, revisa les dades i signa amb el dit a la pantalla.
• Seguretat sense fricció: Per donar robustesa legal a aquest traç, la plataforma ha d’aplicar una Signatura electrònica avançada amb OTP. El client rep un codi SMS per validar l’operació. Això vincula el signant i el seu dispositiu al document, creant una evidència molt més sòlida que un paper signat sobre el capó d’un cotxe.

2. El contracte d’arras i la reserva remota

El mercat immobiliari és cada vegada més global. És freqüent que el comprador o l’inquilí no resideixin a la mateixa ciutat on està l’immoble. Enviar contractes d’arras per missatgeria o esperar que el client viatgi per signar és arriscar l’operació.

Què ha de permetre la solució:

• Signatura remota asíncrona: Poder enviar el contracte d’arras a un comprador a Madrid, al venedor a Barcelona i a l’agent a València, i que tots signin en minuts.
• Validesa jurídica: El contracte privat de compravenda (arras) signat electrònicament és plenament vàlid i vinculant davant la llei. La plataforma ha de generar un Audit Trail (certificat d’evidència) que provi la identitat de totes les parts, blindant la quantitat lliurada a compte.

3. Més enllà de la venda: gestió del lloguer i notificacions

El cicle de vida d’un actiu immobiliari no acaba en la signatura. La gestió de lloguers (Administració de Finques) genera una enorme càrrega administrativa que sovint es gestiona de forma ineficient (carta ordinària) o cara (burofax).

L’estratègia híbrida:
Busca una plataforma que no només serveixi per signar contractes, sinó també per certificar comunicacions.

• Notificació de pujada d’IPC: En lloc d’enviar una carta que l’inquilí pot negar haver rebut, utilitza l’email certificat. És més barat que el burofax i prova legalment que vas notificar l’actualització de la renda en termini.
• Reclamació d’impagaments: Abans d’iniciar un desnonament, has de provar l’intent de cobrament amistós. La certificació de contingut de l’email és la prova admissible en judici per demostrar la bona fe del propietari.

4. Integració per a Proptech i grans xarxes

Si gestiones una xarxa de franquícies o una plataforma Proptech amb alt volum, no pots dependre que els agents pugin PDFs manualment a una web.

El criteri tècnic: API de signatura
La signatura ha d’ocórrer dins del teu CRM immobiliari (com Prinex, Inmovilla o desenvolupaments propis).

• Automatització: Quan l’agent marca un immoble com a «Reservat» al CRM, el sistema dispara automàticament el contracte de reserva a les parts.
• Control de dades: El document signat torna només a la fitxa de l’immoble. Això evita que contractes amb dades sensibles (RGPD) es quedin oblidats a les safates d’entrada dels correus dels agents.

Preguntes freqüents (FAQs)

Serveix per signar la compravenda final d’una vivenda?
No. A Espanya, la transmissió de la propietat immobiliària per a la seva inscripció al Registre exigeix Escriptura Pública davant Notari. Tanmateix, la signatura electrònica és totalment vàlida i segura per a tots els documents privats previs: encàrrec de venda, fulla de visita, reserva, contracte d’arras i contractes de lloguer.

Puc usar-ho per notificar la no renovació del lloguer?
Sí, i és la millor pràctica. Usar email certificat per notificar la finalització del contracte o la voluntat de no renovar et permet acreditar la data d’enviament i el contingut de la comunicació, complint amb els terminis de preavís de la LAU (Llei d’Arrendaments Urbans) sense el cost del burofax.

Què passa si l’inquilí no té email o no el obre?
Per a notificacions crítiques, l’email certificat prova que el missatge va arribar al servidor del destinatari (posada a disposició). Legalment, si l’inquilí es nega a obrir-lo, els tribunals solen considerar que la notificació és vàlida perquè el propietari va complir el seu deure de comunicar per un canal pactat. També pots usar SMS certificat com a alternativa, que té una taxa d’obertura del 98%.

És segur per complir amb el blanqueig de capitals?
Sí. Les plataformes de signatura avançada permeten adjuntar documents durant el procés. Pots sol·licitar al client que pugi una foto del seu DNI i del document de titularitat real en el moment de la signatura, quedant tot arxivat a l’expedient digital auditat.

Conclusió

Per a una agència immobiliària, la tecnologia de signatura és una eina de tancament i de protecció. Tria una solució que permeti assegurar l’operació en el moment de la visita (mobilitat) i que, a més, et serveixi per gestionar les notificacions del dia a dia del lloguer de forma fefaent. Agilitat al carrer i seguretat jurídica en la gestió són les claus de la rendibilitat immobiliària.