Signatura electrònica per a compres: com avaluar el ROI i optimitzar costos a la Supply Chain

El cost ocult de la homologació lenta

En la gestió de la cadena de subministrament (Supply Chain), la velocitat de contractació és crítica. Tanmateix, el procés d’alta i homologació d’un nou proveïdor sol ser una àncora administrativa.

L’escenari és clàssic: Operacions necessita una matèria primera urgent. Compras localitza el proveïdor, però comença el «ping-pong» burocràtic: NDA, Codi Ètic, Contracte Marc, Dades Bancàries… Si aquest procés depèn del paper o de l’escanejat, es perden dies valuosos i s’exposa l’empresa a riscos de compliment.

Per a un CPO (Chief Procurement Officer), triar una solució de signatura no és només una qüestió legal, és una qüestió d’eficiència financera. Compte amb les solucions que exigeixen «Signatura qualificada» o maquinari biomètric: els costos de desplegament i la barrera tecnològica per als teus proveïdors poden arruïnar el ROI del projecte. A continuació, les 4 claus per encertar.

1. Model de costos: la regla del «Sobre de signatura»

Molts proveïdors de signatura electrònica cobren per «document signat». En Compras, això és una trampa financera. Una alta de proveïdor estàndard implica un pack de 3 a 5 documents (NDA, Contracte, Codi de Conducta, SEPA, RGPD).

L’estratègia del ROI:
Tria un proveïdor que facturi per «Sobres de signatura» (transaccions) i no per documents individuals.

• L’impacte: Agrupes els 5 documents en un sol enviament (sobre). El proveïdor signa tot en un flux continu i a la teva empresa li compta com 1 sol crèdit, dividint el teu cost unitari per cinc.

2. Desplegament: «Vendor-Agnostic» (sense barreres per al proveïdor)

La teva cadena de subministrament és global. Tens proveïdors a la Xina, el Brasil o Alemanya.

• L’error: Triar una solució de «Signatura qualificada» que exigeixi al proveïdor tenir un certificat digital local reconegut o un lector de targetes. Això bloquejarà la contractació internacional.
• L’encert: Busca una solució de Signatura avançada amb OTP.
  • Universalitat: El proveïdor només necessita el seu correu i un telèfon mòbil per rebre el codi de validació.
  • Sense costos de suport: No hauràs d’ensenyar als teus proveïdors a usar l’eina. Si saben usar un smartphone, saben signar el teu contracte.

Fins i tot en aquests casos, és important que tinguis en compte que l’enviament de SMS té regulacions diferents segons el país del destinatari: franges horàries restringides per a la lliurament dels missatges, remitent alfanumèric no autoritzat… Informa’t bé amb el teu proveïdor de signatura sobre els requisits existents als països amb què treballes.

3. L’operativa: consola manual o integració amb l’ERP?

La maduresa digital del teu departament definirà l’eina. Un bon proveïdor ha de permetre’t escalar del manual a l’automàtic:

A. Consola d’usuari (per a negociació estratègica)

Ideal per als Category Managers que negocien grans contractes marc anuals que requereixen revisió clàusula a clàusula.

• Flux: El comprador puja el contracte final a la web, configura els signants i envia.
• Avantatge: Permet un control granular i seguiment manual («Ha signat ja el Director Comercial del proveïdor?»).

B. Integració API (per a homologació massiva)

Per a empreses que gestionen centenars d’altes o comandes (Purchase Orders), la signatura ha d’ocórrer dins de l’ERP (SAP, Oracle, Dynamics, Coupa).

• Flux: L’ERP genera el contracte automàticament amb les dades del proveïdor. L’API de signatura l’envia, gestiona els recordatoris i retorna el document signat al gestor documental de l’ERP.
• Avantatge: «Zero-Touch». L’equip de compres no perd temps administratiu enviant emails; només rep la notificació de «Proveïdor homologat».

4. Més enllà del contracte: compliance i ESG

Avui dia, les empreses són responsables del que fan els seus proveïdors (treball infantil, normatives mediambientals). No n’hi ha prou que signin el contracte comercial; han d’acceptar les teves polítiques d’ESG (Ambiental, Social i de Governança).

L’estratègia híbrida:
A vegades no necessites una signatura a cada pàgina del teu «Codi de Conducta» de 50 pàgines, sinó prova que se’ls va lliurar.

• Solució: Combina la Signatura (per al contracte) amb la Lliurament certificada (per a les normatives). Això agilitza el procés per al proveïdor i et dóna la mateixa seguretat jurídica davant una auditoria de compliance.

Preguntes freqüents (FAQs)

És vàlida la signatura avançada per a proveïdors fora de la UE?
Sí. La majoria de legislacions globals (com l’ESIGN Act als EUA) reconeixen la validesa dels contractes electrònics. La signatura avançada, en no dependre de certificats nacionals locals (com el DNIe espanyol), és l’estàndard més interoperable per al comerç internacional.

Podem signar Ordres de Comanda (PO) amb això?
Sí. De fet, signar les POs assegura que el proveïdor accepta explícitament les condicions (preus, terminis, penalitzacions) abans de servir la mercaderia, reduint dràsticament les disputes en la facturació posterior.

Què passa si el proveïdor no signa a temps?
L’eina ha de tenir un sistema de recordatoris automàtics i caducitat. Pots configurar que, si no signa en 72 hores, l’oferta caduqui, la qual cosa és una excel·lent tècnica de pressió negociadora automatitzada.

Com garantim que qui signa té poders?
A la sol·licitud de signatura, pots afegir un camp obligatori d’«Adjuntar document» perquè el proveïdor hagi de pujar la seva escriptura de poders o el seu DNI abans de poder finalitzar la signatura, quedant tot arxivat al mateix expedient digital.

Conclusió

Per a Compras, el ROI de la signatura electrònica resideix en dos pilars: velocitat d’homologació i model de costos intel·ligent. Evita pagar per document individual i fuge de les barreres tecnològiques que frustrin els teus proveïdors internacionals. La millor eina és aquella que permet a l’ERP llançar contractes automàticament i als teus proveïdors signar-los des del mòbil en un minut.