Signatura electrònica en educació: matriculació massiva sense cues

El «tsunami» de setembre

Universitats, escoles de negocis i centres de formació professional viuen una realitat operativa única: gestionen el 80% de la seva càrrega administrativa en una finestra crítica de dues setmanes (setembre/octubre).

El model tradicional de matrícula presencial o l’enviament de PDFs per correu electrònic col·lapsa les secretaries. A més, el perfil de l’alumne és un nadiu digital que no té impressora, no entén de burocràcia i espera una experiència d’usuari similar a la de les seves apps preferides.

Per a un Gerent o Director d’Admissions, triar la plataforma de signatura adequada és vital per sobreviure al pic de matriculació. No es tracta només de signar, sinó de fer-ho a escala industrial. A continuació, les 4 claus per a una secretaria digital eficient.

1. La potència dels «enviaments massius» (Bulk Send)

No pots enviar les matrícules una a una manualment. Això requereix un exèrcit d’administratius temporal que dispara els costos.

El criteri operatiu:
La solució ha de comptar amb una funcionalitat robusta de Bulk Send (enviament per lots).

• Com funciona: La secretaria exporta el llistat d’admesos (500, 1.000 o 5.000 alumnes) a un fitxer Excel/CSV amb els seus noms, correus i dades variables (preu, curs).
• La màgia: Puges el fitxer a la plataforma i, en un sol clic, el sistema genera i envia milers de contractes personalitzats individualment.
• Control: Tens un panell únic per veure, en temps real, qui ha signat i qui no, permetent reenviar recordatoris només als endarrerits.

2. L’alumne internacional i la barrera del certificat

Les escoles de negocis i les universitats competeixen per talent global. Un alumne de Colòmbia, la Xina o els Estats Units no té DNI electrònic espanyol ni Cl@ve PIN. Exigir una «Signatura Qualificada» és aixecar un mur burocràtic que endarrereix la captació de fons i l’emissió de visats.

La solució: signatura avançada universal
Necessites una tecnologia agnòstica al país d’origen.

• Signatura avançada via correu/OTP: És vàlida legalment a Europa (Reglament eIDAS) i acceptada globalment. L’alumne rep el contracte al seu país, el signa al seu mòbil i la universitat obté el document legalitzat a l’instant.
• Avantatge: Permet tancar la matrícula i el compromís de pagament abans que l’alumne posi els peus al campus.

3. Convenis de pràctiques: el flux tripartit

Un dels processos més dolorosos és la signatura de convenis de pràctiques, que requereix tres signatures: Alumne, Universitat i Empresa. En paper, aquests documents viatgen de taula en taula durant setmanes, sovint provocant que l’alumne comenci les pràctiques sense cobertura legal.

El criteri de flux:
Busca una plataforma que permeti configurar signatures seqüencials i paral·leles.

1. El sistema envia el conveni primer a l’Empresa.
2. Un cop signa l’Empresa, li arriba automàticament a l’Alumne.
3. Finalment, signa el Degà o responsable acadèmic. Tot automàtic, sense que ningú a secretaria hagi de fer de correu humà.

4. Integració amb el campus virtual (LMS)

Per a institucions grans, la signatura no ha de ser una eina externa, sinó una funció integrada a l’ecosistema acadèmic (Moodle, Canvas, Blackboard o ERPs com Sigma).

El criteri tècnic: API de signatura

• Matrícula: L’alumne selecciona les seves assignatures al portal web i signa la matrícula allà mateix.
• Actes: Els professors signen les actes de notes digitalment dins la intranet, amb plena validesa legal i segell de temps, eliminant l’arxiu físic d’actes en paper.

Preguntes freqüents (FAQs)

Serveix per signar les actes de notes dels professors?
Sí. És un cas d’ús crític per eliminar el paper. En usar signatura electrònica avançada amb autenticació forta (OTP o credencials corporatives), es garanteix la integritat de la qualificació i la identitat del docent, complint amb la normativa acadèmica.

Com gestiono els alumnes menors d’edat?
En batxillerat o formació professional, l’alumne pot no tenir capacitat d’obrar. La plataforma permet dirigir el flux de signatura al correu electrònic dels pares o tutors legals, qui autoritzen la matrícula o les excursions des dels seus propis dispositius.

És segur enviar títols o certificats per aquest mitjà?
Per a la lliurament de títols oficials, l’ideal és usar Signatura + lliurament certificada. L’alumne rep el seu títol en format digital signat pel Rector, i la universitat obté una prova fefaçant que el títol va ser lliurat i descarregat.

Què passa amb el Mandat SEPA per a les quotes?
S’inclou dins el «sobre» de matrícula. L’alumne (o el pagador/pare) signa l’autorització bancària en el mateix acte que el contracte acadèmic, reduint dràsticament els impagaments i devolucions de rebuts.

Conclusió

La secretaria del futur no té finestreta ni horaris. La millor plataforma de signatura per al sector educatiu és aquella que gestiona pics de volum massius sense fallar i que elimina les fronteres geogràfiques per als alumnes.

Transformar la burocràcia de la matrícula en un tràmit d’un clic millora l’experiència de l’estudiant i allibera el personal per a tasques de major valor.