Signatura electrònica per a gestories: digitalitzant la pime sense suport tècnic

El teu client no és un expert informàtic

Si gestiones una assessoria fiscal, laboral o comptable, la teva cartera de clients és heterogènia: des de startups tecnològiques fins a llauners, transportistes o comerços de barri que tot just usen el correu electrònic.

L’error fonamental en digitalitzar el despatx és triar una plataforma de signatura pensant en l’assessor i no en el client final. Si obligues els teus clients a instal·lar aplicacions, recordar contrasenyes complexes o treure certificats digitals per signar les Comptes Anuals, el resultat serà el de sempre: et portaran els papers signats a mà a l’oficina.

Per a una gestoria, la millor tecnologia és la que no requereix explicació. A continuació, les 4 claus per triar una solució que els teus clients adoptin sense resistència.

1. Simplicitat radical: la «prova de l’avi»

Necessites una eina que funcioni a la primera, sense manual d’instruccions. Si el teu equip administratiu ha de dedicar temps a fer de suport tècnic dels teus clients, la digitalització no és rendible.

El criteri d’usabilitat:

• Accés directe: El client rep un correu o SMS, obre el document i signa amb el dit al seu mòbil. Punt. Sense registres previs ni validacions d’identitat complexes (llevat que sigui estrictament necessari).
• Universalitat: La solució ha de funcionar en qualsevol navegador i dispositiu, fins i tot en models antics, per cobrir el 100% de la teva cartera.

2. Servei 360: signatura i notificacions certificades

Una assessoria no només demana signatures (Impostos, Comptes Anuals, Actes). Una gran part del vostre valor afegit és gestionar comunicacions legals crítiques, especialment en l’àmbit laboral.

L’estratègia híbrida:
Tria un proveïdor que integri Signatura electrònica i Email certificat a la mateixa consola.

• Laboral: Usa l’email certificat per notificar acomiadaments, sancions o subrogacions de treballadors en nom dels teus clients, amb la mateixa validesa que un burofax però a una fracció del cost (i sense anar a Correus).
• Fiscal: Usa la signatura electrònica per a les autoritzacions de presentació d’impostos (Model 036, apoderaments).

3. Marca blanca: tu ets la referència

El teu client confia en el seu gestor, no en un proveïdor de programari extern que no coneix. Si li arriba un correu de «FirmaTech S.L.» demanant-li dades bancàries, desconfiarà i no signarà per por al phishing.

El criteri de confiança:
Busca una plataforma que permeti personalització (branding), si ho necessites.

• Identitat visual: El correu de sol·licitud de signatura ha de portar el logotip, els colors i el «tó de veu» de la teva gestoria.
• Domini propi: Algunes solucions permeten fins i tot que el remitent sigui notificacions@lagestoria.com, eliminant qualsevol fricció o desconfiança en el client final.

4. Cobrament assegurat: el mandat SEPA

El taló d’Aquil·les de molts despatxos és la gestió de cobraments i les devolucions de rebuts de la pròpia iguala.

L’operativa financera:
Digitalitza la signatura del Mandat SEPA des del primer dia (onboarding del client).

• Automatització: En donar d’alta un nou client, envia-li el contracte de serveis i el mandat SEPA en un únic «sobre de signatura».
• Seguretat: En tenir el mandat signat digitalment amb traçabilitat, el banc no pot rebutjar el càrrec i tu tens la prova legal davant qualsevol devolució injustificada.

Preguntes freqüents (FAQs)

Serveix per presentar impostos a l’AEAT?
No directament. Tu (el gestor) uses el teu certificat de Col·laborador Social per presentar davant Hisenda. Però la signatura electrònica és vital perquè el teu client et signi l’autorització del càrrec bancari (NRC) o la validació de les dades (Actes de Junta, Comptes Anuals…) abans que tu els presentis, protegint la teva responsabilitat professional davant errors.

Té valor legal l’email certificat per a acomiadaments?
Sí. La jurisprudència social admet l’email certificat (i l’SMS certificat) com a prova vàlida de notificació d’acomiadament, sempre que s’acrediti el contingut i la lliurament tècnica, cosa que plataformes com eEvidence garanteixen.

Puc signar contractes d’arrendament dels meus clients?
Sí. Per a gestors de patrimonis és l’eina ideal. Permet renovar lloguers i notificar pujades d’IPC sense necessitat de reunir propietari i inquilí al teu despatx.

Com justifico el cost al client?
Molts despatxos inclouen la signatura digital i les notificacions certificades com a partida de «Suplits tecnològics» a la factura o ho integren a la quota mensual com a servei premium d’«Oficina Virtual», monetitzant la digitalització.

Conclusió

Per a una gestoria, la signatura electrònica no és un gast, és una eina de productivitat i retenció. En triar una solució extremadament senzilla i mòbil, elimines el paper de la teva oficina i ofereixes una imatge de modernitat que justifica els teus honoraris.

Si és fàcil per a ells, és rendible per a tu.