Guia definitiva per triar la millor solució de signatura electrònica en onboarding de RRHH

El repte de l’onboarding: quan la burocràcia frena el talent

Per a un departament de Recursos Humans modern, la «transformació digital» deixa de ser un concepte abstracte en el moment en què s’enfronta a la realitat operativa d’una campanya d’estiu, un pic de producció o l’obertura d’una nova delegació. Quan has de contractar 10, 50 o 100 empleats en qüestió de dies, dependre del paper, de l’escàner o del correu electrònic convencional genera colls d’ampolla que costen diners, temps i, sovint, talent.

Triar una solució de signatura electrònica per a RRHH no és el mateix que triar-la per al departament legal o financer. Les prioritats són radicalment diferents. Mentre un advocat busca el màxim blindatge tècnic (a vegades sacrificant usabilitat) i un financer mira el cèntim, un Director de Persones i Talent necessita velocitat, mobilitat i experiència d’usuari.

Si el procés de signatura és complex, el candidat es refreda, la incorporació es retarda i la imatge de marca empleadora (Employer Branding) es ressent abans fins i tot del primer dia de treball. A continuació, desglossem en profunditat els 5 factors crítics que has d’avaluar per triar una eina que realment automatitzi la teva gestió del talent sense sacrificar la seguretat jurídica.

1. L’experiència del candidat: l’estratègia «Frictionless»

L’error número u en comprar programari de signatura per a RRHH és triar eines pensades per a entorns bancaris o governamentals, que exigeixen al signant disposar de certificats digitals qualificats (FNMT) o lectors de targetes criptogràfiques.

El teu candidat típic —especialment en sectors d’alta rotació com el retail, la logística, la hostaleria o la construcció— signarà el contracte des del seu smartphone, probablement en l’autobús, en una pausa o des de casa. No pots demanar-li que instal·li una app específica, que es registri en un portal complex ni que obtingui un certificat digital abans de començar a treballar. Això és fricció, i la fricció mata la taxa de conversió de contractes.

Què has de buscar: Signatura avançada amb OTP

Per garantir una taxa de signatura propera al 100% en temps rècord, la solució ha d’oferir una experiència «Sense instal·lació»:

• Accés universal: El candidat rep un email o SMS certificats amb un enllaç segur. En fer clic, accedeix al document directament al navegador del seu mòbil, tauleta o ordinador.
• Seguretat robusta: Per garantir la identitat sense complicacions, l’eina ha d’utilitzar Signatura electrònica avançada reforçada amb un codi d’un sol ús (OTP - One Time Password).
• El flux: El candidat revisa el contracte, dibuixa el seu traç (consentiment visual) i rep un SMS amb un codi PIN que ha d’introduir per validar la signatura. Això vincula de manera inequívoca el signant amb el seu número de telèfon i la seva identitat, oferint una capa de seguretat robusta i admissible en judici, però mantenint l’agilitat del procés.

Per a la màxima garantia, la signatura avançada proporciona evidència de tot el procés de comunicació i interacció entre l’empresa i el candidat.

2. L’operativa: consola manual o integració API?

No totes les empreses gestionen els contractes de la mateixa manera. Una de les decisions estratègiques més importants en triar programari és definir com es generaran i s’enviaran els documents. Un proveïdor robust ha d’oferir-te dos camins clars i permetre’t transitar d’un a l’altre segons creixis:

A. Consola d’usuari (Ideal per a Pimes o campanyes puntuals)

És l’opció «clau en mà». L’equip de RRHH accedeix a una plataforma web segura (SaaS), puja els documents PDF (o utilitza plantilles predefinides), introdueix els correus electrònics dels candidats i envia les sol·licituds.

• Avantatge: Implementació immediata (en minuts). No requereix equip d’IT.
• Funcionalitat clau: Enviaments massius (Bulk Send). Aquesta característica és vital per a campanyes estacionals. Permet al tècnic de RRHH pujar un fitxer CSV/Excel amb les dades de 500 candidats i disparar tots els contractes personalitzats en un sol clic, evitant el tediós procés d’enviament «u a u».

B. Integració API (Ideal per a gran empresa, ETTs i alt volum)

Per a empreses que gestionen centenars de contractes al mes, l’objectiu és que ningú al departament de RRHH hagi de tocar el document manualment. La signatura ha de ser una peça invisible dins dels teus sistemes actuals (ATS, ERP o programari de nòmines com SAP, Workday, Meta4 o Salesforce).

• Com funciona l’automatització:
  1. El teu sistema de RRHH genera el contracte automàticament amb les dades del candidat quan canvia el seu estat a «Contractat».
  2. Mitjançant una crida API REST, el teu sistema envia el document i les dades del signant a la plataforma de signatura de forma transparent.
  3. El candidat rep la sol·licitud i signa al seu mòbil.
  4. A través d’un Webhook, la plataforma de signatura notifica al teu sistema que el document està signat i retorna el PDF custodiat directament a la fitxa de l’empleat.
• Avantatge: Automatització total, reducció d’errors humans a zero (ningú puja el contracte equivocat) i una experiència de marca 100% corporativa i fluida.

3. El model de costos: «Sobres de signatura» vs. documents solts

Un procés d’onboarding rarament implica un únic document. La realitat administrativa d’un alta laboral implica un «pack» de benvinguda que sol incloure, com a mínim:

1. El Contracte de Treball.
2. El Model 145 (Retencions IRPF).
3. L’Acord de Confidencialitat (NDA).
4. La normativa de Prevenció de Riscos Laborals (PRL).
5. L’autorització de cessió d’imatge o ús de dispositius.

La trampa del cost: Molts proveïdors de signatura electrònica tenen un model de preus basat en «document signat». Si contractes 100 empleats i cadascun signa aquests 5 documents, estaràs consumint 500 crèdits de signatura. Això dispara el pressupost de forma innecessària.

La solució eficient: Busca proveïdors que operin amb el concepte de «Sobres de signatura» o transaccions agrupades.

Comparativa d’eficiència en costos

4. La «Certificació de lliurament»: el teu assegurança en prevenció de riscos

En Recursos Humans, signar el contracte és només la meitat de la batalla legal. L’altra meitat, sovint oblidada però igual de crítica, és demostrar que l’empresa va complir amb el seu deure d’informació.

Hi ha documents que l’empleat no necessàriament ha de retornar signats amb consentiment contractual, però que l’empresa ha de provar que va lliurar abans de l’inici de l’activitat laboral. L’exemple clàssic és el Manual de Prevenció de Riscos Laborals o el Protocol d’Acos.

Si ocorre un accident laboral el segon dia de treball i l’empleat al·lega davant un jutge que «ningú li va lliurar les normes de seguretat», l’empresa s’enfronta a responsabilitats civils i fins i tot penals si no pot provar la lliurament fefaent. Un simple «check» en una web o un correu ordinari no solen ser prova suficient.

L’estratègia híbrida: signatura + lliurament certificada

Tria una plataforma versàtil que combini Signatura electrònica (per al que requereix consentiment explícit) amb Email certificat (per al que requereix prova de posada a disposició). Fins i tot si l’empleat triga tres dies a signar el «vaig rebre», la certificació de lliurament de l’email prova legalment que el document va ser posat a la seva disposició en una data i hora exactes, demostrant la dil·ligència deguda de l’empresa davant la Inspecció de Treball.

5. L’Audit Trail: blindatge davant la magistratura

Finalment, la validesa legal. En l’àmbit laboral, la protecció del treballador és màxima i els tribunals són exigents amb la prova digital.

No et conformis amb un PDF que simplement tingui una imatge d’una signatura enganxada. Exigeix que el proveïdor de signatura lliuri un Audit Trail (Certificat d’Evidència) complet en finalitzar el procés. Aquest document tècnic és la «caixa negra» de la transacció i ha d’incloure:

• Identificació: Validació del correu electrònic i del número de mòbil (via OTP).
• Traçabilitat: Adreces IP de connexió i navegador utilitzat.
• Segell de temps (Timestamping): Ha de ser qualificat segons eIDAS, per garantir que la signatura va ocórrer abans de l’inici de la relació laboral.
• Integritat (Hash): Una empremta digital criptogràfica que assegura que el contracte no ha estat modificat (ni una coma, ni una xifra del salari) després de la signatura.

Aquest nivell de prova inverteix la càrrega de la prova en cas de litigi: serà l’altra part qui hagi de demostrar que la signatura és falsa, cosa tècnicament molt difícil davant un Audit Trail robust.

Preguntes freqüents (FAQs)

És difícil integrar la signatura via API al meu programari de RRHH?
No. Les APIs modernes (RESTful) estan dissenyades per ser consumides fàcilment per qualsevol equip de desenvolupament. Proveïdors com eEvidence ofereixen documentació clara («Developer Hub») i entorns de prova (sandbox). Una integració bàsica per automatitzar l’enviament de contractes pot estar llesta en qüestió de dies, permetent connectar amb ERPs com SAP, Sage o plataformes a mida.

És legal signar contractes de treball amb signatura electrònica avançada (OTP)?
Sí, absolutament. El Reglament eIDAS (UE 910/2014) i la jurisprudència social a Espanya reconeixen la plena validesa legal de la signatura electrònica avançada. En vincular la signatura amb el correu personal i el codi enviat al mòbil (OTP) de l’empleat, es garanteix la seva identitat i integritat de forma molt més segura que una signatura manuscrita escanejada.

Puc usar la mateixa eina per lliurar les nòmines mensualment?
Sí, i és una pràctica recomanada (Best Practice). Usar la funció d’Email certificat per a l’enviament de nòmines genera una prova jurídica automàtica que l’empleat ha rebut la seva fulla de salari puntualment cada mes, evitant reclamacions futures per manca de lliurament i complint amb la normativa laboral.

Què passa amb la lliurament d’EPIs (Equips de Protecció Individual)?
La lliurament d’EPIs (botes, casc, armilla) requereix constància de recepció física. Pots digitalitzar aquest procés fent que l’empleat signi l’«albarà de lliurament d’EPIs» en una tauleta o al seu propi mòbil en el moment de la lliurament al magatzem.

Conclusió

La millor tecnologia de signatura electrònica per a Recursos Humans és aquella que resulta invisible per a l’usuari i potent per a l’empresa.

Si ets una Pime, la consola amb enviaments massius i el model de sobres t’estalviarà centenars d’hores administratives.

Si ets una Gran Empresa, la integració via API és el pas definitiu per automatitzar el cicle de vida de l’empleat i eliminar errors.

En ambdós casos, l’objectiu és el mateix: eliminar el paper, garantir el compliment legal des del minut zero i oferir una experiència d’onboarding moderna i àgil que retingui el millor talent.