Adéu a la 'burocràcia de setembre': com la signatura electrònica desbloqueja la Secretaria Acadèmica

El coll d’ampolla del campus al setembre

Cada inici de semestre, les universitats, escoles de negocis i centres de formació superior viuen el mateix escenari: un col·lapse administratiu.

Milers de:

• Matrícules.
• Sol·licituds de beca.
• Convenis de pràctiques.
• Actes d’avaluació.
• Sol·licituds de títol.

s’acumulen en qüestió de setmanes. En moltes institucions, el procés segueix depenent de PDFs escanejats o documents en paper que circulen entre estudiants, empreses i departaments interns.

En un entorn on la docència ja és digital, mantenir la burocràcia analògica genera tres riscos estructurals:

1. Risc legal en pràctiques externes, quan l’estudiant s’incorpora sense conveni formalment signat.
2. Retards en justificació d’ajudes i subvencions per manca de documentació completa.
3. Debilitat en la integritat documental, especialment en actes acadèmiques o resolucions oficials.

La digitalització no és una millora cosmètica: és una necessitat operativa.

El cas crític: el Conveni de Cooperació Educativa

El major desafiament administratiu en educació superior és la gestió de les pràctiques externes.

Un conveni estàndard implica la signatura de tres parts:

• L’Estudiant.
• La Universitat.
• L’Empresa col·laboradora.

En el model clàssic:

1. La universitat genera el document.
2. L’estudiant el imprimeix i signa.
3. El porta a l’empresa.
4. L’empresa el signa dies després.
5. L’estudiant el retorna a la universitat.
6. Finalment, signa el responsable acadèmic.

Aquest procés pot trigar setmanes. Mentrestant:

• L’estudiant pot començar sense cobertura formal.
• L’assegurança no està activada correctament.
• L’expedient queda bloquejat.

A més, qualsevol error obliga a reiniciar el circuit complet.

Amb signatura electrònica integrada a l’ERP acadèmic, el procés es transforma:

1. La universitat genera el conveni des del seu sistema.
2. S’envia automàticament a l’estudiant per signatura electrònica.
3. Un cop signat, s’activa automàticament l’enviament al tutor d’empresa.
4. Finalment, el responsable universitari tanca el procés.

El resultat és un conveni tripartit tancat en hores, amb:

• Traçabilitat completa.
• Segell de temps.
• Integritat criptogràfica del document.
• Arxiu automàtic a l’expedient digital.

L’estudiant té cobertura legal des del primer dia.

No tot requereix el mateix nivell de signatura

Un dels errors habituals en digitalització acadèmica és aplicar el mateix nivell de seguretat a tots els tràmits.

La clau està en el principi de proporcionalitat.

1. Signatura electrònica simple: agilitat operativa

Adequada per a:

• Matrícules ordinàries.
• Acceptació de normatives internes.
• Consentiments d’ús d’instal·lacions.
• Sol·licituds administratives de baix risc.

Aquí prima la rapidesa i l’experiència de l’alumne. Un flux «click-to-sign» o signatura en tauleta a oficina és suficient per acreditar acceptació.

2. Signatura electrònica avançada: seguretat jurídica reforçada

Recomanada per a:

• Convenis amb empreses.
• Actes de qualificacions.
• Resolucions acadèmiques.
• Sol·licituds de títols oficials.
• Contractes d’investigació.

En aquests casos és imprescindible garantir:

• Identitat del signant (per exemple, que qui signa un acta és realment el professor autoritzat).
• Integritat del document, evitant qualsevol alteració posterior.
• Data certa, mitjançant segell de temps.

Aquí intervenen tecnologies criptogràfiques com el hash (SHA-256), que vinculen matemàticament el contingut signat amb l’evidència generada.

Integració amb l’ERP acadèmic: el veritable canvi

La signatura electrònica no ha de ser un procés aïllat en una web externa. En universitats amb 10.000 o 20.000 alumnes, la clau és la integració via API amb sistemes com:

• Plataformes acadèmiques pròpies.
• ERPs universitaris.
• Sistemes de gestió com SAP o similars.

L’automatització permet que:

• Quan un expedient canvia a «Admès», es dispari automàticament la signatura del conveni.
• S’enviïn recordatoris automàtics a qui no ha signat.
• L’estat del document s’actualitzi en temps real.
• La Secretaria tingui un tauler de control amb traçabilitat completa.

Això elimina el risc humà d’«oblidar enviar el document» i redueix dràsticament la càrrega administrativa.

Actes, títols i reputació institucional

Més enllà de les pràctiques, la signatura electrònica protegeix el nucli acadèmic:

• Actes de notes.
• Resolucions disciplinàries.
• Concessió o denegació de beques.
• Emissió de títols.

En aquests casos, la integritat documental és essencial. Qualsevol sospita de manipulació afecta directament la reputació de la institució.

L’ús de signatura electrònica avançada i segell de temps permet demostrar que:

• La nota va ser signada en una data concreta.
• El document no ha estat alterat posteriorment.
• El signant estava legitimat per fer-ho.

Experiència digital coherent amb l’alumne actual

L’estudiant actual:

• Es matricula en línia.
• Segueix classes virtuals.
• Lliura treballs en plataformes digitals.
• Consulta les seves notes al campus virtual.

Obligar-lo a imprimir, signar i escanejar documents trenca completament aquesta coherència digital. Institucions pioneres com la UOC o ESADE han demostrat que la gestió 100% digital no només és viable, sinó esperada per l’alumnat i per les empreses col·laboradores.

Reduir paper no és l’objectiu principal; oferir eficiència i traçabilitat sí que ho és.

Preguntes freqüents (FAQ)

És obligatori usar signatura electrònica avançada en tots els tràmits acadèmics?
No. S’ha d’aplicar el principi de proporcionalitat. Per a tràmits de baix risc n’hi ha prou amb la signatura simple; per a documents amb impacte jurídic rellevant es recomana signatura avançada.

Què ocorre si una empresa externa no està habituada a signar digitalment?
Els sistemes moderns permeten signar des de qualsevol dispositiu, sense necessitat de certificats complexos ni instal·lacions tècniques.

La signatura electrònica substitueix completament l’arxiu físic?
Sí, sempre que el sistema garanteixi integritat, autenticitat i traçabilitat del document signat.

Conclusió

La «burocràcia de setembre» no és un problema inevitable, sinó una conseqüència de processos desactualitzats.

Digitalitzar la signatura de convenis de pràctiques, actes i documentació acadèmica:

• Redueix setmanes de retard a hores.
• Minimitza errors humans.
• Assegura cobertura legal immediata.
• Reforça la reputació institucional.

En educació superior, eficiència administrativa i rigor jurídic no són conceptes oposats. Són la base d’una universitat preparada per gestionar volum sense sacrificar qualitat.