Signatura electrònica per a vendes: com triar el programari que tanca tractes a l'instant

L’enemic de les vendes és la fricció

Al departament comercial, hi ha una regla d’or: el temps mata els tractes. Cada minut que passa des que el client diu «Sí, m’interessa» fins que signa el contracte, augmenta exponencialment la probabilitat que es refredi, rep una contraoferta o simplement canviï d’opinió.

Demanar a un client que imprimeixi un PDF, el signi, l’escaneji i el retorni és un anacronisme que costa diners. Però triar el programari de signatura incorrecte també pot ser fatal: si obligues el client a instal·lar una app o a usar un certificat digital complex, la venda s’aturarà en sec.

Per a un Director Comercial, el programari de signatura electrònica no és una eina de compliment normatiu (encara que ho compleix), és una eina d’acceleració d’ingressos. A continuació, analitzem els factors clau per triar la solució que elimini la fricció i augmenti la teva taxa de tancament.

1. Experiència de client: la «signatura immediata» al mòbil

El teu equip comercial viu enganxat al telèfon i els teus clients també. L’escenari de tancament modern no ocorre en una sala de juntes amb plomes estilogràfiques; ocorre en un smartphone, entre reunions o en un aeroport.

El criteri clau: zero barreres
L’eina triada ha de permetre que el client signi la proposta comercial des del seu propi dispositiu mòbil sense passos previs.

• Sense descàrregues: Prohibit exigir al client que es descarregui una app.
• Sense registres: Prohibit exigir al client que es creï un compte i validi el seu email abans de veure el document.
• Seguretat àgil (Signatura avançada + OTP): La fórmula guanyadora en vendes és la Signatura avançada mitjançant codi SMS (OTP). El client revisa el pressupost, fa clic a signar i rep un codi al seu mòbil per validar l’operació. És legalment vinculant, segur i es completa en menys de 60 segons.

2. L’operativa: signatura des de consola o des del CRM?

L’eficiència del teu equip de vendes depèn d’on passin el seu temps. Si han de sortir del seu entorn de treball per preparar un contracte, perdran focus. Un bon proveïdor de signatura ha d’oferir-te dos models de treball:

A. Consola d’usuari (Per a equips àgils i propostes a mida)

Ideal per a vendes consultives on cada proposta és única i requereix una elaboració manual prèvia. El comercial puja el PDF final a la plataforma web, configura els signants i envia.

• Funcionalitat clau: Recordatoris automàtics. El sistema persegueix el client per tu. Pots programar que, si no ha signat en 2 dies, repi un recordatori amable automàtic, alliberant el comercial de la tasca de seguiment administratiu.

B. Integració API i CRM (Per a la màquina de vendes)

Per a equips que treballen amb Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics o Pipedrive, la signatura ha de ser invisible.

• El flux perfecte: El comercial fa clic a «Generar contracte» dins la fitxa de l’oportunitat al CRM. El sistema crea el PDF amb les dades del client i l’API de signatura l’envia automàticament.
• Tancament automàtic: Quan el client signa al seu mòbil, l’API retorna el document signat al CRM i canvia l’estat de l’oportunitat a «Tancada-Guanada» automàticament. Sense intervenció humana, sense errors d’arxiu.

3. Evita el «No l’he rebut»: certificació de la proposta

En vendes B2B, és comú que un client dilati la decisió al·legant que no li va arribar el pressupost o que es va anar a la carpeta de Spam. Les confirmacions de lectura tradicionals no tenen validesa legal i sovint són bloquejades pels servidors de correu.

L’avantatge competitiu:
Tria una solució que utilitzi tecnologia d’Email certificat per a l’enviament de la sol·licitud de signatura.

• Traçabilitat real: Sabràs amb certesa tècnica (prova de lliurament) quan el client va rebre la proposta al seu servidor de correu.
• Poder de negociació: Si el client afirma no haver rebut l’oferta abans de la data de venciment d’una promoció, tens l’evidència que demostra el contrari, permetent-te gestionar la situació amb dades objectius.

4. Model de costos: flexibilitat per a pics de venda

Les vendes són estacionals. Un tancament de trimestre o un Black Friday poden disparar el volum de contractes.

• Evita el pagament per llicència rígida: Si tens una xarxa de 50 agents comercials externs, pagar una llicència mensual per cadascun pot ser costós si no tots venen tots els mesos.
• Busca models per consum o sobres: Pagar pel que es signa (o s’envia) permet escalar la despesa en proporció directa als ingressos generats. A més, busca la funcionalitat de «Sobres de signatura» per enviar Pressupost + Contracte + Ordre de Domiciliació (SEPA) en un sol enviament, pagant un sol crèdit.

5. Seguretat jurídica: la signatura avançada és suficient

A vegades, els departaments legals frenen l’agilitat comercial exigint «Signatura qualificada» (equiparable a la manuscrita en tot). Tanmateix, per a contractes mercantils privats, pressupostos i ordres de comanda, la Signatura electrònica avançada és l’estàndard de mercat òptim.

En vincular la signatura al correu i al mòbil (OTP) del decisor, i assegurar la integritat del document amb un segell de temps i un hash criptogràfic, obtens un contracte perfectament vàlid en judici sense la fricció (i la pèrdua de vendes) que implica exigir certificats digitals als teus clients.

Preguntes freqüents (FAQs)

Té validesa legal una signatura feta amb el dit al mòbil?
Sí. Si s’utilitza una plataforma de signatura electrònica avançada que reculli evidències tècniques (IP, segell de temps, OTP), el traç a pantalla és una expressió de consentiment vàlida i vinculant per a contractes comercials.

Què passa si el client vol modificar una clàusula?
Les millors eines permeten al signant «Rebutjar» el document i introduir un comentari explicatiu. Això alerta el comercial immediatament per renegociar, evitant que el contracte quedi en el limbo.

És cara la integració amb Salesforce o HubSpot?
Depèn de l’estratègia. Desenvolupar una integració a mida via API requereix una mínima dedicació, però ofereix la màxima automatització. Revisa si el proveïdor té documentació API clara per reduir aquests temps.

Serveix per a Ordres de Comanda (PO)?
Absolutament. Convertir una Ordre de Comanda en un document signat digitalment assegura l’acceptació de les condicions generals de venda i facilita enormement la gestió de cobraments posterior, evitant disputes.

Conclusió

En vendes, la millor eina de signatura és la que redueix la distància entre el «Sí» verbal i el contracte signat. Prioritza la usabilitat mòbil i la capacitat d’integració amb el teu CRM sobre qualsevol característica tècnica complexa.

Si facilites la vida al teu client en el moment crític de la decisió, la teva taxa de conversió i la velocitat del teu cicle de vendes milloraran dràsticament.