Tanca tractes abans: l'avantatge de signar pressupostos i ordres de compra a l'instant

El temps mata les vendes

En vendes B2B, cada minut que passa des que el client diu “sí” fins que el document queda signat és un risc real. Risc que el decisor es refredi, que aparegui un competidor amb una oferta alternativa o que la burocràcia interna freni una operació que ja estava guanyada.

Durant anys, el procés ha estat el mateix: enviar un PDF, demanar que el imprimeixin, el signin, l’escanegin i el retornin. Aquest flux no només és lent, sinó que introdueix fricció innecessària en el moment més crític del cicle comercial. Avui, els clients esperen la mateixa immediatesa amb què compren qualsevol servei digital: aprovar i signar en l’acte.

La signatura electrònica aplicada a l’àrea comercial no és un tràmit administratiu més; és una eina directa d’acceleració d’ingressos.

Signar sense fricció: tancar la venda en la mateixa trucada

Per a un equip de vendes, la tecnologia només funciona si és invisible per al client. El signant no hauria de necessitar instruccions, ni crear comptes, ni instal·lar aplicacions addicionals.

Amb un procés de signatura electrònica pensat per a vendes:

• El client rep un enllaç segur per email o SMS i signa directament des del navegador del seu mòbil, tauleta o ordinador.
• No hi ha descàrregues, ni registres, ni barreres tècniques que trenquin l’impuls de compra.
• El propi sistema guia el signant per evitar oblits, garantint que el document queda correctament signat a la primera.

Aquest enfocament permet tancar acords en temps real, fins i tot durant una trucada comercial o una videoconferència, quan la decisió està fresca i l’interès en el seu punt més alt.

El “sobre de signatura”: pressupost, contracte i SEPA en un sol enviament

En la pràctica, una venda B2B rarament es limita a un únic document. Pressupost, contracte marc, condicions particulars, annexos i mandat SEPA solen circular en correus separats, generant dispersió i retards.

Aquí és on el concepte de sobre de signatura marca una diferència operativa clara. En lloc d’enviar diversos correus i gestionar múltiples processos de signatura, el comercial pot agrupar tota la documentació en un únic enviament:

• El client rep un sol enllaç i revisa tot el paquet d’una vegada.
• L’experiència és més clara i professional, reduint dubtes i rebutjos.
• A nivell intern, es simplifica la gestió i es redueixen costos, ja que tot el procés compta com una única operació de signatura.

Per als directors comercials, això significa menys fricció, menys seguiment manual i un major ratio de tancament per oportunitat.

Seguretat per al cobrament: més enllà d’un “OK per email”

Molts acords comercials es tanquen encara amb un simple “OK” per correu o per missatgeria instantània. Tot i que sembli suficient en el dia a dia, aquest tipus d’acceptació és extremadament dèbil quan sorgeix un impagament o una cancel·lació.

La signatura electrònica avançada aporta un nivell de seguretat molt superior. No es limita a capturar un traç, sinó que certifica tot el procés: qui signa, quin document accepta, quan ho fa i sota quines condicions tècniques. El resultat és una evidència sòlida, generada per un tercer de confiança, que blinda l’acord davant de qualsevol disputa posterior.

Cada operació genera automàticament un rebut d’evidències (audit trail) en format PDF, signat electrònicament, que recull les dades clau del procés. Aquest document es converteix en la base probatòria per al departament financer o legal quan arriba el moment de reclamar un pagament o defensar una factura.

Casos d’ús quotidians per accelerar ingressos

La signatura electrònica no s’ha de reservar només per a grans contractes anuals. Integrar-la en el dia a dia comercial multiplica el seu impacte:

• Ordres de canvi: formalitzar modificacions d’abast en projectes en el mateix moment en què s’acorden, evitant discussions posteriors.
• Acords de confidencialitat (NDA): no retardar reunions ni demos per falta de signatura prèvia.
• Fulles d’encàrrec i propostes de serveis: assegurar el compromís del client abans de començar a treballar.

Cadascun d’aquests usos redueix incertesa, escurça cicles de venda i protegeix el marge comercial.

Preguntes freqüents (FAQ)

La signatura electrònica és vàlida per a pressupostos i ordres de compra?
Sí. La signatura electrònica té plena validesa legal sempre que permeti identificar el signant, garantir la integritat del document i generar evidències del procés d’acceptació.

Quina avantatge té usar un sobre de signatura davant d’enviar documents solts?
El sobre de signatura permet agrupar diversos documents i signants en un únic procés, simplificant l’experiència del client, reduint errors i optimitzant costos operatius. Un únic signatura per signar-los tots!

Com protegeix la signatura certificada davant d’impagaments?
En generar un rebut d’evidències amb totes les dades del procés de signatura, l’empresa rep d’un tercer una prova sòlida d’acceptació de condicions, clau per a reclamacions de pagament.

Durant quant de temps es conserven les evidències de signatura?
Les evidències i els documents signats es custodien de forma segura durant un mínim de cinc anys, garantint la seva disponibilitat davant d’auditories o conflictes comercials.

Conclusió

La velocitat de tancament s’ha convertit en una avantatge competitiva real. En un entorn on el client espera immediatesa, cada pas manual és una oportunitat perduda. Digitalitzar la signatura de pressupostos i ordres de compra no només accelera les vendes, sinó que aporta seguretat jurídica i protegeix el cobrament.

Tancar abans no és qüestió de pressionar més el client, sinó d’eliminar friccions innecessàries. Amb un procés de signatura àgil, segur i pensat per a vendes, el “sí” es converteix en contracte signat en qüestió de minuts.