Índex de continguts
És dissabte. La teva pista de karting està plena, el rocòdrom té llista d’espera o el box de CrossFit està a punt de començar la classe estrella del cap de setmana. Tanmateix, la fila a recepció no avança.
Cada nou usuari ha de:
- Omplir a mà les seves dades.
- Llegir (o no) unes normes impreses en lletra petita.
- Signar un descàrrec de responsabilitat en paper.
El resultat és una combinació de mala experiència de client, dades illegibles i arxivadors replets de documents físics. I quan ocorre un accident, apareix la gran pregunta: pots localitzar en minuts el document signat per aquella persona concreta?
En molts casos, la resposta és no.
El problema real: el paper no és sinònim de seguretat
Existeix una falsa sensació de seguretat associada al paper. Tanmateix, a la pràctica:
- Els documents s’emmagatzemen sense ordre.
- Les signatures poden ser discutides.
- Les versions de les normes canvien i no sempre queda clar quina va acceptar cada usuari.
- Les dades manuscrites són incompletes o illegibles.
A més, l’arxiu físic ocupa espai, requereix personal administratiu i dificulta qualsevol auditoria interna o reclamació davant l’assegurança.
L’alternativa: «Escaneja, signa i entra»
Per a gimnasos, centres esportius i esdeveniments d’oci, la signatura electrònica simple és una solució plenament adequada. No es tracta de formalitzar una hipoteca, sinó de documentar un consentiment informat de forma àgil i traçable.
Un flux eficient es pot estructurar així:
Codi QR a recepció o a la web
L’usuari escaneja el QR amb el seu propi mòbil.Formulari web optimitzat
Introdueix les seves dades personals i revisa les normes d’ús i seguretat.Acceptació electrònica
Signa amb un clic o amb un traç simple a pantalla.Confirmació automàtica
Rep una còpia del document signat al seu correu electrònic i el sistema valida el seu accés.
El procés és més ràpid que omplir un formulari en paper i elimina completament la gestió física del document.
És vàlida una signatura electrònica simple per a un waiver?
Sí. El Reglament eIDAS reconeix expressament la validesa jurídica de la signatura electrònica simple.
En activitats esportives i d’oci, l’essencial és poder demostrar:
- Que l’usuari va ser informat.
- Quina versió concreta de les normes va acceptar.
- En quina data i hora es va produir l’acceptació.
En utilitzar una plataforma de signatura electrònica:
- Es genera un registre digital amb data i hora.
- El document queda vinculat a les dades de l’usuari.
- Es protegeix la integritat del contingut mitjançant tècniques criptogràfiques (hash).
Si un client pateix una lesió i al·lega que «aquestes normes no estaven incloses», l’organització pot presentar el fitxer digital inalterable que acredita exactament què va acceptar.
Tres beneficis que van més enllà del compliment legal
1. Base de dades estructurada i útil
Els formularis manuscrits solen contenir correus electrònics mal escrits o illegibles. En digitalitzar el procés:
- L’usuari introdueix les seves dades correctament.
- Es validen camps obligatoris.
- S’integra la informació directament al CRM.
El tràmit legal es converteix en una oportunitat per construir una base de dades neta, sempre amb el consentiment corresponent en matèria de protecció de dades.
2. Resposta immediata davant accidents o inspeccions
En cas d’incident, l’assegurança o un perit poden sol·licitar el document signat.
Amb un sistema digital:
- Es busca per nom, DNI o correu.
- Es descarrega el PDF signat en segons.
- S’acredita la versió exacta del document acceptat.
Això transmet dil·ligència i professionalitat, dos factors clau en qualsevol procés de reclamació.
3. Gestió de drets d’imatge en esdeveniments
En curses populars, competicions o esdeveniments d’oci es generen fotografies i vídeos dels participants.
Integrar la cessió de drets d’imatge en el mateix flux de signatura:
- Redueix reclamacions posteriors.
- Centralitza els consentiments.
- Evita haver de recollir autoritzacions addicionals després de l’esdeveniment.
Gimnasos 24 hores: quan el paper ja no és viable
En centres esportius amb accés sense atenció, el paper simplement no és una opció.
L’alta es realitza en línia:
- L’usuari signa digitalment el contracte i les normes.
- El sistema rep confirmació de la signatura.
- Només llavors s’activa el seu codi d’accés o clau digital.
Sense signatura, no hi ha accés. Aquest model integra seguretat jurídica i control operatiu en un únic procés automatitzat.
Preguntes freqüents (FAQ)
És suficient un clic per acceptar un waiver?
En la majoria d’activitats esportives de risc moderat, la signatura electrònica simple és adequada si es pot demostrar el consentiment informat i la integritat del document.
Què ocorre si actualitzo les normes internes?
Cada nova versió es pot gestionar com a document independent, de manera que quedi constància de quin text va acceptar cada usuari en cada data.
La signatura electrònica elimina totalment el risc legal?
No elimina el risc inherent a l’activitat, però enforteix significativament la posició jurídica de l’organització en acreditar el consentiment de l’usuari.
Conclusió
Prohibir el paper a la recepció no és una qüestió estètica, sinó estratègica. Digitalitzar el waiver:
- Redueix cues i millora l’experiència del client.
- Elimina costos administratius innecessaris.
- Permet localitzar qualsevol document en segons.
- Reforça la posició de l’empresa davant reclamacions i assegurances.
En un sector on la immediatesa és clau, la gestió digital del consentiment és el primer pas cap a una operativa més àgil, segura i professional.
A punt per començar?
Contacta'ns per compartir el teu projecte de negoci o registra't ara per començar a provar els nostres serveis avui