¡Bienvenido/a a eEvidence! 🤲

Nos alegra ver que has decidido empezar a comunicarte de forma más segura y con plenas garantías. Te demostraremos que acertaste al confiar en eEvidence.

A partir de hoy, eres parte de una comunidad respaldada por más de 20.000 personas en 129 países que usa nuestra tecnología para ganar seguridad jurídica en más de 60 millones de comunicaciones. Te animamos a correr la voz para que tus amigos, familiares, colegas del trabajo o conocidos se unan también.

Para empezar, aquí encontrarás una breve guía con información y consejos útiles para dar tus primeros pasos y familiarizarte con eEvidence.

Paso 1: Envía tu primer email certificado

Haz una prueba enviándote un email certificado a ti mismo o a alguien de tu confianza, como un compañero de trabajo, amigo o familiar. Para ello, sigue estos sencillos pasos o visualiza el siguiente tutorial:

1. Abre tu gestor de correo – Outlook, Hotmail, Gmail, Ionos, Protonmail, etc.
2. Redacta un email como lo harías normalmente. Puedes añadir archivos adjuntos.
3. Para enviarlo de manera certificada: añade el sufijo «.eevid.com» al final de la dirección email del destinatario

Cuando estés listo, envía el mensaje. Segundos después, recibirás un email de vuelta con la confirmación de entrega y el certificado electrónico de evidencia adjunto en formato PDF.

Usa este método exclusivo y patentado por eEvidence tantas veces como quieras y desde dónde quieras; funciona con cualquier cliente de email, servidor y dispositivo. También puedes consultar este enlace y explorar otros métodos de envío.

Si tu intención es enviar desde una plataforma de email, software de gestión, CRM u otros programas: necesitarás una licencia Scale Cloud o superior. Consúltanos.

Paso 2: Accede y consulta el certificado de evidencia

Se llama eEvid y es nuestro certificado de evidencia; la prueba documental que acredita la comunicación de manera fehaciente.

Poseer este certificado hará posible que puedas demostrar quién envió qué, a quién y cuándo de forma irrefutable. Dicho de otra manera: podrás acreditar el envío, el contenido, cualquier documento adjunto independientemente de su formato, y la efectiva entrega al destinatario.

Para la prueba que has realizado, encontrarás el certificado adjunto en el email de confirmación que has recibido. De todos modos, tienes libertad para decidir cómo quieres recibir los certificados y combinar diferentes opciones:

• Por correo, a la dirección email que desees
• En tu área privada de cliente, se archivan automáticamente y se custodian durante mínimo 5 años de forma segura (disponible en licencias Scale o superior)
• Directamente en tus sistemas, gracias a nuestra API (disponible en licencias Scale Cloud o superior)

Ahora, te sugerimos explorar el contenido del certificado:

Algunos apuntes útiles:

• Visualizar el certificado correctamente: descarga y abre el certificado con un programa específico de lectura de PDFs como Adobe Acrobat. Al abrirlo, el programa detecta automáticamente el sello electrónico del documento y reconoce que es un certificado oficial de eEvidence, mostrando un mensaje como éste en la parte superior:

• Ver los archivos adjuntos: los documentos adjuntos los encontrarás referenciados con su correspondiente huella digital HASH. Puedes acceder a una copia original del correo y de todos los documentos a través del panel de adjuntos. Consulta más detalles aquí.
• Custodia del documento (backup): si dispones de una licencia Scale o superior, custodiaremos tus certificados de evidencia en tu área privada de cliente de forma segura. Puedes desactivar esta función, haciéndote responsable de su custodia.
• Presentación del certificado ante una autoridad: si llega el momento en que tienes que aportar pruebas, puedes presentar el certificado original en formato electrónico con total confianza. Las autoridades deberán aceptarlo como tal, así lo establecen los diferentes marcos regulatorios como el Reglamento (UE) nº910/2014 (eIDAS) de directa aplicación en todos los países miembros de la UE.

Paso 3: Decide si alertar a los destinatarios o no

Una característica única de eEvidence es que puedes elegir si quieres que los destinatarios sepan que tus emails son certificados o no. En función de tu licencia, tus correos pueden ser:

• Un email con el aviso «Certificado por eEvidence», que se muestra al abrir el correo e informa a los destinatarios de que se trata de una comunicación certificada. Este aviso se añade de forma automática, es permanente en las cuentas básicas y opcional en Scale o superiro, y resulta útil para crear un efecto disuasorio – como un burofax.
• Un email normal y corriente, sin aviso ni rastro de eEvidence. Gracias a una función exclusiva de eEvidence, disponible sólo en licencias Scale o superior, el proceso puede ser 100% transparente para el destinatario y que no perciba que se trata de una comunicación certificada. Por supuesto, esto no afecta a la validez legal, y más bien presenta múltiples ventajas como el uso preventivo y que no interfiera en la relación con tu interlocutor. En el siguiente punto verás cómo activar o desactivar esta función.

Paso 4: Accede al área privada de cliente y revisa los ajustes de tu cuenta

Accede al área privada de cliente con tu usuario (email) y contraseña que has creado en el proceso de alta: https://app.eevid.com/consola/

El área privada de cliente, o «consola de usuario», es la interfaz desde dónde podrás gestionar todo lo relativo a tu licencia eEvidence – menos enviar correos certificados, ya que esto se realiza directamente desde tu gestor de correo.

Estas son las secciones que encontrarás dentro:

• Mi servicio. Este es el espacio principal dónde puedes acceder a la configuración del servicio, visualizar los últimos emails que has certificado, abrir o consultar un ticket de soporte y consultar algunas preguntas frecuentes.
• Mis eEvids. Accede y consulta todos los emails que has certificado. Aquí es dónde se archivan y custodian tus certificados, si tienes una licencia Scale o superior.
• Usuarios. Gestiona y añade nuevos usuarios a tu cuenta eEvidence. Sólo disponible para licencias Scale o superior.
• Pásate a Scale. Este botón te permite acceder al espacio de contratación de una licencia Scale.
• Configuración. Accede a todos los ajustes relacionados con tu cuenta eEvidence. Recuerda que dependiendo de la licencia que hayas elegido tendrás acceso a más o menos funciones. Te aconsejamos revisar:
  • Panel Ajustes del servicio. Dónde puedes activar y desactivar la mayoría de funciones, como la custodia de certificados, el rastreo de la apertura/lectura de tus emails certificados o el aviso de certificación.
  • Panel Licencia. Revisa la información principal de tu licencia como tu plan o el ciclo de facturación. También puedes darte de baja o cambiar de plan desde aquí.
  • Panel Aviso legal. Activa y desactiva el aviso de certificación que alerta al destinatario de que se trata de un email certificado (sólo licencias Scale o superior). También puedes configurar su aspecto. Una vez activado en el panel «Aviso legal», debes ir al panel «Ajustes del servicio» para dar la órden de activarlo en tus emails.
  • Otros ajustes. Te aconsejamos revisar otros ajustes, especialmente los que vienen por defecto, y configurarlos en base a tus necesidades, por ejemplo: la dirección dónde quieres recibir las facturas de forma automática, dónde recibir los postmaster (mensajes de error), etc.

Paso 5: Añade nuevos usuarios a tu licencia

Nuestras licencias Scale o superior son multiusuario. Esto significa que puedes invitar a miembros de tu equipo, a tu pareja, a tus amigos/as o a quién tu quieras para que también pueda certificar sus correos con eEvidence usando sus cuentas de correo, sin coste adicional.

Te animamos a invitar ahora a nuevos usuarios. Para ello: accede a tu área privada, dirígete a la pestaña «Usuarios» y añade fácilmente sus direcciones email. Al momento recibirán un email de invitación para unirse.

Tienes más información sobre el proceso aquí. Y si más adelante deseas cambiar el usuario administrador, echa un vistazo a esta página para saber cómo.

Paso 6: Dar de baja tu suscripción, contratar un plan superior o contratar una licencia superior

Es posible que en algún momento te interese: (1) Cancelar tu licencia, (2) Contratar un plan superior o (3) Contratar una licencia superior. Sigue leyendo para saber qué hacer, cuándo y cómo.

Pero antes de nada, repasaremos los diferentes tipos de licencia que ofrece eEvidence. Cada licencia tiene unas funciones y beneficios concretos. A su vez, cada licencia tiene diferentes planes, que varían en función del volumen de correos incluído. Estas son las 4 licencias:

• Basic: licencia gratuita orientada a probar eEvidence, limitada a 3 correos certificados, 1 solo usuario y no tiene funciones esenciales
• Scale: licencia de pago orientada a particulares y empresas que buscan o bien enviar de forma regular, o bien necesitan las coberturas y la seguridad jurídica que las funciones Scale ofrecen, como la custodia de los certificados, agregar más usuarios o enviar tus correos sin el aviso de notificación certificada.
• Scale Cloud: licencia de pago orientada a empresas que quieren integrar eEvidence en sus procesos y sistemas, con capacidades de integración y la API
• Extended: licencia de pago orientada a empresas que necesitan realizar grandes envíos o que buscan una solución más avanzada, personalizada, y con funciones avanzadas, soporte prioritario y coberturas de primer nivel como el acuerdo de servicio SLA 99,99%.

1. Dar de baja: cancela tu suscripción

Los planes Scale o Scale Cloud de eEvidence no tienen permanencia. Si deseas cancelar tu suscripción de pago, sigue estos pasos:

1. Accede a tu área privada de cliente con tu usuario administrador.
2. Selecciona la opción Datos de la licencia en el menú de Configuración.
3. Pulsa en el botón Dar de baja el plan.
4. Confirma la baja de tu plan para terminar.

La baja de tu plan quedará programada para la siguiente renovación de tu mensualidad. Hasta esa fecha, puedes seguir utilizando el servicio normalmente.

2. Cuándo contratar una licencia o plan superior

2.1. Si tienes una cuenta de prueba gratuita

Seguramente te interesará contratar una licencia de pago Scale:

• Accede a tu área privada de cliente con tu usuario administrador
• Haz clic en el botón «Pásate a Scale» que encontrarás en el menú superior.
• Elige tu plan y sigue los pasos para la contratación

En tan sólo unos minutos ya tendrás tu licencia Scale activada al instante y podrás disfrutar de los siguientes beneficios:

2.2. Si tienes una licencia Scale:

Es posible que necesites cambiar a un plan superior o incluso a una licencia superior:

• No puedes enviar más emails (límite diario): las licencias Scale tienen un límite diario igual al volumen mensual contratado. Por ejemplo, si has contratado la licencia Scale de 100 emails/mes, tu límite diario es 100. Si quieres enviar más emails de los que tu límite diario te permite, tienes dos opciones:
  • Pasa a un plan Scale superior para aumentar tu límite diario. En el área privada de cliente, accede al menú Configuración > Datos de la licencia > Cambiar de plan.
  • Pasa a una licencia superior Scale Cloud que no tiene límite de envío diario. En el área privada de cliente, accede al menú Configuración > Datos de la licencia > Cambiar de plan.

• Necesitas más usuarios: las licencias Scale incluyen hasta 10 usuarios sin coste adicional. Si necesitas más usuarios, tienes dos opciones:
  • Pasar a una licencia superior Scale Cloud que incluye hasta 50 usuarios. En el área privada de cliente, accede al menú Configuración > Datos de la licencia > Cambiar de plan.
  • Pasar a una licencia superior Extended que se configura a medida con tantos usuarios como necesites. Para ello, escríbenos a support@eevidence.com

• Deseas integrar eEvidence en un software/plataforma: para ello, necesitarás una licencia Scale Cloud o superior que incluye funciones de integración y API. Para ello, escríbenos a support@eevidence.com.

• Tienes necesidades concretas o eres una gran empresa que necesita asesoramiento: escríbenos a support@eevidence.com y te brindaremos asesoramiento personalizado.

Paso 7: Saca más provecho a eEvidence

Ve un paso más allá con eEvidence:

• Automatiza tus envíos: para que tus correos salgan siempre certificados sin tener que añadir manualmente el Wildcard «.eevid.com» cada vez, puedes utilizar eEvidence como servidor SMTP de salida para tu cuenta de correo. Consulta más detalles aquí (método 2).

• Haz envíos masivos:
  • Desde tu gestor de correo: envía un mismo correo a múltiples destinatarios a la vez, añadiendo todos los destinatarios en CC o CCO – cada uno debe llevar el Wildcard «.eevid.com»
  • Desde una hoja de cálculo o base de datos: puedes enviar correos personalizados para cada destinatario a múltiples destinatarios a la vez, utilizando la función combinar correspondencia. Puedes familiarizarte con esta función en este vídeo.
  • Desde una plataforma de email, CRM o ERP: también puedes enviar emails certificados de forma automatizada o masiva. Una función sólo disponible para licencias Scale Cloud o superior pueden hacerlo. Consúltanos.
  • Desde nuestro servicio de gestión de campañas: disponemos de un servicio gestionado de campañas dónde nos encargamos por ti de hacer los envíos certificados. Consúltanos.

• Envía los certificados directamente a un programa o sistema: nuestra API te permitirá descargar los certificados de evidencia directamente en tus sistemas en tiempo real y almacenarlos allí. Función disponible en licencias Scale Cloud o superior. Consúltanos.

• Consulta estadísticas en tiempo real en un programa o sistema: nuestra API y canales de intercambio de datos en tiempo real te permitirán recibir estadísticas en tus sistemas y consultarlas desde allí. Función disponible en licencias Scale Cloud o superior. Consúltanos para más información.

Paso 8: Recibe soporte o asesoramiento

En eEvidence no estás solo; estás en buenas manos. Si necesitas soporte, asistencia técnica o asesoramiento para tu proyecto:

• Consulta nuestro Centro de Ayuda y Soporte abierto las 24 horas los 365 días del año
• Contacta con nuestro equipo de soporte quién te atenderá de forma ágil y resolutiva en el horario de L-V de 9AM a 6PM (CET). Si bien hacemos todo lo posible para responderte lo antes posible, ten en cuenta que la ayuda no es instantánea. Para ello:
  • Abre un ticket de soporte a través del área privada de cliente
  • Envía un correo directamente al canal de soporte: soporte@eevidence.com
• Contacta con tu especialista eEvidence asignado (sólo licencias Scale Cloud y Extended) para una ayuda más instantánea y personalizada.

Por supuesto, como expertos en operativa email y soluciones de confianza digital, nos encanta que nos retes, que nos plantees abiertamente tus proyectos y objetivos, y nos sugieras propuestas de mejora. Te escuchamos.

Paso 9: Contribuye a la comunidad y colabora con eEvidence

Trabajamos para la comunidad. Para que todas las personas – en su ámbito individual, profesional o empresarial – puedan comunicarse de forma segura y con plenas garantías, proporcionándoles soluciones altamente fiables, fáciles de usar y asequibles.

¿Te animas a contribuir a la comunidad? Tu apoyo, opinión y participación hacen de eEvidence lo que es hoy. Aquí algunas ideas que puedes hacer:

• Añade usuarios a tu cuenta, de esta forma ellos también podrán beneficiarse de eEvidence

• Comparte con tu red, para que más personas puedan comunicarse de forma más segura. Escribe un Tweet, síguenos y comparte un post en LinkedIn, escribe un artículo o reseña en una revista digital, o haz un Reels en Instagram mientras certificas un correo (¡pon a prueba tu creatividad!)

• Valora y deja una reseña pública sobre eEvidence aquí, tu opinión nos ayuda a seguir mejorando y que las personas se animen a usarlo

• Lleva eEvidence a tu comunidad, estudiaremos un convenio de colaboración con ventajas especiales para grandes colectivos, colegios oficiales, asociaciones u entidades sin ánimo de lucro. Escríbenos a sales@eevidence.com.

• Comparte sugerencias de mejora con nosotros escribiendo a community@eevidence.com

• Participa actívamente en proyectos internos, como la traducción de la plataforma eEvidence, de los certificados de evidencia, el desarrollo de una función específica, entre otros. Si te animas a contribuir en algun proyecto, escríbenos a community@eevidence.com, otros usuarios ya lo han hecho.

Paso 10: Explora otras soluciones del ecosistema eEvidence

Por último, te invitamos a explorar otras soluciones del ecosistema eEvidence que te ayudarán a protegerte en el entorno digital. Haz clic encima de cada solución para ver más detalles.

SMS Certificado

Firma Electrónica

Otras soluciones: Registro de autoría digital (Registered Files) y Sellado de Tiempo (Time Stamp)

Y hasta aquí nuestra guía básica para dar tus primeros pasos con eEvidence. Ahora te toca a ti ponerte en marcha.

Y recuerda: actuar antes de que algo suceda es la mejor forma de mantenerte siempre protegido/a. Nuestra filosofía es que puedas usar eEvidence a diario, no sólo por cumplimiento normativo, sino precisamente de forma preventiva como alternativa a un simple email, protegiéndote frente a posibles disputas o riesgos legales, financieros, etc.

¡Hasta pronto!

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Si estáis interesados en nuestros servicios de confianza y sois empresa con requerimientos específicos y buscáis una solución adaptada a vuestra medida, por favor, contactad con nosotros y os ayudaremos en todo lo que necesitéis. Si por otro lado, eres un profesional independiente, particular, autónomo o pequeña empresa; no dudes en consultar las distintas tarifas disponibles y regístrate.