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Introducción: el reloj corre (72 horas)
Cuando una empresa sufre un hackeo o una filtración de datos personales, la prioridad inmediata suele ser técnica: contener el incidente y restaurar los sistemas. Sin embargo, desde el punto de vista legal, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) activa un reloj implacable.
Ante una brecha de seguridad que pueda afectar a los derechos y libertades de las personas, no basta con solucionar el problema técnico. La organización debe ser capaz de demostrar que informó correctamente y a tiempo tanto a la autoridad de control como, en su caso, a los interesados.
En estos escenarios, la velocidad, la trazabilidad y la prueba documental marcan la diferencia entre una gestión diligente y una sanción millonaria.
Obligaciones legales ante una brecha de seguridad
El RGPD establece un marco de actuación muy concreto cuando se produce una violación de seguridad de los datos personales.
Notificación a la autoridad de control (AEPD)
La empresa debe notificar la brecha a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas desde que tiene constancia del incidente, salvo que sea improbable que entrañe un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
Comunicación a los interesados
Cuando la brecha suponga un alto riesgo, la empresa debe informar directamente a cada uno de los afectados, de forma clara y comprensible.
Responsabilidad proactiva (accountability)
No basta con afirmar que se envió una comunicación. La empresa debe poder demostrar de forma fehaciente que actuó con diligencia, que notificó y que lo hizo dentro de los plazos legales.
Por qué el email ordinario es insuficiente en un hackeo
En un procedimiento sancionador, la autoridad formulará una pregunta clave:
¿Cómo puede demostrar que notificó a estos usuarios concretos y qué información recibieron exactamente?
El correo electrónico convencional no ofrece garantías suficientes:
- No proporciona una prueba de entrega con validez legal.
- No acredita el contenido exacto recibido por el destinatario.
- Puede ser impugnado fácilmente si el usuario niega haber recibido la notificación.
- Si el servidor de la empresa está comprometido, carece de independencia probatoria.
En estos casos, resulta imprescindible recurrir a un tercero de confianza externo que certifique la comunicación.
Casos de uso de eEvidence en crisis de ciberseguridad
La evidencia electrónica certificada se convierte en una pieza clave del plan de respuesta ante incidentes.
Notificación masiva y certificada a los afectados
Cuando una brecha afecta a miles o decenas de miles de personas, eEvidence permite realizar envíos masivos automatizados, generando un certificado individual por cada destinatario.
Esta evidencia es directamente utilizable ante una auditoría o inspección de la AEPD.
Certificación del contenido exigido por el RGPD
El RGPD exige que la comunicación incluya, como mínimo:
- La naturaleza de la brecha de seguridad.
- Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO) o punto de información.
- Las medidas adoptadas o recomendadas para mitigar el riesgo.
eEvidence certifica que este contenido concreto fue entregado, preservando una copia íntegra y sellada en el tiempo.
Mitigación de sanciones
La transparencia, la rapidez y la trazabilidad documental son factores atenuantes en la graduación de las sanciones. Disponer de pruebas técnicas sólidas demuestra diligencia y reduce significativamente el riesgo económico y reputacional.
Resumen ejecutivo: gestión de crisis y notificación RGPD
| Requisito RGPD | Riesgo de incumplimiento | Solución con eEvidence |
|---|---|---|
| Plazo urgente | Multas de hasta 20 M€ o el 4% de la facturación | Notificación masiva inmediata |
| Prueba de entrega | Indefensión ante la AEPD | Certificado con sello de tiempo |
| Integridad del mensaje | Negación del contenido recibido | Huella criptográfica del contenido |
| Carga de la prueba | Obligación de demostrar diligencia | Evidencia técnica descargable |
Checklist de emergencia: “He sufrido un hackeo, ¿qué pasos sigo ahora?”
Si tu empresa ha detectado una brecha de seguridad, este es el protocolo recomendado:
Identificar y contener
Localiza el origen del incidente y aísla los sistemas afectados.Evaluar el riesgo
Determina qué categorías de datos han sido expuestas, especialmente si afectan a datos sensibles.Notificar a la AEPD (72 horas)
Informa a la autoridad de control, aunque aún no dispongas de todos los detalles.Identificar a los afectados
Delimita con precisión qué personas deben ser informadas.Comunicar de forma certificada (paso crítico)
- Evita usar servidores internos comprometidos.
- Utiliza eEvidence para la notificación.
- Incluye descripción de la brecha, medidas adoptadas y recomendaciones al usuario.
Custodiar la evidencia
Descarga y conserva los certificados de entrega como prueba de diligencia proactiva.Revisar y mejorar
Actualiza tus políticas de seguridad y tu plan de respuesta ante incidentes.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es obligatorio informar siempre a los afectados tras una brecha?
Solo cuando exista un alto riesgo para sus derechos y libertades, pero la carga de la prueba recae en la empresa.
¿El email certificado es válido ante la AEPD?
Sí. La evidencia emitida por un tercero de confianza es plenamente admisible en procedimientos sancionadores.
¿Qué ocurre si no puedo demostrar la notificación?
La ausencia de prueba fehaciente puede derivar en sanciones graves, incluso aunque la notificación se hubiera realizado de forma informal.
Conclusión
En una brecha de seguridad, el problema no termina cuando se cierra la vulnerabilidad técnica. El verdadero riesgo comienza si la empresa no puede demostrar que actuó con rapidez, transparencia y diligencia.
El email certificado convierte la notificación RGPD en un proceso seguro, trazable y defendible, permitiendo a las organizaciones afrontar una crisis de ciberseguridad con garantías legales y reducir de forma significativa el impacto sancionador y reputacional.
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