Buenas prácticas para notificaciones laborales por email con validez legal

La digitalización de los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) plantea una pregunta frecuente: ¿pueden las comunicaciones laborales —como una carta de despido, un requerimiento o una audiencia previa— realizarse por correo electrónico con validez legal?

La respuesta, respaldada por la jurisprudencia reciente, es sí, siempre que se cumplan ciertos requisitos técnicos y formales que garanticen la fehaciencia de la comunicación.

Este artículo recopila los principios legales y buenas prácticas que toda empresa debería seguir antes de adoptar el correo electrónico como medio oficial de notificación laboral.

Qué exige la ley en materia de comunicación laboral

El Estatuto de los Trabajadores no impone un canal concreto para comunicar decisiones empresariales, pero sí exige que estas sean por escrito y fehacientes, especialmente en casos como:

• Despidos y sanciones disciplinarias.
• Convocatorias de audiencia previa.
• Requerimientos o advertencias formales.
• Modificaciones contractuales sustanciales.

En estos casos, la empresa debe poder demostrar:

1. Qué se comunicó (contenido íntegro).
2. A quién se dirigió.
3. Cuándo se envió y se puso a disposición.
4. Que el trabajador pudo acceder al mensaje razonablemente.

Si no se acredita alguno de estos elementos, la comunicación puede declararse inválida, y en el caso de un despido, improcedente.

Qué dice la jurisprudencia

La jurisprudencia española reciente está consolidando la admisión del correo electrónico como medio válido, siempre que garantice trazabilidad y prueba suficiente.

En particular, una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia (2024) analizada por Conesa Legal destaca que el correo electrónico es válido si la empresa demuestra que:

• La dirección utilizada era habitual y operativa en la relación laboral.
• El contenido de la comunicación puede acreditarse íntegramente.
• Existe constancia de envío, entrega o puesta a disposición del trabajador.

El tribunal concluyó que el correo electrónico no puede rechazarse por el mero hecho de ser un canal electrónico, si cumple las exigencias de prueba y conocimiento efectivo del mensaje.

Cómo adaptar las comunicaciones electrónicas a los requisitos legales

Para que una notificación laboral por correo electrónico tenga validez jurídica, el departamento de RRHH debería establecer un protocolo interno con las siguientes pautas:

1. Definir y validar el canal oficial de notificación

Se debe registrar la dirección de correo electrónico como el canal oficial de notificación mediante una cláusula contractual o en la política interna.

Recomendación adicional: aunque la jurisprudencia no exige consentimiento previo, es altamente recomendable que los empleados firmen una carta o anexo de autorización en la que reconozcan su correo como medio válido para recibir comunicaciones formales. Esta simple medida reduce el riesgo de impugnación y aporta una prueba documental clara del consentimiento informado.

2. Garantizar la trazabilidad técnica de la comunicación

Usar un servicio de entrega electrónica certificada (ERDS) que garantice la trazabilidad. Soluciones como eEvidence certifican el envío, contenido y entrega, generando evidencias técnicas conforme al Reglamento eIDAS, verificables ante un tribunal, dotando de fuerza probatoria plena a la comunicación.

3. Acreditar el conocimiento efectivo

El empleado no necesita abrir el correo para que sea válido, pero la empresa debe demostrar que el mensaje fue puesto a disposición en un canal accesible y habitual. La puesta a disposición en el buzón de correo informado por el empleado permite acreditar tal hecho.

Punto clave: Es vital establecer la presunción de validez: la dirección facilitada se considerará válida y operativa para notificaciones hasta que el trabajador comunique formalmente un cambio, recayendo la responsabilidad de su operatividad sobre el empleado.

4. Documentar los intentos de notificación

Si el empleado no responde, conservar registro de todos los intentos realizados (fecha, hora, destinatario, canal, motivo de fallo en caso de que el correo sea rechazado). Esto demuestra la diligencia de la empresa ante una eventual reclamación.

5. Formar y comunicar la política interna

Informar a los empleados de que ciertos actos formales pueden comunicarse por medios electrónicos con prueba fehaciente. La transparencia reduce disputas y refuerza la validez del canal.

6. Conservar las evidencias

Las evidencias electrónicas (como el certificado eEvid generado por eEvidence) deben archivarse junto con el expediente laboral. El documento de prueba debe incluir la identificación del remitente, el contenido, las marcas de tiempo y la constancia de entrega.

Cuándo el email certificado es especialmente recomendable

• Cuando el trabajador no tiene domicilio actualizado o no se le puede localizar.
• Cuando el contacto telefónico o presencial ha resultado imposible.
• Cuando la empresa necesita una respuesta rápida o trazabilidad inmediata (p. ej., requerimientos o audiencias).
• Cuando los procesos internos de RRHH están digitalizados o automatizados y requieren integración con sistemas corporativos.

En estos escenarios, el correo electrónico certificado es la opción más eficaz y jurídicamente segura, pues combina rapidez, coste reducido y plena validez legal.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El trabajador debe aceptar expresamente recibir notificaciones por email?

No siempre. La jurisprudencia admite el correo electrónico si el trabajador lo usa habitualmente o si era la única vía razonable de contacto.

¿Qué diferencia hay entre un email normal y un email certificado?

El email certificado genera evidencias electrónicas firmadas de un tercero de confianza que acreditan envío, contenido y entrega, mientras que un correo normal no permite verificar esos elementos ante un tribunal.

¿Y si el empleado no abre el correo?

La comunicación sigue siendo válida si se demuestra que fue puesta a disposición del destinatario en su servidor o bandeja de entrada.

¿Puede un despido comunicarse por email certificado?

Sí, siempre que se cumplan los requisitos de prueba de envío, contenido y entrega. La jurisprudencia lo avala cuando no existen otros medios eficaces.

Conclusión

La validez de las notificaciones laborales por correo electrónico depende menos del canal y más de las garantías que lo acompañen.

Cuando el departamento de RRHH utiliza sistemas que acreditan envío, contenido y entrega —como el email certificado conforme al Reglamento eIDAS—, la comunicación adquiere fuerza probatoria plena y protege tanto a la empresa como al trabajador.

En un entorno donde la movilidad y el teletrabajo dificultan las comunicaciones presenciales, adoptar protocolos electrónicos seguros y trazables ya no es solo una opción tecnológica: es una necesidad legal y organizativa, que además ofrece una ventaja de coste notable frente al tradicional burofax.