Cómo combinar el email certificado y la firma electrónica en un mismo flujo (y cuándo añadir autenticación por SMS certificado)

Del envío a la firma: un mismo flujo de evidencia

En muchos procesos empresariales, la firma electrónica es solo el final del recorrido. Sin embargo, las comunicaciones previas —como la solicitud o los recordatorios— son igual de importantes y también deben quedar acreditadas.

En eEvidence, el email certificado no es un complemento de la firma: es el canal que hace posible todo el flujo con trazabilidad completa, desde el envío inicial hasta la confirmación final. Cada solicitud de firma, cada recordatorio y cada documento firmado quedan respaldados por evidencias técnicas firmadas y selladas.

Porque no basta con firmar: hay que poder demostrar que la firma fue correctamente solicitada, enviada y recibida.

Cómo funciona el flujo combinado

Un flujo típico de comunicación con firma electrónica puede estructurarse así:

1. Envío del documento a firmar mediante email certificado (eEvidMail)
   El remitente envía la solicitud de firma y el documento asociado. El envío, contenido y entrega quedan certificados con validez legal.

2. Firma electrónica del documento (eEvidSign)
   El destinatario accede al documento a través de un enlace seguro y realiza la firma electrónica simple o avanzada.

3. Autenticación opcional mediante SMS certificado (eEvidSMS)
   En los casos que requieren firma avanzada, el sistema envía un código OTP firmado digitalmente al número móvil del firmante, añadiendo una capa de verificación adicional.

4. Generación de la evidencia consolidada
   Todas las interacciones —envío, acceso, firma y autenticación— se consolidan en una cadena de evidencias firmada digitalmente y con sello de tiempo cualificado.

El resultado: una trazabilidad continua y jurídicamente verificable de todo el proceso.

Por qué el email certificado es indispensable

El email certificado es el primer y más importante eslabón de la cadena probatoria. Su papel no se limita al envío del documento: también acredita cada comunicación intermedia y cierre del proceso.

• Garantiza la entrega fehaciente de la solicitud de firma.
• Certifica los recordatorios automáticos enviados al firmante.
• Acredita la puesta a disposición del documento incluso si el usuario no llega a firmar.
• Aporta cobertura legal completa, uniendo las evidencias de envío, entrega y firma en un solo flujo.

Sin email certificado, el proceso de firma empieza con un vacío probatorio.

Cuándo añadir autenticación por SMS certificado

En determinados contextos —como firma de contratos laborales, financieros o autorizaciones sensibles— se requiere un nivel adicional de identificación del firmante. Ahí entra en juego el SMS certificado con OTP.

Con eEvidSMS, cada mensaje:

• Se envía y certifica con sello de tiempo.
• Contiene un código de verificación único (OTP) asociado al proceso de firma.
• Acredita la entrega y el acceso desde un número de teléfono verificable.

De esta forma, el flujo cumple los requisitos de firma electrónica avanzada del Reglamento eIDAS, sin introducir fricción para el usuario.

Ventajas del flujo integrado

• Trazabilidad probatoria completa: desde la solicitud de firma hasta la recepción del documento firmado.
• Cumplimiento normativo: conforme al Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS).
• Reducción del riesgo legal: toda la comunicación queda certificada.
• Experiencia fluida: canales familiares (email y móvil) sin necesidad de certificados cualificados.
• Automatización sencilla: integración vía API o uso desde el panel de eEvidence.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué es necesario certificar también la solicitud de firma?

Porque la validez jurídica no depende solo del acto de firmar, sino también de poder demostrar que el documento fue enviado y puesto a disposición correctamente.

¿Cuándo conviene añadir un SMS certificado?

Cuando se requiere firma avanzada o autenticación reforzada del firmante, por ejemplo, en documentos financieros, laborales o de consentimiento informado.

¿Puedo automatizar todo el proceso?

Sí. Los servicios eEvidMail, eEvidSign y eEvidSMS pueden integrarse mediante API para generar flujos de firma totalmente automatizados y trazables.

Conclusión

El email certificado no es un accesorio de la firma electrónica: es su fundamento probatorio. Permite demostrar que la comunicación fue enviada, recibida y puesta a disposición del firmante.

Combinado con la firma electrónica avanzada y la autenticación por SMS certificado, ofrece una trazabilidad completa de extremo a extremo, cumpliendo con los más altos estándares de seguridad y validez jurídica.

En eEvidence, los tres canales —eEvidMail, eEvidSign y eEvidSMS— trabajan juntos para que cada firma comience y termine con evidencia legal.