Cómo integrar la firma electrónica en tus procesos empresariales

En un entorno donde la eficiencia y la trazabilidad son esenciales, automatizar la firma de documentos se ha convertido en una prioridad para las empresas que digitalizan sus procesos.

Gracias a la API de firma electrónica de eEvidence, es posible integrar las firmas simple y avanzada directamente en tus sistemas internos, evitando pasos manuales y manteniendo el control total sobre la experiencia del usuario.

Qué es una API de firma electrónica

Una API (Application Programming Interface) es un conjunto de funciones que permite a diferentes sistemas comunicarse entre sí. En el caso de la firma electrónica, la API actúa como un puente entre tu aplicación empresarial (CRM, ERP, intranet, etc.) y el servicio de firma digital.

Esto permite que tus usuarios o empleados puedan:

• Enviar un documento a firmar directamente desde el software que ya usan.
• Firmar electrónicamente sin salir de tu entorno corporativo.
• Recibir evidencias legales de firma de forma automática.

Con la API de eEvidSign, tu empresa puede ofrecer firma avanzada y trazabilidad completa sin desarrollar una infraestructura propia de firma digital.

Ventajas de integrar la firma mediante API

1. Automatización total del flujo documental
   Los documentos se generan, envían y firman sin intervención manual. Ideal para contratos de clientes, recursos humanos o acuerdos internos.

2. Mejor experiencia de usuario
   La firma puede realizarse dentro del mismo entorno (por ejemplo, un portal del cliente o aplicación interna), sin necesidad de redirigir al usuario a otra plataforma.

3. Escalabilidad
   La API permite gestionar miles de firmas simultáneamente, adaptándose al volumen de negocio y a los picos de actividad.

4. Ahorro operativo
   Menos pasos, menos errores y una drástica reducción en costes administrativos y tiempos de validación.

Cómo funciona la integración con eEvidSign API

La API REST de eEvidSign permite implementar flujos de firma electrónica avanzada en cualquier entorno o lenguaje de programación.

Un ejemplo típico de flujo sería:

1. Creación del documento
   Tu sistema genera el contrato, consentimiento o formulario en formato PDF.

2. Solicitud de firma
   La API envía el documento al firmante mediante email certificado o enlace seguro.

3. Identificación y firma
   El usuario accede al documento, se identifica (por ejemplo, mediante código OTP) y firma electrónicamente.

4. Recepción de evidencias
   La API devuelve un paquete con el documento firmado y acceso al documentto de auditoría (audit trail).

5. Archivado o sincronización
   El documento y sus evidencias se almacenan automáticamente en tu sistema, CRM o ERP.

Ejemplo práctico de integración

Un despacho profesional quiere que sus clientes firmen presupuestos y contratos directamente desde su extranet.

Mediante la API de eEvidSign:

• El sistema genera el PDF del contrato y llama a la API para crear la solicitud de firma.
• El cliente recibe un email certificado con el enlace de firma.
• Tras identificarse, firma con un clic desde su móvil o navegador.
• La API notifica automáticamente al sistema del despacho cuando el documento ha sido firmado y devuelve el PDF firmado y la evidencia técnica.

Todo el proceso ocurre en segundos y sin intervención manual.

Seguridad y cumplimiento normativo

Cada integración de firma con eEvidSign API cumple con:

• Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) sobre identificación electrónica y servicios de confianza.
• Cifrado TLS en todas las comunicaciones.
• Trazabilidad completa de cada acción (envío, apertura, firma, validación).

El resultado: documentos legalmente firmados y verificables en cualquier momento.

Casos de uso más comunes

• Automatización de contratos de clientes y proveedores.
• Firma de presupuestos o pedidos.
• Documentación laboral (contratos, anexos, altas/bajas).
• Consentimientos o autorizaciones electrónicas.
• Procesos de onboarding digital o aprobación interna.

Empresas de todos los sectores —desde servicios profesionales hasta banca o administración— están integrando la firma mediante API para acelerar sus procesos y reducir costes.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué necesito para usar la API de firma?

Solo una cuenta de eEvidence y acceso a las credenciales API. La documentación está disponible en el portal de desarrolladores.

¿Se puede integrar con mi CRM o ERP?

Sí. La API es compatible con cualquier entorno que permita llamadas HTTP o REST.

¿La firma es legalmente válida en toda la UE?

Sí. Cumple con el Reglamento eIDAS y tiene validez legal en todos los países de la Unión Europea.

¿Puedo automatizar la firma de múltiples documentos?

Sí. La API permite envíos masivos y flujos multi-firmante y multi-documento con gestión de estados y notificaciones automáticas.

Conclusión

Integrar la firma electrónica mediante API es un paso esencial hacia la automatización documental y la eficiencia digital. Permite firmar contratos, consentimientos o notificaciones de forma automática, segura y legalmente válida desde tus propios sistemas.

Con la API eEvidSign de eEvidence, tu empresa puede digitalizar procesos complejos sin renunciar a la trazabilidad, la seguridad ni el cumplimiento normativo.