Cómo la automatización está transformando la comunicación certificada

La automatización va mucho más allá de enviar emails

Cuando las empresas piensan en “automatizar comunicaciones”, suelen imaginar una API que envía correos de forma automática.

Pero en el ámbito de la comunicación certificada, la automatización ocurre en otro lugar: en la integración de la trazabilidad, la certificación y los estados de entrega dentro de los sistemas del cliente.

El objetivo no es enviar un email más rápido, sino tomar decisiones basadas en evidencias, sincronizar estados, activar flujos internos y garantizar que cada comunicación legal queda registrada de forma verificable.

Por eso, en eEvidence:

• No existe una API para enviar correos.
• El cliente envía desde su sistema habitual (SMTP), sin alterar sus procesos.
• La automatización sucede después, gracias a la consulta de evidencias, la publicación de eventos y la integración en tiempo real.

API: automatización basada en evidencias certificadas

La API de eEvidence permite a los sistemas del cliente acceder en todo momento al estado exacto de cada comunicación:

• Enviado
• Entregado
• No entregado
• Certificado
• eEvid disponible

Además, permite descargar los certificados automáticamente para archivarlos en el ERP, CRM o gestor documental.

Esto permite automatizar flujos como:

• Cobros: enviar recordatorios solo si el envío anterior aparece como “entregado”.
• Onboarding: avanzar de fase cuando la evidencia de entrega está disponible.
• RRHH: registrar automáticamente que una notificación ha sido puesta a disposición del trabajador.
• Compliance: mantener auditorías actualizadas sin intervención manual.

La automatización ya no depende del envío: depende de lo que ocurre después, y de cómo el sistema del cliente reacciona a esa información.

Colas AMQP: eventos en tiempo real para clientes de alto volumen

Para clientes que gestionan miles o millones de comunicaciones, eEvidence ofrece colas AMQP dedicadas (FIFO) donde publicamos eventos en tiempo real, como ahora:

• email recibido por eEvidence
• entrega confirmada
• entrega fallida
• seguimiento de apertura

Así, los sistemas internos pueden actuar de forma inmediata, sin necesidad de preguntar o consultar de forma continua (polling).

Ejemplos:

• Un sistema antifraude bloquea un proceso si un aviso crítico no se ha entregado.
• Una plataforma financiera registra automáticamente cuándo una notificación regulatoria ha sido puesta a disposición del cliente.
• Un sistema logístico actualiza el estado de un envío cuando la comunicación al destinatario queda certificada.

Por qué no ofrecemos una API de envío (y por qué es mejor así)

Es un punto muy importante.

A diferencia de otros servicios, eEvidence no ofrece una API para enviar correos. Y esto es deliberado:

• El envío a través de SMTP es universal y funciona en cualquier plataforma, lenguaje y sistema. Si tienes capacidad para implementar una API, también la tienes para implementar un flujo contra nuestros servidores SMTP.
• No obliga a modificar procesos internos ni sistemas de emisión de comunicaciones.
• Evita la dependencia de una API propietaria.
• Reduce riesgos: si la API falla, el envío sigue funcionando exactamente igual.
• Garantiza máxima compatibilidad con cualquier servidor corporativo, proveedor de cloud o plataforma SaaS.

eEvidence se integra después del envío, convirtiendo un email ordinario en una comunicación certificada con trazabilidad verificable.

La automatización está en el back-office probatorio, no en la emisión.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo enviar emails mediante vuestra API?

No. El envío siempre se realiza mediante SMTP desde los sistemas del cliente. La API está orientada a consultar evidencias y sincronizar estados.

¿Cómo recibo los eventos en tiempo real?

Mediante consultas API, a través de colas AMQP dedicadas, o mediante un webhook si así se acuerda en el proyecto.

¿Qué ventajas tiene no usar una API de envío?

Evita dependencias, funciona con cualquier sistema existente y garantiza compatibilidad universal gracias al uso del protocolo SMTP.

¿Necesito cambiar mi ERP o CRM para integrarme con eEvidence?

Para nada. El envíod e los correos depende del cliente y basta con implementar la API de estados o los eventos AMQP/Webhook para automatizar la trazabilidad.

Conclusión

La automatización en comunicación certificada no consiste en enviar correos automáticamente, sino en integrar en tiempo real la trazabilidad probatoria en los sistemas internos de la empresa.

Gracias a la API de consulta, las colas AMQP y los webhooks, eEvidence permite:

• sincronizar estados,
• automatizar decisiones internas,
• actualizar auditorías,
• y registrar evidencias sin intervención humana.

La combinación de un envío universal (SMTP) con una trazabilidad certificada y automatizable convierte a eEvidence en la infraestructura más robusta para comunicaciones legales y transaccionales.