Los acreedores y prestamistas están obligados por normativa a proporcionar información muy específica a terceros sobre los términos y condiciones pre-contractuales y contractuales, la terminación de los contratos de crédito y la notificación de los procesos de recuperación de deuda y morosidad. También se les exige que mantengan registros inmutables acerca de qué información se ha proporcionado y en cuándo.

Las soluciones de correo electrónico registrado de eEvidence han sido identificadas por empresas fintech, bancos y compañías de seguros como una solución efectiva para proteger mejor su negocio cuando se trata de cumplir con las regulaciones de la industria, ya que les proporciona una prueba irrefutable sobre su cumplimiento con la obligación de informar.

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Qué dice la ley de crédito al consumo

Los acreedores y prestamistas están obligados por la ley a proporcionar información muy específica a los clientes en las primeras etapas de la solicitud de un producto de crédito. Esta información debe proporcionarse en cualquier medio duradero.

Para poder acreditar que la empresa ha cumplido con su obligación de informar, es obligatorio guardar un registro fidedigno de qué información se ha facilitado y cuándo.

Estos requisitos tienen impacto principalmente sobre:

• Condiciones contractuales y precontractuales
• Terminación de contratos de crédito
• Procesos de cobranza de deudas

El incumplimiento de la ley expone a los acreedores a importantes sanciones y tarifas, cuando estas pueden evitarse.

Las empresas del sector tienden a confiar en las cartas certificadas tradicionales o el Burofax para comunicar información importante a los consumidores, cuando la forma más fácil y rentable de hacer llegar los datos a cualquier persona en todo el mundo es en realidad el correo electrónico.

Hoy en día, las directivas de la Unión Europea y las leyes del Reino Unido consideran el correo electrónico como un medio adecuado, siempre y cuando se garantice su inmutabilidad. Entonces, la pregunta no es si se puede confiar en el correo electrónico para entregar dicha información, sino si esto se puede lograr de manera eficiente y a un costo razonable.

Cómo el correo electrónico certificado ayuda a garantizar un mejor cumplimiento

En una industria tan regulada como son las finanzas, es esencial que las organizaciones de crédito puedan demostrar qué comunicaciones se enviaron a sus clientes. Para ello, las organizaciones utilizan el correo electrónico certificado como la solución más eficaz para comunicarse de forma segura con terceros ya que otorga la inmutabilidad de la comunicación.

Pero, ¿qué es el email certificado? ¿Es el equivalente a una carta certificada o un Burofax?

Qué es el correo electrónico certificado

Descubramos el misterio. Un correo electrónico certificado es un tipo de comunicación enviada por email que proporciona al remitente un certificado de evidencia que demuestra de manera irrefutable que el mensaje ha sido enviado y entregado al destinatario/s.

Este documento de evidencia identifica al remitente y al destinatario, el contenido del mensaje, los documentos adjuntos, así como la hora exacta en que mensaje se envió y en la que lo recibió el destinatario – es decir, tu cliente, proveedor, socio, asesor, o cualquier otra persona a quien hayas enviado el email. El documento a menudo se emite como un archivo PDF, que facilita el acceso y la lectura, y está firmado y sellado electrónicamente para proteger su integridad. Nadie puede negar las evidencias proporcionadas en él.

En pocas palabras, un correo electrónico certificado se considera el equivalente online a una carta certificado o un Burofax, ya que también aporta pruebas fiables y valor probatorio a nuestras comunicaciones.

Beneficios de usar el email certificado

Los beneficios de utilizar la certificación de correos electrónicos son bastante claros. Los hemos seleccionado aquí:

• Prueba de cumplimiento.  El objetivo principal del correo electrónico certificado es asegurar la evidencia legal de las comunicaciones email. Al hacerlo, las empresas podrán proporcionar una prueba confiable de su cumplimiento al organismo comercial o para cumplir con los requerimientos legales del gobierno. Evidencia que puede ser aceptada como prueba en procedimientos judiciales de acuerdo con el Reglamento eIDAS en la Unión Europea o ESSIGN y UETA en Estados Unidos.

• Mejor gestión de las disputas. La prueba de lo que se comunicó entre las partes puede ayudar a resolver las disputas entre las organizaciones y sus diversas partes interesadas, incluidos clientes, proveedores, inversores o la administración. Al utilizar el correo electrónico certificado, la mayoría de las disputas se pueden resolver de manera rápida y eficaz para satisfacción de ambas partes.

• Escala tus procesos. Si tu objetivo es automatizar y escalar los procesos comerciales o de cobro de deuda, las cartas certificadas, y cualquier otro método del siglo pasado, serán tu enemigo número uno. El envío de email certificado, incluso a gran escala, es un proceso que puede automatizarse fácilmente desde cualquier sistema de correo electrónico o software empresarial.

• Muy rentable. Desde unos pocos céntimos, el correo electrónico certificado es, con diferencia, el método más económico para certificar tus comunicaciones. Olvídate de enviar cartas certificadas o Burofax, esto es cosa del pasado.

Casos de uso comunes en la industria

El correo electrónico certificado es definitivamente una herramienta que debes considerar si tu empresa tiene que cumplir con las leyes de crédito al consumo y trabajas en temas legales o cumplimiento, riesgos, recuperación de deuda o en IT.

Este tipo de comunicaciones solo traerá resultados positivos a la empresa, comenzando con una tranquilidad total. Además de que se puede utilizar casi para cualquier comunicación que te puedas imaginar, aquí tienes una lista de situaciones en las que el correo electrónico certificado resulta imprescindible:

• Cumplimiento de la normativa de crédito al consumo
• Proporcionar condiciones pre-contractuales y contractuales a los clientes
• Actualización / rescisión de contratos de crédito
• Procesos de cobro de deudas y morosidad
• Estados financieros e informes a inversores, clientes corporativos, etc.
• RGPD: prueba de que la empresa obtuvo consentimiento expreso + notificaciones de política
• Prevención de fraude en contrataciones online (API de validación de direcciones de email en tiempo real)
• Firma electrónica de contratos, convenios o políticas (comercial, RRHH y proveedores)
• Operaciones legales: avisos legales, cartas de demandas, infracción propiedad intelectual
• Sustitución del Burofax o la carta certificada

Ahora que ya has visto que el correo electrónico certificado puede ser un buen aliado para tu empresa, es hora de pasar a la acción.

Por qué deberías asociarte con eEvidence para certificar tus comunicaciones

Creemos que todo el mundo debería poder comunicarse de forma más segura. Con esta visión en mente iniciamos un camino en el que nos hemos asociado con empresas de diferentes industrias y a las que estamos ayudando a comunicarse de una mejor manera y más segura. Y esto es exactamente lo que queremos para ti también.

Somos eEvidence, una empresa de servicios de entrega electrónica certificada. Y si estás pensando en añadir una solución de este tipo al kit de herramientas de compliance de tu empresa, somos tu mejor aliado. Tenemos la visión, la tecnología, el equipo y la experiencia en la industria que necesitas.

Mientras consultas nuestros planes o programas una llamada con nuestro equipo de expertos (¡Nos encantaría saber de ti!), aquí están las principales razones por las que merece la pena asociarse con nosotros:

• Expertise. Ayudamos a organizaciones de todo el mundo a cumplir mejor con las regulaciones de la industria. Después de más de 20 años en el mundo del email, definitivamente podremos guiar a la empresa en la implementación exitosa de nuestra tecnología de certificación de correos electrónicos.

• Configuración rápida. Nuestro objetivo es que tu empresa esté lista y funcionando en un abrir y cerrar de ojos. Hemos trabajado duro para hacer que nuestra tecnología sea muy fácil de usar y de integrar con tus sistemas. Ofrecemos diferentes formas de registrar los correos electrónicos de tu empresa, así como APIs para recuperar en tiempo real los certificados de evidencia y las estadísticas que se necesiten.

• 100% confiable. Nuestra tecnología se está utilizando en más de 90 países y certifica más de 50 millones de correos electrónicos al año (¡y creciendo!).  Cumplimos con las principales normativas internacionales como el Reglamento eIDAS, ESSIGN o UETA, por lo que nuestros certificados de evidencia serán aceptados como prueba en procedimientos judiciales y acreditarán que la empresa entregó la información al tercero cuando era necesario.

• No intrusivo. eEvidence es la única solución diseñada para no ser intrusiva y proteger tu marca. Nuestro método patentado permite certificar tus correos electrónicos sin necesidad de involucrar al destinatario en el proceso, lo cual es una gran ventaja. Únicamente si la empresa lo requiere, podemos notificar al destinatario que el email está siendo certificado mostrando un aviso de «notificación certificada» incrustada en el cuerpo del mensaje, que tendrá un efecto más disuasorio.

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Si estáis interesados en nuestros servicios de confianza y sois empresa con requerimientos específicos y buscáis una solución adaptada a vuestra medida, por favor, contactad con nosotros y os ayudaremos en todo lo que necesitéis. Si por otro lado, eres un profesional independiente, particular, autónomo o pequeña empresa; no dudes en consultar las distintas tarifas disponibles y regístrate.