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El contexto: una multinacional ante un reto urgente
En 2020, una de las mayores multinacionales tecnológicas españolas se enfrentó a un desafío sin precedentes. En pleno periodo de teletrabajo intensivo y en el marco de un proceso de reestructuración laboral, la compañía debía gestionar un volumen extraordinario de comunicaciones jurídico-laborales sensibles: notificaciones de sanciones, extinciones contractuales, modificaciones sustanciales, requerimientos formales y otros actos administrativos internos que exigían plena validez legal.
Tradicionalmente, estas notificaciones se enviaban por burofax, o se practicaban de forma presencial. Pero la pandemia, el trabajo en remoto y el elevado coste y lentitud del canal postal hacían que estos métodos resultaran insuficientes, ineficientes y difícilmente escalables.
La empresa necesitaba con urgencia:
- Un sistema telemático, inmediato y trazable.
- Una forma de acreditar envío, contenido y entrega sin depender de terceros físicos.
- Un método económico y seguro que pudiera integrarse en su operativa interna.
- Una herramienta disponible para todo su personal jurídico-laboral, sin fricciones técnicas.
El objetivo era claro: digitalizar completamente la comunicación jurídico-laboral sensible sin sacrificar garantías legales.
La solución: correo electrónico certificado integrado en los flujos laborales
Para resolver este reto, la compañía adoptó el correo electrónico certificado de eEvidence como canal principal para todas sus comunicaciones jurídico-laborales de alta sensibilidad.
La solución permitió:
- Enviar notificaciones con valor legal equivalente a un burofax, pero con la rapidez del email.
- Acreditar qué se envió, a quién, cuándo y con qué contenido exacto.
- Obtener evidencias electrónicas en formato eEvid, firmadas y selladas digitalmente.
- Integrar el servicio en los flujos internos del área laboral sin necesidad de formación compleja.
- Sustituir procesos que antes requerían firmas presenciales o servicios postales costosos.
En cuestión de días, la compañía pudo operar de manera completamente digital en un ámbito donde tradicionalmente existía una fuerte dependencia del papel y la presencialidad.
Resultados: más agilidad, más seguridad, menos costes
La implementación del email certificado produjo mejoras inmediatas y mensurables:
Agilidad operativa
Las comunicaciones pasaron de tardar días a gestionarse en segundos. Los equipos jurídicos podían notificar sin desplazamientos, sin esperas y sin dependencias logísticas.
Seguridad jurídica reforzada
Cada comunicación quedó respaldada por un certificado digital inmutable, verificable y conforme al Reglamento eIDAS. La empresa ganó tranquilidad y redujo de forma drástica el riesgo de impugnaciones por defecto de notificación.
Simplificación y reducción del coste
El abandono del burofax como medio principal redujo:
- costes postales,
- tiempo administrativo,
- errores operativos.
Todo ello con un servicio de tarifa plana y previsibilidad absoluta.
Uso cotidiano y transversal
Lo que comenzó como una solución urgente se convirtió rápidamente en una herramienta diaria, integrada de forma natural en la práctica del departamento jurídico-laboral.
“Hemos digitalizado nuestras comunicaciones jurídico-laborales más sensibles, ganando agilidad, seguridad y simplicidad frente al burofax. Es una solución asequible, fiable y ya parte de nuestro día a día.”
— Equipo jurídico-laboral de la compañía
Conclusión
Este caso demuestra cómo el email certificado puede transformar profundamente la gestión jurídico-laboral de cualquier organización:
- Sustituye el burofax con plena seguridad jurídica.
- Reduce costes y elimina complejidad operativa.
- Aporta trazabilidad verificable y validez legal inmediata.
- Se integra sin fricciones en departamentos con cargas comunicativas intensivas.
En un contexto donde el teletrabajo, la digitalización y la necesidad de evidencias legales son la norma, herramientas como eEvidence no solo resuelven problemas urgentes, sino que ofrecen una ventaja estructural y permanente.
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