Email certificado: qué es, cómo funciona y para qué sirve

El email certificado es un correo electrónico con validez legal, capaz de demostrar quién lo envió, a quién, cuándo y con qué contenido. Es la alternativa digital al burofax, pero más rápida, más económica y con la misma fuerza probatoria.

Para que tenga valor jurídico, interviene un proveedor de confianza —como eEvidence— que actúa como testigo independiente del envío, registra toda la operación y genera un documento firmado electrónicamente con sello de tiempo cualificado, el eEvid, que constituye prueba fehaciente en juicio.

En este artículo te explicamos de forma práctica qué es, cómo funciona, qué ventajas tiene y para qué se usa un email certificado.

¿Qué es un email certificado?

Un email certificado se enmarca dentro de los servicios de entrega electrónica certificada, definido y regulado por el Reglamento (UE) 910/2014 (Reglamento eIDAS). A diferencia de un correo electrónico normal, ofrece:

• Acreditación del origen (remitente verificable).
• Acreditación del contenido (mensaje íntegro y adjuntos).
• Acreditación de la transmisión y entrega (fecha, hora y estado).

En la práctica, es un burofax digital: comunicación fehaciente, válida como prueba legal en cualquier procedimiento judicial o administrativo.

¿Cómo funciona un email certificado?

El proceso es sencillo:

1. El emisor redacta un email como siempre, pero lo envía a través del servicio de email certificado.
2. El receptor recibe el mensaje en su buzón habitual, sin tener que hacer nada especial.
3. El proveedor de confianza (eEvidence) certifica el proceso:
   • Registra la fecha y hora exacta de envío.
   • Conserva el contenido íntegro del mensaje y sus adjuntos.
   • Verifica los destinatarios.
   • Genera un documento PDF firmado electrónicamente (el eEvid) que recoge todas las evidencias técnicas.

Este documento es el que se puede presentar como prueba fehaciente en caso de disputa legal.

Ventajas del email certificado

• Validez legal: equiparable al burofax, plenamente admitida en tribunales.
• Ahorro de costes: mucho más económico que un burofax o carta certificada.
• Rapidez: envío inmediato desde ordenador o móvil, sin desplazamientos.
• Integridad y autenticidad: nadie puede manipular el contenido, remitente o fecha.
• Trazabilidad: posibilidad de conocer si el mensaje se ha recibido y gestionado en destino.
• Comodidad digital: toda la evidencia queda archivada de forma segura online.

¿Para qué se utiliza el email certificado?

El email certificado se aplica en múltiples ámbitos:

• Notificaciones importantes: avisos, reclamaciones, bajas de servicios.
• Contratos y relaciones comerciales: formalizaciones, renovaciones o resoluciones.
• Comunicaciones empresariales: con clientes, proveedores o empleados.
• Administración pública: trámites con plazos y requisitos formales.
• Procedimientos judiciales: acreditar la comunicación previa exigida por la Ley 1/2025 (MASC).

Email certificado vs burofax: comparativa práctica

FAQs

¿Un email certificado garantiza que el destinatario lo ha leído?
No. Igual que en el burofax, lo que se acredita es que el mensaje se puso a disposición del destinatario en su servidor de correo. La ley no exige acreditar la lectura, solo el envío y entrega.

¿Necesito un servicio cualificado para que tenga validez legal?
No. El Reglamento eIDAS (art. 43.1) establece que los servicios no cualificados también tienen efectos jurídicos y son admisibles como prueba en juicio.

¿Qué diferencia hay entre un email certificado y un correo electrónico normal?
El correo normal no ofrece ninguna garantía técnica ni legal: cualquiera podría cuestionar si se envió, qué se envió o cuándo. El email certificado aporta una evidencia objetiva e inmutable.

¿Qué es el eEvid de eEvidence?
Es el recibo electrónico que generamos para cada envío: un PDF firmado digitalmente y con sello de tiempo cualificado, que recoge origen, contenido y entrega del email.

Conclusión

El email certificado es la forma más sencilla, económica y segura de enviar comunicaciones con plena validez legal. Sustituye al burofax en el entorno digital, aporta prueba fehaciente de origen, contenido y entrega, y está reconocido por el Reglamento eIDAS y la jurisprudencia española.

En definitiva, si necesitas notificar, reclamar o acreditar una comunicación importante, el email certificado de eEvidence es la solución más eficaz para hacerlo con garantías legales y sin complicaciones.