Email certificado en el sector seguros: casos de uso esenciales para corredores y aseguradoras

El correo electrónico certificado —como el provisto por eEvidence, incluyendo su integración con plataformas de gestión como segElevia— es una herramienta de uso preventivo diseñada para aportar validez legal a las comunicaciones, un aspecto esencial en las operaciones del sector seguros.

Permite demostrar con plena validez jurídica el envío, el contenido completo (incluyendo adjuntos) y el momento de recepción por parte del destinatario.

Los principales casos de uso del email certificado en seguros pueden agruparse en cuatro grandes áreas operativas:

1. Cumplimiento normativo y gestión de consentimientos

El email certificado juega un papel clave en el cumplimiento de la Ley de Distribución de Seguros y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Recogida de consentimientos RGPD

Este es uno de los casos más relevantes. Gracias a la integración de eEvidence con segElevia/segNeurona, los corredores pueden:

• Personalizar las cláusulas de consentimiento RGPD.
• Enviarlas por email certificado, garantizando trazabilidad y validez legal.
• Recoger los consentimientos en una página de aterrizaje certificada.
• Actualizar automáticamente los consentimientos en la ficha del cliente mediante el planificador de actividades.

Otros casos habituales dentro del cumplimiento:

• Envío de certificados de R.C. Profesional a secretarios o fiscales.
• Respuesta a requerimientos documentales en auditorías.

2. Gestiones con clientes

El email certificado permite dejar constancia fehaciente de comunicaciones críticas con asegurados, reduciendo riesgos y disputas:

• Envío de hojas de información previa.
• Altas y bajas de clientes.
• Comunicación de anulación por impago.
• Envío de mandatos SEPA.
• Remisión de certificados de cobertura, garantías contadas o certificados de beneficiario.
• Envío de cartas de cambio de clave.
• Envíos individuales o masivos con certificación legal.

Este tipo de comunicaciones, especialmente cuando afectan a obligaciones contractuales o financieras, requieren demostrar que se enviaron correctamente y que su contenido es íntegro.

3. Comunicaciones con compañías aseguradoras

El email certificado aporta seguridad y prueba documental en las interacciones con aseguradoras:

• Notificaciones de baja de pólizas.
• Reclamaciones de recibos no entregados.
• Solicitudes de rescate de pólizas.
• Peticiones de información para regularizaciones y envío posterior a la compañía.

En estos casos, es esencial contar con prueba de envío y de contenido en caso de controversia.

4. Gestión de siniestros

En la tramitación de siniestros, los plazos, la documentación y la trazabilidad son clave. El email certificado permite:

• Acreditar interrupciones de plazos.
• Comuncar siniestros especiales (como caducidad del periodo de reclamación).
• Enviar reiteraciones por falta de documentación, retrasos en peritajes, envío de finiquitos, etc.
• Notificar al asegurado el cierre del siniestro por falta de impulso.

La capacidad de certificar estas comunicaciones reduce riesgos legales y mejora la eficiencia del departamento de siniestros.

Por qué el email certificado es esencial en seguros

A diferencia del correo electrónico convencional —fácilmente manipulable y con flojo valor probatorio—, el email certificado garantiza:

• Prueba del envío
• Prueba del contenido (mensaje y adjuntos)
• Prueba de la entrega al servidor del destinatario
• Evidencia inmutable y verificable en el tiempo

Esto minimiza la exposición del corredor o aseguradora ante reclamaciones, auditorías o litigios.

En un sector donde la documentación es abundante, los plazos son críticos y los conflictos pueden tener impacto económico, contar con evidencias sólidas no es opcional: es una garantía operativa y jurídica.