¿Está tu empresa preparada para el RGPD? Principales obligaciones y cómo el email certificado puede ayudarte

El 25 de mayo de 2018 entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), también conocido como GDPR por sus siglas en inglés. Su aplicación afecta a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, y su incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global, especialmente si una filtración de datos personales no es gestionada de forma adecuada.

Este marco normativo, aprobado por el Parlamento Europeo el 14 de abril de 2016, busca reforzar la protección de los datos personales y regular cómo las organizaciones los utilizan, almacenan y procesan. Para ello reconoce nuevos derechos a los ciudadanos e impone obligaciones más estrictas a las empresas.

A continuación, repasamos algunas de las principales obligaciones que introduce el RGPD y cómo afrontarlas.

Aplicación territorial del RGPD

Una de las novedades clave es que el RGPD no solo aplica a todas las empresas europeas, sino también a todas las compañías internacionales que traten datos de ciudadanos residentes en la Unión Europea.
En estos casos, las empresas deberán designar un representante en la UE.

Consentimiento expreso para el tratamiento de datos

Las condiciones del consentimiento se endurecen con el RGPD:

• La solicitud de consentimiento debe presentarse de forma sencilla, clara y accesible.
• Debe explicarse con un lenguaje comprensible para el usuario cómo se utilizarán sus datos.
• Revocar el consentimiento debe ser tan fácil como otorgarlo.

Esto otorga a los consumidores un mayor control sobre el uso de su información personal.

Notificación de brechas de seguridad

Hasta ahora, solo ciertos sectores estaban obligados a comunicar brechas de seguridad. Con el RGPD, todas las empresas, sin importar su tamaño o actividad, deben notificar cualquier brecha de datos personales que pueda afectar a la privacidad de los usuarios.

• El plazo máximo de notificación es de 72 horas.
• Debe comunicarse tanto a la Autoridad de Protección de Datos como a los usuarios afectados.

En este contexto, el email certificado es una herramienta fundamental, ya que permite acreditar fehacientemente que la empresa ha cumplido con su obligación de informar, generando evidencias electrónicas con plena validez legal.

La figura del DPO (Delegado de Protección de Datos)

El Data Protection Officer (DPO) se convierte en un perfil clave dentro del RGPD. Sus funciones incluyen velar por el cumplimiento de la normativa y asesorar en la gestión de datos personales.

Casos en los que es obligatorio designar un DPO:

• Organizaciones e instituciones públicas.
• Empresas con más de 250 empleados.
• Empresas más pequeñas que lleven a cabo:
  • Monitorización sistemática y periódica de datos personales (ej.: estudios de mercado, análisis de riesgos o crédito).
  • Tratamiento de datos sensibles que requieran especial protección (ej.: salud, biometría, solvencia patrimonial).

Preguntas frecuentes sobre RGPD y email certificado

¿Cuál es la multa máxima por incumplir el RGPD?

Las sanciones pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual, la cifra que sea mayor.

¿Cómo ayuda el email certificado al cumplimiento del RGPD?

Permite demostrar con pruebas irrefutables que la empresa informó a terceros, notificó brechas de seguridad o recabó consentimientos de forma válida.

¿Es obligatorio contar con un DPO en todas las empresas?

No. Solo en las organizaciones públicas, empresas grandes o compañías que procesen datos sensibles o realicen seguimiento sistemático de usuarios.

Conclusión: Garantiza el cumplimiento del RGPD con eEvidence

El RGPD es una normativa estricta y de aplicación universal. Cumplirlo no es opcional y no basta con hacerlo: hay que demostrarlo.

Con eEvidence Email Certificado podrás acreditar notificaciones, consentimientos y comunicaciones con plena validez legal, evitando riesgos y sanciones millonarias.