Firma electrónica y RGPD: protección y consentimiento informado

Dos reglamentos que se complementan

En la transformación digital de las empresas, dos marcos normativos europeos marcan la diferencia: el Reglamento eIDAS (UE 910/2014) y el Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679), conocido como RGPD.

• El Reglamento eIDAS define cómo firmar y comunicar electrónicamente con validez jurídica.
• El RGPD regula cómo tratar los datos personales de manera lícita, segura y transparente.

Ambos persiguen el mismo objetivo: generar confianza en el entorno digital.

La firma electrónica, especialmente en su modalidad simple o avanzada, actúa como un puente entre ambos marcos, al garantizar identidad, integridad y trazabilidad en cada consentimiento o documento firmado.

La firma electrónica como prueba de consentimiento informado

El RGPD exige que el consentimiento sea:

• Libre (sin coacción ni obligación).
• Específico (referido a una finalidad concreta).
• Informado (el interesado conoce qué datos se recogen y para qué).
• Inequívoco (una acción clara y verificable de aceptación).

Una firma electrónica con trazabilidad técnica, como la que proporciona eEvidSign de eEvidence, permite demostrar cada uno de estos elementos:

• Identificación del firmante mediante correo, IP, teléfono o verificación documental.
• Registro temporal y técnico del momento y método de aceptación.
• Conservación íntegra del documento firmado, incluyendo su contenido y contexto.
• Evidencia verificable de la acción voluntaria de firmar.

Así, cada firma electrónica no solo tiene validez legal, sino que sirve como prueba de consentimiento informado conforme al RGPD.

Protección de datos en los procesos de firma

Cualquier proceso de firma electrónica implica tratar datos personales, por lo que deben aplicarse las medidas de seguridad adecuadas:

• Cifrado TLS durante la transmisión y almacenamiento de los documentos.
• Hash criptográfico para garantizar la integridad del contenido.
• Control de acceso restringido a los firmantes y responsables autorizados.
• Conservación limitada de evidencias conforme a las políticas de retención de datos.
• Derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, etc.) claramente habilitados.

En el caso de eEvidence, estos principios se aplican en todas las etapas, desde el envío del documento hasta la verificación del registro de evidencias, garantizando seguridad y cumplimiento integral.

Responsabilidades del responsable y del proveedor

El responsable del tratamiento (empresa o entidad que solicita la firma) debe asegurarse de que:

1. Exista base jurídica para recabar la firma (contrato, consentimiento, obligación legal, etc.).
2. El proveedor de servicios de firma electrónica actúe como encargado del tratamiento, ofreciendo garantías de confidencialidad y seguridad.
3. Se formalice un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

Como prestador de servicios de confianza y encargado del tratamiento, eEvidence cumple estos requisitos mediante protocolos de seguridad y cifrado.

Buenas prácticas para cumplir el RGPD en la firma electrónica

• Minimizar los datos: solicitar solo la información estrictamente necesaria para el proceso de firma.
• Informar de forma transparente sobre el tratamiento y la finalidad de los datos.
• Usar plataformas seguras que garanticen trazabilidad, cifrado y almacenamiento en la UE.
• Revisar los plazos de conservación de las evidencias electrónicas.
• Mantener actualizado el contrato de encargo del tratamiento con el proveedor de firma.

Conclusión

La firma electrónica no solo aporta validez legal a un documento; también fortalece la protección de datos y la responsabilidad empresarial.

Cada firma registrada con garantías técnicas y jurídicas constituye una prueba de consentimiento informado, en línea con las exigencias del RGPD.

Con soluciones como eEvidSign de eEvidence, las empresas pueden firmar de forma segura y demostrar —ante cualquier auditoría o reclamación— que el consentimiento fue libre, informado y verificable.

En el entorno digital europeo, eIDAS acredita la validez y el RGPD protege la privacidad.
La firma electrónica une ambos mundos, aportando confianza, evidencia y cumplimiento.