Te doy la bienvenida al fantástico mundo de la firma electrónica – dijo en voz radiofónica.

Sabemos que elegir el mejor software de firma electrónica para tu empresa puede llegar a ser abrumador. Multitud de proveedores, que si plataformas y APIs de firma, diferentes tipos de firma, funciones para esto y aquello, etc.

Vamos a intentar ponértelo más fácil.

Como expertos en servicios de confianza digital, hemos creado esta guía con el objetivo de ayudarte a tomar de la decisión correcta, analizando paso a paso los aspectos más importantes a la hora de elegir con qué proveedor y herramienta de firma electrónica quieres trabajar. De este modo, podrás realizar un análisis más o menos completo, de forma rápida y efectiva que te ayude a no equivocarte.

Por cierto, si todavía no estás muy familiarizado con la firma electrónica y quieres repasar los conceptos más importantes, como su validez legal, los tipos de firma que existen y sus beneficios a nivel profesional, echa un vistazo a nuestra guía sobre firma electrónica.

Paso 1. Define lo que tu negocio necesita

Lo primero es que empieces por definir qué es lo que realmente es importante para ti y tus clientes a la hora de firmar. Las necesidades de tu negocio son lo primero, luego busca las herramientas que mejor se adapten a lo que realmente necesitas.

Empieza por escribir un listado simple con los aspectos esenciales en cuanto a:

• El proceso de firma actual – Cómo estás firmando actualmente y cuáles son los pasos a realizar. Si te ayuda, dibuja el proceso de forma visual. Hablar con aquellos compañeros que estén directamente involucrados en el proceso te ayudará.

• El nuevo proceso de firma – Cómo te gustaría firmar y cuáles son las mejoras que te gustaría implementar. Visualiza el nuevo proceso y los pasos a seguir, puedes incluso planificar dos fases de implementación para empezar con lo esencial primero. Considera, si es necesario, involucrar a alguien del equipo legal interno o externo.

• Experiencia de uso – Cómo necesitas que sea la experiencia para los usuarios de la solución de firma. Pensar en los empleados que usarán la herramienta es fundamental. Escucha sus requisitos y anota los aspectos de mejora de cómo trabajan actualmente.

• Experiencia de firma – Cómo necesitas que sea la experiencia de firma para los firmantes – es decir, tus clientes, empleados o colaboradores. Ten en cuenta su nivel de manejo con herramientas tecnológicas, desde dónde quieres que firmen, el feedback que te han dado sobre el proceso actual, etc.

• Documentos – Qué tipo de documentos vas a firmar y cuál es el volumen aproximado de documentos de forma mensual o anual. ¿Será mayor, menor o parecido al actual? ¿Esperas que el volumen de documentos a firmar suba si el volumen de negocio sube?

• Conectividad – ¿Una plataforma web desde donde gestionar los documentos a enviar es suficiente? ¿Necesitas que la herramienta se conecte con otros software que usas en tu día a día? ¿Quieres integrar la firma en tus procesos o entornos web?

• Presupuesto – Piensa en qué presupuesto tienes disponible o puedes dedicar para una herramienta de firma electrónica o para el proyecto.

• Otros elementos deseables – Puedes listar aquellos elementos que no son fundamentales, pero si deseables.

Cuando tengas el listado de los requisitos importantes, sigue con la guía para evaluar los aspectos fundamentales del proveedor o proveedores que has seleccionado.

Paso 2. Evalúa la usabilidad y la experiencia de firma

Es fundamental que trabajes con una aplicación que proporcione una experiencia gratificante para ambas partes – solicitantes y firmantes.

Como solicitante, te resultará clave evaluar aspectos como:

• Qué tan fácil e intuitivo resulta acceder y usar el programa
• Qué tan fácil e intuitivo resulta enviar los documentos a firmar, visualizar los procesos de firma que tienes en marcha o cómo visualizar y descargar los documentos firmados
• Qué grado de complejidad tiene la herramienta y si se necesita mucha formación para comenzar o si puedes empezar sin aprendizaje previo

Lo ideal es que sea una herramienta fácil de usar, intuitiva, segura y que cumpla los requisitos de los empleados que la usarán.

Toma como ejemplo la plataforma de firma electrónica eEvidSign, que te permite enviar documentos a firmar en 1 minuto:

Y como firmante, será importante evaluar aspectos como:

• Qué tan intuitiva y ágil es la experiencia de firma – ¿Cómo reciben los firmantes los documentos para firmar? ¿Es fácil acceder a la plataforma de firma? ¿Tarda mucho en cargar? ¿Pueden visualizar bien todos los documentos?
• Qué tienen que hacer para firmar – ¿Dibujan su firma? ¿Pulsan un botón? ¿Marcan una casilla con un check?
• Qué habilidades técnicas y tecnológicas necesitan – ¿Cómo son tus clientes? ¿Cualquiera de ellos podría firmar?
• Si necesitan instalar un programa para firmar
• Si firmar tiene coste alguno para ellos

El objetivo es que sea un proceso ágil y cómodo para los firmantes.

Fíjate cómo firmaría una persona cuando le envían los documentos a firmar a través de la plataforma eEvidSign:

Paso 3. Evalúa el tipo de firma y las funciones que necesitas

Para la mayoría de casos de uso una firma electrónica simple con valor legal resultará suficiente y proporcionará una experiencia fácil, rápida y segura. Además, gracias al certificado del proceso de firma (Audit Trail) tendrás las evidencias para acreditar el proceso de firma.

Evalúa si necesitas garantías adicionales en tus procesos de firma, como la autenticación de los firmantes, y si realmente te merece la pena pagar por ellas – de ser así, considera usar una firma electrónica avanzada.

En cuanto a funciones, prepárate para entrar en una especie de scape room. Cada proveedor es un mundo y es posible que te encuentres con un sinfín de funciones que no sabes muy bien lo que significan y cuyos nombres te parecerán rimbombantes. Comparar no es una tarea nada fácil. A veces me pregunto por qué los de marketing se complicarán tanto… 🤔

Para ponértelo fácil, hemos listado los elementos y funciones que consideramos que podrían resultarte más interesantes:

• Panel de firmas: espacio en la aplicación dónde puedes consultar tus procesos de firma y su estado, ver rápidamente qué firmantes no han firmado todavía, así como ver y descargar los documentos firmados

• Sobres de firma: un sobre de firma permite incluir múltiples documentos para múltiples firmantes en una misma solicitud de firma

• Firma multidispositivo: el firmante puede realizar el proceso de firma desde cualquier dispositivo, visualizando correctamente los documentos a firmar y pudiendo realizar cómodamente la firma

• Ubicación de las firmas: de forma visual puedes ubicar dónde quieres que firme cada firmante en el documento. Fíjate cómo se ve el editor de firmas en eEvidSign:

• Envíos masivos: enviar múltiples documentos a múltiples firmantes a la vez, evitando crear múltiples solicitudes

• Firma múltiple: habilita la firma de varios documentos a la vez, evitando el engorro de enviar correos separados y que los firmantes tengan que ir firmando uno por uno

• Certificación de la solicitud de firma de documentos: esta es una particularidad única de la herramienta eEvidSign, que envía el correo de petición de firma de documentos a los firmantes a través del email certificado. Gracias a ello, podrás demostrar de manera fehaciente que has puesto a disposición del firmante unos documentos para firmar – se trata del equivalente digital al burofax.

• Certificado de firma (Audit Trail): documento probatorio que acredita todo el proceso de firma. En este vídeo puedes ver más información:

• Recordatorios automáticos y programables a los firmantes que todavía no han firmado

• Vencimiento de la firma: establece una fecha de vencimiento del proceso de firma

• Acceso seguro a los documentos: además de enviar el enlace seguro de firma sólo a los firmantes autorizados, puedes agregar una contraseña que sólo conocerá el firmante para reforzar el acceso

• Custodia de documentos: los documentos firmados y los certificados de firma se custodian de forma segura en la aplicación – fíjate siempre en las limitaciones de tamaño de almacenamiento, de tiempo, costes extra, etc.

• Auto-rellenado de documentos: rellena automáticamente contratos y otros documentos en función de una serie de datos, ahorrando tiempo y minimizando errores en la preparación y envío de documentos. Esta suele ser una función avanzada únicamente disponible para licencias superiores o para clientes con API de integración.

• Solicitudes de firma multi-canal: envía las solicitudes de firma de documentos a través de email, email certificado, sms, sms certificado, WhatsApp, link, en una web, etc.

Paso 4. Evalúa las garantías y la seguridad jurídica

Más allá de la confianza que te inspire cada proveedor o de lo conocido que pueda ser, asegúrate de que las garantías que te proporciona son las más adecuadas.

Aquí tienes un breve listado de los aspectos que recomendamos validar:

• Cumplimiento normativo con el marco legal de tu país o territorio – por ejemplo, en España y el resto de la UE fíjate que las firmas cumplan el Reglamento eIDAS. Esto garantizará que los acuerdos sean legalmente vinculantes y que tus firmas tengan unas garantías mínimas.

• Prestador de servicios de confianza – trata de elegir un proveedor especializado en la prestación de servicios de confianza como las comunicaciones certificadas, la firma electrónica o la identificación electrónica. Por ejemplo, en eEvidence llevamos más de 20 años dedicados a ello.

• Servicios y funciones que aportan un grado de garantías superior – como la certificación de las solicitudes de firma, el acceso protegido a la firma de documentos mediante clave secreta, los sistemas de autenticación del firmante, la encriptación de los datos, entre otras.

• Confiabilidad de la plataforma – siempre que sea posible, evalúa el nivel de fiabilidad que ofrece la plataforma de cada proveedor. Hay proveedores transparentes con ello que ofrecen una página del estado y rendimiento de sus servicios, como esta que ofrece eEvidence. Esto te dará una idea de la fiabilidad que puedes esperar del servicio; cuanto más cerca del 100% mejor. Y para aquellos clientes que lo necesiten, también hay proveedores como eEvidence que pueden llegar a ofrecer por contrato un acuerdo de servicio del 99,99% (SLA).

• Certificado del proceso de firma (Audit Trail) – no sólo debes asegurarte de que para cada proceso de firma recibes el certificado o audit trail, sino que el documento debe estar firmado electrónicamente por la empresa para proteger su autenticidad e inmutabilidad en el tiempo (de no ser así, el documento no te servirá de mucho porque cualquiera podría alterarlo o modificarlo y las evidencias perderían sentido). Esta es una particularidad que valoran especialmente las empresas que usan eEvidSign para la firma electrónica. Para comprobar que el documento está firmado electrónicamente, simplemente abriéndolo con un programa de lectura o edición de PDFs y fíjate si aparece un mensaje como este en la cabecera:

Paso 5. Escalabilidad de la solución

Tus necesidades de firma pueden variar en el tiempo por multitud de razones.

Te recomendamos asegurarte de elegir un proveedor que te ofrezca variedad de planes y funciones que te permitan continuar con la plataforma a medida que tu negocio va creciendo. Así evitarás tener que realizar cambios en el futuro y asumir los costes de cambio, que pueden llegar a ser altos para según que empresas.

Para ello, recomendamos echar un vistazo a lo siguiente:

• Licencias / planes de servicio – Elige un proveedor que te permita empezar por lo esencial y que tenga opciones superiores para ir creciendo, ya sea que necesites más volumen de firmas, más usuarios, funciones avanzadas o servicios adicionales.

• Conectividad e integraciones – Fíjate si el proveedor dispone solamente de la plataforma web de firma, si ofrece integraciones con softwares de terceros, o si también ofrece una API para desarrolladores que quieran integrar la firma en sus sistemas y procesos. No es necesario que contrates todo desde el inicio, pero sí es bueno saber que en el momento en que tus necesidades cambien podrás seguir contando con ellos.

• Tarifas – Por último, es importante evaluar si las tarifas de tu proveedor son escalables y eficientes a medida que tus necesidades cambian. ¿Puedes aumentar de plan sin que los costes se disparen? ¿Puedes volver a un plan inferior cuando quieras? Trata de ver si puedes conseguir un ahorro operativo a medida que vas incrementando el uso, especialmente cuando hablamos de firmar documentos a gran escala.

Paso 6. Producto estándar vs. solución a medida

¿Necesitas una solución de firma a medida o un plataforma estándar es suficiente?

• Producto estándar – Para la mayoría de profesionales y PYMES, una plataforma de firma estándar será más que suficiente. La usabilidad y las funciones se adaptarán mas o menos a la operativa de firma deseada y a los requisitos definidos. La contratación será rápida, incluso self-service a través de la web del proveedor, y empezar será prácticamente inmediato.

• Solución a medida – Cuando hablamos de empresas con necesidades muy particulares, altos volúmenes de firma, procesos de firma integrada con otros softwares, sistemas o en la web, un producto estándar seguramente no es la mejor solución. En estos casos, opta siempre por considerar una solución a medida para tu empresa. Aquí es dónde entra en juego la capacidad del proveedor de crear o personalizar una solución que se adapte a los requisitos de tu negocio, asesorándote desde el inicio, personalizando el producto a las necesidades específicas y a los casos de uso, ofreciéndote las funciones avanzadas, la conectividad y las integraciones que necesitas. Más que de un producto, hablamos de una solución.

En función de lo que requieras, cuenta con un proveedor u otro. Por ejemplo, en eEvidence podemos ofrecerte ambas opciones: nuestra plataforma de firma electrónica estándar o una solución de firma electrónica a medida.

Paso 7. Precio y modelo de costes

Para que engañarnos, el precio es uno de los factores más decisivos a la hora de tomar una decisión. Lo inteligente es dejar el precio para el final, una vez has evaluado los puntos anteriores y tienes claro qué necesitas y qué te ofrece cada proveedor. Sólo así podrás entender si te resulta conveniente o no.

En este punto, realiza un cálculo aproximado del uso de la solución a lo largo del tiempo para asegurarte de obtener la mejor relación calidad-precio y evalúa los diferentes elementos del modelo de costes de cada proveedor. Puedes guiarte con este breve análisis:

• Tipo de plan – ¿Se trata de una suscripción, un paquete de firmas o pago por firma? Aunque una solución de pago por firma pueda parecer la más conveniente en el momento, suele acabar siendo la más cara y limitante.

• Tipo de unidad de medida – ¿Pago por usuario, por firmas, por las funciones incluídas o por otros conceptos? Es importante tener claro cuál es la unidad de medida de tu plan y saber cómo varían los costes en función de esta unidad de medida. Uno de los aspectos que más valoran nuestros clientes son los «sobres de firma» de eEvidSign, que permiten enviar múltiples documentos a múltiples firmantes contando como si fuera sola firma, proporcionándoles un mayor ahorro y eficiencia.

• Tipo de pago – ¿Se paga una sóla vez al inicio o periódicamente? ¿Te encajan las condiciones estándar o necesitas algo personalizado? La flexibilidad en los pagos siempre es importante para cualquier negocio.

• Lo que incluye – ¿Incluye las características que necesitas? ¿Qué es lo indispensable para tu negocio y de qué puede prescindir? Probablemente haya funciones que te resultarán accesorias y seguramente no llegarás a utilizar nunca, por lo que seguramente no te merezca la pena pagar por ellas.

• Lo que ganarás – ¿Cuánto ahorro generaré respecto al sistema de firma que tengo actualmente? ¿Al implementar este nuevo programa de firma electrónica podré aumentar mi negocio, cerrar más ventas, contratar nuevos empleados a distancia, etc.? Visualiza lo que ganarás, a corto, medio y largo plazo.

• Lo que pagarás – Pregúntate si se trata de un precio justo o no, si es asequible o está fuera de tu presupuesto, si es correcto o es caro por lo que ofrece.

Por último, si vas a realizar un uso a gran escala o crees que estás pagando demasiado por tu solución actual y buscas una alternativa, nuestros expertos pueden ayudarte a optimizar tus costes y conseguir el ahorro que estás buscando.

Considera la firma electrónica de eEvidSign

Ahora que ya tienes claros los pasos a seguir y los diferentes aspectos a tener en cuenta para evaluar una herramienta de firma electrónica para tu empresa, te proponemos añadir eEvidSign en tu lista de favoritos.

Desde eEvidence creemos que firmar documentos no tiene porqué ser tedioso, poco seguro jurídicamente hablando o costar un dineral a tu empresa. Todo lo contrario.

Por si todavía no nos conoces: eEvidence es un proveedor de servicios de confianza líder a nivel global especializado en comunicaciones electrónicas certificadas y servicios de firma electrónica. Durante los últimos 20 años, más de 22.000 clientes en 130 países han elegido trabajar con nosotros.

La solución de firma electrónica eEvidSign es ideal para las empresas que buscan gestionar la firma de documentos de forma ágil, intuitiva, segura y a un precio justo, incluso a gran escala.

Según tus necesidades y nivel de uso, puedes elegir entre dos productos de firma electrónica:

• eEvidSign Plataforma – La plataforma de firma electrónica en la nube sencilla y fácil de usar que permite gestionar tus procesos de firma cómodamente y enviar tus documentos a firmar en 1 minuto. Es un producto ideal para profesionales independientes y empresas pequeñas, que se inician en la firma electrónica o que ya están trabajando con algún programa similar y buscan un producto intuitivo, que ofrece una seguridad jurídica superior y con la filosofía de precio justo que caracteriza a eEvidence.

• eEvidSign API – La potente API de firma electrónica que ofrece la máxima flexibilidad para crear experiencias de firma a medida e integradas con los flujos de trabajo, sistemas y entornos del cliente. Ideal para las empresas medianas y grandes que necesitan una solución a medida y aspiran a proporcionar una experiencia de firma perfectamente alineada con su excelente experiencia de cliente y sus estándares de marca.

La solución cumple con los principales reglamentos y marcos regulatorios a nivel global, como el Reglamento eIDAS en la Unión Europea, garantizando la admisibilidad de las firmas que realices con nuestra aplicación.

Si estás buscando un proveedor confiable, experto y honesto, somos tu elección.

¡Bienvenido a la firma electrónica!

---

Si estáis interesados en nuestros servicios de confianza y sois empresa con requerimientos específicos y buscáis una solución adaptada a vuestra medida, por favor, contactad con nosotros y os ayudaremos en todo lo que necesitéis. Si por otro lado, eres un profesional independiente, particular, autónomo o pequeña empresa; no dudes en consultar las distintas tarifas disponibles y regístrate.